организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
Российская Федерация
Новгородская область
АДМИНИСТРАЦИЯ ПЕСТОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
от 06.05.2022 № 500
г. Пестово
Об утверждении Положения
об экспертной комиссии
Администрации Пестовского
муниципального района
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии Администрации Пестовского муниципального района.
2.Опубликовать постановление в муниципальной газете «Информацион-ный вестник Пестовского муниципального района» и разместить на официальном сайте Администрации муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Глава
муниципального района Д.В. Иванов
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
муниципального района
от 06.05.2022 № 500
Положение
об экспертной комиссии
Администрации Пестовского муниципального района
1.Положение об экспертной комиссии Администрации Пестовского муниципального района (далее положение, Администрация муниципального района) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293.
2.Экспертная комиссия Администрации муниципального района (далее ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации муниципального района.
3.ЭК является совещательным органом при Главе муниципального рай-она, создается постановлением Администрации муниципального района и дейcтвует на основании положения, разработанного на основе Примерного поло-жения и утвержденного Главой муниципального района.
Администрация муниципального района, выступающая источником комплектования Пестовского муниципального архива (далее муниципальный архив), согласовывает положение с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела (далее ЭПК).
4.Персональный состав ЭК определяется постановлением Главы муниципального района.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений Администрации муниципального района, муниципального ар-хива, источником комплектования которого выступает Администрация муниципального района (по согласованию).
Председателем ЭК назначается заместитель Главы администрации района, курирующий данное направление.
5.В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, уполномоченного органа исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела, нормативными правовыми актами Администрации муниципального района, настоящим положением.
1.Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
1.1.Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности Администрации муниципального района, для хранения и уничтожения;
1.2.Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов доку-ментации;
б) описей научно-технической документации;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел Администрации муниципального района;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения докумен-тов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Администрации муниципального района с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЭПК;
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов Администрации муниципального района по делопроизводству и архивному делу;
1.3.Обеспечивает совместно с архивом Администрации муниципального района, представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, подлежащей передаче на постоянное хранение;
1.4.Обеспечивает совместно с архивом Администрации муниципального района представление на согласование ЭПК описи дел по личному составу, номенклатуру дел Администрации муниципального района;
1.5.Обеспечивает совместно с архивом Администрации муниципального района представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;
1.6.Совместно с архивом Администрации муниципального района, оте-лом кадровой политики и делопроизводства Администрации муниципального района организует для работников Администрации муниципального района консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методиче-скую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
1.ЭК имеет право:
1.1.Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным ра-ботникам Администрации муниципального района по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив Администрации муниципального района;
1.2.Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкциони-рованного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
1.3.Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных под-разделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив Ад-министрации муниципального района, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов;
1.4.Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов работников органов местного самоуправления и муниципального архива;
1.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, ком-плектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах местного самоуправления и организациях;
1.6.Информировать Главу муниципального района по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV.Организация работы ЭК
1.ЭК взаимодействует с ЭПК и муниципальным архивом.
2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее засе-даниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
3.Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
4.Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
5.Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.
Функции ЭК
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
Положение о работе экспертной комиссии
Положение об экспертной комиссии архива, как ясно из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, которые отвечают за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указывается и общая информация: как создается комиссия, цели создания, нормативные основания ее работы.
Приказ Росархива от 25.02.2019 N 31 Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317; N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 “Вопросы Федерального архивного агентства” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:
утвердить прилагаемое Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа.
от 25.02.2019 N 31
О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ИНОГО ФЕДЕРАЛЬНОГО
I. Общие положения
1. Примерное положение о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239) (далее – Положение о Федеральном архивном агентстве).
2. Центральная экспертная комиссия федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее – ЦЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его структурных подразделений, территориальных органов и (или) подведомственных ему организаций (при их наличии), по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий территориальных органов и подведомственных организаций (при их наличии).
3. ЦЭК является совещательным органом, создается приказом федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и действует на основании положения, разработанного на основе настоящего Примерного положения .
Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован Минюстом России 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее – Правила, утвержденные приказом Минкультуры России N 526).
Положение о ЦЭК подлежит согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства .
Абзац одиннадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве.
4. Персональный состав ЦЭК определяется приказом руководителя федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа.
В состав ЦЭК включаются: председатель комиссии, заместитель председателя комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, структурных подразделений федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, представитель федерального государственного архива, источником комплектования которого является федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган (по согласованию).
Председателем ЦЭК назначается один из заместителей руководителя федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа.
5. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19) (далее – Федеральный закон N 125-ФЗ), законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , нормативными правовыми актами федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, положением о ЦЭК.
Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.
6. ЦЭК осуществляет следующие функции:
6.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его территориальных органов и (или) подведомственных ему организаций (при их наличии).
6.2. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности структурных подразделений федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, для хранения и уничтожения.
6.3. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечней проектов (объектов), проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов ;
Абзац девятый пункта 3.15 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения , с последующим представлением их на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве);
Часть 2 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ; подпункт 6 пункта 21 Положения о Федеральном архивном агентстве.
к) проектов нормативных актов и методических документов по делопроизводству и архивному делу;
л) перечня документов, образующихся в деятельности федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения, примерных и типовых номенклатур дел для территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при их наличии).
6.4. Обеспечивает совместно с Центральным архивом федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива , источником комплектования которого является федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган (далее – ЭПК), согласованные ЦЭК описи дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
Пункты 1.3, 1.5 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России N 526.
Часть 4 статьи 6 Федерального закона N 125-ФЗ; пункт 3 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденного приказом Росархива от 13 июня 2018 г. N 62 (зарегистрирован Минюстом России 6 августа 2018 г., регистрационный N 51795).
6.5. Обеспечивает совместно с Центральным архивом федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа представление на согласование ЭПК согласованные ЦЭК:
а) номенклатуру дел;
б) описи дел по личному составу;
в) акты об утрате документов;
г) акты о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.6. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических документов по экспертизе ценности документов, отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
6.7. Совместно с архивной, делопроизводственной и кадровой службами организует для работников федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его территориальных органов и (или) подведомственных ему организаций (при их наличии) консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
7. ЦЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации в пределах своей компетенции структурным подразделениям федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его территориальным органам и (или) подведомственным организациям (при их наличии) по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
7.3. Заслушивать на заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в Центральный архив федерального органа государственной власти, иного государственного органа, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЦЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.
7.6. Информировать руководство федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК.
IV. Организация работы ЦЭК
8. ЦЭК взаимодействует с ЭПК, ЦЭПК при Росархиве и федеральным государственным архивом.
9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на заседаниях ЦЭК, которые проводятся по мере необходимости. Решения ЦЭК оформляются протоколами.
10. Заседание ЦЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
11. Решения ЦЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При равном количестве голосов решение принимает председатель ЦЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Нормативная база
В течение деятельности организации у нее образуется множество бумаг, которые необходимо правильно хранить, а те, чей срок хранения истек, — своевременно уничтожать. Общие вопросы ведения архива организации описываются в ее локальных документах об архиве.
В ходе работы часто требуется оценка ценности бумаг, для такой оценки в организации создается постоянно действующая группа специалистов, что такое экспертная комиссия, описано в Приказе Федерального архивного агентства №43 от 11.04.2018. Тем же документом утверждена примерная форма положения, руководствуясь которой компании издают собственные нормативные акты. Группа создается по распоряжению руководителя компании, о чем издается специальный приказ об экспертной комиссии архива организации — в нем же утверждается персональный состав членов.
Приказом комиссия только создается, ее текущая деятельность, правила работы и функции, описываются в соответствующем локальном акте, который необходимо издать помимо приказа.
Жестких нормативных требований, кто входит в состав экспертной комиссии, нет: как правило, численность ее членов — не менее трех. В составе выделяются председатель и секретарь. В группу желательно включить представителя архивной службы или делопроизводителя. В небольших компаниях в нее входят любые сотрудники, достаточно компетентные, чтобы оценить ценность той или иной бумаги. Собирается на заседания экспертная комиссия в делопроизводстве по мере надобности, результаты ее заседаний оформляются протоколами.
Постановление от 29 января 2022 года № 2
Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», администрация Нижнебузулинского сельсовета , –
- Утвердить Положение об экспертной комиссии администрации Нижнебузулинского сельсовета , согласно приложению № 1 к настоящему постановлению.
- Создать и утвердить состав экспертной комиссии администрации Нижнебузулинского сельсовета, согласно приложению № 2 к настоящему постановлению.
- Обнародовать настоящее постановление на информационных стендах и официальном сайте администрации Нижнебузулинского сельсовета в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
- Постановление вступает в силу со дня его подписания
- Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.
Глава администрации А. А. Сиваев
к постановлению администрации Нижнебузулинского сельсовета
от «29» 01.2022 № 2
об экспертной комиссии администрации Нижнебузулинского сельсовета
I. Общие положения
1.1. Экспертная комиссия Администрации сельсовета (далее – ЭК) создаётся в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности Администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – администрации сельсовета), разработано на основании приказа Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».
1.2. ЭК является совещательным органом при Главе администрации Нижнебузулинского сельсовета, создаётся постановлением администрации сельсовета и действует на основании положения.
1.3. Персональный состав ЭК определяется распоряжением администрации сельсовета.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах местного самоуправления, законами и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела.
II. Функции ЭК
2. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
2.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б)) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел администрации сельсовета;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
2.3. Обеспечивает совместно с муниципальным архивом Свободненского района, осуществляющим хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов (далее – муниципальный архив) представление на утверждение ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой документации.
2.4. Обеспечивает совместно с архивом администрации сельсовета представление на согласование ЭПМК Министерства культуры и национальной политики Амурской области, согласованные ЭК, описи дел по личному составу, на согласование с муниципальным архивом номенклатуру дел администрации сельсовета.
2.5. Обеспечивает совместно с архивом администрации сельсовета представление на согласование актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
2.7. Совместно с архивом администрации сельсовета, работником делопроизводства и кадровым работников организует для работников администрации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
3. ЭК имеет право:
3.1. Давать рекомендации работникам администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации сельсовета.
3.2. Запрашивать у работников администрации:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях работников администрации о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив администрации сельсовета, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей иных организаций.
3.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в администрации сельсовета
3 .6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
4.1. ЭК взаимодействует с муниципальным архивом Свободненского района Амурской области.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3 Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины её состава.
4.5 Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашённые консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43
- Оглавление
- Скачать архив
- Скачать документ
- Распечатать
- Добавить в папку
- Отслеживать документ
- Справка
Утверждено
Приказом
Федерального архивного агентства
от 11 апреля 2018 года № 43
I. Общие положения
1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается Приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.
4. Персональный состав ЭК определяется Приказом руководителя организации.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 1 , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
1 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
II. Функции ЭК
6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.7. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
7. ЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях 2 .
2 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).
7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
Положение об экспертной комиссии
1. Экспертная комиссия ФГБНУ “РНЦХ им. акад. Б.В. Петровского” (далее – Центр) – совещательный орган, который создается приказом директора для рассмотрения планируемых научно-исследовательских работ (далее – НИР) и диссертационных исследований, обсуждения их актуальности, научной и практической значимости и некоторых иных аспектов.
2. Экспертная комиссия Центра формируется из числа высококвалифицированных научных работников Центра, докторов и кандидатов наук. В состав экспертной комиссии по должности входят заместитель директора Центра по научной работе и ученый секретарь. Председателем экспертной комиссии является заместитель директора Центра по научной работе.
3. Экспертная комиссия Центра руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, Уставом Центра, утвержденным приказом ФАНО России № 248 от 11.07.2014г., “Положением о присуждении ученых степеней”, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 842 от 24.09.2013г., а также настоящим Положением.
4. Основной задачей экспертной комиссии Центра является экспертиза планируемых НИР и диссертационных исследований по профильным научным проблемам с целью принятия решения о включении конкретной работы в план научных работ Центра, утверждаемый Ученым советом Центра. Решения экспертной комиссии носят рекомендательный характер.
5. Экспертная комиссия Центра имеет право приглашать на заседания руководителей НИР, научных руководителей (консультантов) диссертантов, а также специалистов, необходимых для рассмотрения отдельных вопросов.
6. Председатель экспертной комиссии Центра:
– осуществляет общее руководство работой экспертной комиссии, составляет примерный план заседаний, определяет перечень вопросов для обсуждения;
– обеспечивает своевременное рассмотрение поданных тем НИР и аннотаций диссертационных исследований;
– председательствует на заседании экспертной комиссии, координирует обсуждение тем НИР и аннотаций диссертационных исследований, предоставляет слово членам комиссии, приглашенным участникам заседания;
– подводит итоги заседания экспертной комиссии с составлением краткого резюме, которое оформляется в качестве решения комиссии по рассмотренным вопросам;
– информирует о работе экспертной комиссии директора Центра и Ученый совет.
7. Секретарь экспертной комиссии Центра:
– поддерживает связь с членами экспертной комиссии и заранее информирует их о дате проведения очередного заседания и повестке дня;
– направляет членам экспертной комиссии материалы, представленные для обсуждения на очередном заседании;
– организует подготовку заседаний экспертной комиссии, ведет протоколы заседаний и обеспечивает их сохранность;
– осуществляет учет работы членов экспертной комиссии;
– составляет проект ежегодного отчета о работе экспертной комиссии.
8. Члены экспертной комиссии Центра обязаны:
– участвовать в заседаниях экспертной комиссии;
– выполнять в установленные сроки поручения председателя комиссии.
9. Члены экспертной комиссии Центра имеют право:
– вносить предложения по повестке дня очередного заседания экспертной комиссии;
– участвовать в принятии решений экспертной комиссии, высказывать и обосновывать свое особое мнение;
– предварительно знакомиться с материалами, представленными для обсуждения на заседании экспертной комиссии.
10. В рамках экспертизы планируемых НИР и диссертационных исследований экспертная комиссия Центра подготавливает:
– заключения (рецензии) по темам НИР и аннотациям диссертационных исследований;
– представления для направления темы НИР или аннотации диссертационного исследования на дополнительное заключение в случае, если руководитель НИР или научный руководитель (консультант) диссертанта не согласны с заключением экспертной комиссии.
11. Экспертная комиссия Центра может направлять материалы планируемых НИР или диссертационных исследований, рассмотренных на заседании комиссии, на дополнительное заключение:
– научным работникам Центра (по согласованию с ними), при этом для объективности оценки тема НИР или аннотация диссертации, также как и рецензенты, должны оставаться анонимными;
– в Локальный комитет по медицинской и биологической этике Центра.
12. Экспертная комиссия Центра может принимать участие в экспертизе заявок на гранты и представлять в конкурсную комиссию заключения по форме и содержанию конкурсных НИР и диссертационных исследований.
13. Экспертная комиссия Центра принимает решения путем открытого голосования простым большинством голосов (при участии в заседании не менее двух третей утвержденного состава). Решение экспертной комиссии считается принятым, если за него проголосовало более половины присутствующих на заседании членов комиссии. При равенстве голосов решающим является голос председателя или председательствующего на заседании экспертной комиссии. При необходимости может быть проведено тайное голосование.
14. В голосовании по планируемым НИР и диссертационным исследованиям не могут принимать участие члены экспертной комиссии, являющиеся руководителями данной НИР или научными руководителями (консультантами) по данному диссертационному исследованию.
15. Решение экспертной комиссии Центра оформляется протоколом, который подписывается председателем (заместителем председателя) и секретарем экспертной комиссии.
16. В случае отрицательного решения экспертной комиссии Центра заключения и рекомендации экспертной комиссии, подписанные председателем (заместителем председателя) и секретарем экспертной комиссии, не позднее пяти рабочих дней после заседания передаются руководителям НИР или научным руководителям (консультантам) диссертантов для ознакомления и принятия дальнейших решений.
Положение об экспертной комиссии организации (примерное)
Положение об экспертной комиссии организации (примерное): для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее ЭК).
В предыдущей статье «Делопроизводство: экспертиза ценности документов» были рассмотрены вопросы экспертизы ценности документов.
В этой статье мы рассмотрим вопрос о Положении об экспертной комиссии организации (примерном). В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» в организациях были разработаны Положения об экспертных комиссиях организаций, но принятие Приказа Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» требовало обновления Положения об экспертной комиссии организации.
Положение об экспертной комиссии организации разрабатываем на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», который зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018 N 51357 и размещен на официальном интернет-портале правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 18.06.2018. Приказ вступил в действие с 29.06.2018.
об экспертной комиссии организации (примерное)
1.1.Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), Приказом Росархива от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»,
1.2.Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.
1.3.ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
1.4.Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.
.В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
1.5.В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с дополнениями и изменениями)законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
2.Функции экспертной комиссии
2.1.Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1.1 Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
2.1. 2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
2.1.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
2.1.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
2.1.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
2.1.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
3. Права экспертной комиссии:
3.1.Экспертная комиссия имеет право:
3.1.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
3.1.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
3.1.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
3.1.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
3.1.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции экспертной комиссии.
4. Организация работы экспертной комиссии:
4.1.Экспертная комиссия взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
4.2.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3.Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
4.4.Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель экспертной комиссии.
Право решающего голоса имеют только члены экспертной комиссии. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
4.5.Ведение делопроизводства экспертной комиссии возлагается на секретаря экспертной комиссии
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Загрузка...