Заявка на канцелярские товары: образец

Таким образом, унифицированной формы заявки не имеется, зато есть перечень реквизитов, которые желательно и целесообразно включить в ее состав.

Как составить техническое задание на канцелярские товары

Техническое задание на канцелярские товары — это документ, в котором заказчик описывает основные свойства и характеристики приобретаемой продукции. Техзадание обязательно публикуют вместе с извещением о закупке.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

Видео о служебных записках различного характера:

Формирование лотов при закупке канцтоваров по 44-ФЗ

Под общим наименованием «канцтовары» подразумевается большое количество предметов, которые используются в работе любой фирмы. Некоторые из них вполне возможно объединять в один лот при закупке канцтоваров по 44-ФЗ. При этом, если поставщик выбирается через конкурентную процедуру, нужно учитывать установленные законом ограничения. Первое из них – в рамках одной сделки можно приобретать только те товары, которые имеют функциональную связь. И второе – для некоторых товарных позиций ограничен допуск на торги, а для других, наоборот, существуют преференции.

При объединении разных товаров в лот нужно делать это таким образом, чтобы не ограничивалась конкуренция. Вполне допустимо одновременно закупить такие канцтовары по 44-ФЗ, как несколько видов бумажной продукции либо бумагу плюс, например, письменные принадлежности. При этом в конкурсной документации должны быть указаны параметры товара и требования к поставщикам, которые не ограничивают конкуренцию.

Необходимо объективно оценить, насколько связаны между собой отдельные объекты в закупке функционально и технологически. И только при наличии такой связи закупка будет правомерной. Например, для нужд офиса вы планируете приобрести бумагу, блокноты, шариковые ручки, а также воду для кулера. Первые три позиции можно без проблем объединить в один лот, но последнюю туда добавлять не стоит, потому что компании, у которых вы планируете закупить канцтовары по 44-ФЗ, вряд ли смогут поставить питьевую воду. И наоборот.

В данном случае при объединении таких товаров в одной сделке нарушается требование о наличии функциональной связи, а значит, ограничивается конкуренция по п. 17 ст. 4, ч. 3 ст. 17 Закона о защите конкуренции.

Кроме того, при проведении тендеров нельзя в одну закупку включать товары, имеющие ограниченный допуск либо преференции, и те, для которых не установлены никакие специальные режимы. Особые требования для допуска на торги нужно проверять для каждой товарной позиции по кодам ОКПД2. Эта информация содержится в следующих нормативных документах:

• Перечень иностранных товаров с особыми условиями допуска (п. 3 приказа Минфина России от 04.06.2018 № 126н).
• Перечень иностранных радиоэлектронных товаров с ограниченным допуском (п. 5 Постановления Правительства РФ от 26.09.2016 № 968).
• Перечень товаров, по которым предоставляются преимущества организациям инвалидов (п. 5(1) Постановления Правительства РФ от 15.04.2014 № 341).

Процедура значительно упрощается, если планируется сделка с единственным поставщиком, так как закупить канцтовары по 44-ФЗ в этом случае можно без учета вышеуказанных ограничений (п. 4 приказа Минфина РФ № 126н, письмо Минэкономразвития России от 17.01.2017 № Д28и-303, ч. 3 ст. 29 закона № 44-ФЗ).

Техническое задание

В ТЗ заказчик должен прописать характеристики закупаемого объекта. Допустим, это бумага для офисной техники. В техзадании заказчику следует указать такие характеристики бумаги:

• формат — А4;
• плотность не менее 80 г/кв.м;
• толщина не более 104 мкм;
• белизна — CIE, не менее 146%;
• яркость — ISO С/2º, не менее 95%;
• непрозрачность — не менее 91%;
• количество единиц товара в упаковке — не менее 5 ед;
• цвет белый;
• в пачке не менее 500 листов;
• количество — 600 упаковок.

Виды заявок на канцтовары: отличия внешней и внутренней заявки

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

• • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
• • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.

Служебная записка для закупки

Образец документа является аналогичным.

1. Справа сверху указывается, кому и от кого предназначается документ.
2. По центру указывается название, день, в который происходит составление, номер.
3. Ниже следует таблица с названиями, количеством требуемых товарных позиций.
4. Ниже на одной строке указывается должность заявителя, его подпись, фамилия, инициалы.

В некоторых случаях может потребоваться указание ряда дополнительных сведений.

Заявка для получения канцтоваров со склада

Этот документ также представлен в табличной форме. В него должны быть включены названия нужных вещей и их точное количество. Традиционно набор заявок осуществляется с использованием компьютера, а затем документ распечатывается.

Отличие этого документа от предыдущего заключается в том, что внизу указывается подпись не только заявителя, но и руководителя предприятия, которое обеспечило выдачу канцелярии.

Регламент на канцтовары для офиса

На законодательном уровне установлен не только перечень канцелярских товаров, которые должны быть в офисе (Постановление Госкомстата РФ №17), но и нормы их потребления.

Знание этих нормативов позволит обеспечить офисных работников необходимыми канцелярскими товарами и предотвратить их преждевременное расходование.

Как составить

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел.

Существует обязательный набор канцелярии, который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Вполне возможно, что придется провести небольшую ревизию для качественного определения потребностей в тех или иных товарах. Не исключено, что сотрудники могут заказывать канцтовары «впрок», не особо в них нуждаясь на текущий момент времени.

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Процедура составления заявки на канцелярские принадлежности ничем не отличается от таковой в отношении других заявок (например, на закупку краски, дверей, окон и др.).

Исключением является случай, когда политика фирмы предусматривает оформление такого рода заявок на официальном бланке организации, но этот случай редкий.

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

• оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
• текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
• перечень канцелярских принадлежностей, необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
• ФИО лица, подавшего запрос, подпись;
• примечания.

Как оформить заявку на поставку товара

Процедура закупки представляет из себя процедуру, при котором заказчик с помощью документов бронирует продукцию, находящуюся у поставщика.

Время в течение которого будет осуществляться поставка товара обсуждается сторонами договора, как будет получена заявка от покупателя. В самом содержании договора выбирается заявка в свободной форме или же существуют случаи, когда указывается определенный бланк, он прикреплен в качестве приложения к заключенному договору. При наличии второго варианта, заявки указываемые в бланки оформляются особым соглашением к договору.
Поставщик имеет возможность создать свой бланк заявки и потребовать применения только такой формы заполнения при оформлении заказов от контрагентов. В основном данные бланки размещаются на сайтах организаций. Заявки распространяются в случаях, когда две стороны не могут выбрать определенный ассортимент товаров. При этом определенные товары, требующиеся покупателю прописываются в заявке. Заявка требуется при действии резервирования товаров поставщиком на складе. Заявка, обязует покупателя оплатить поставленную продукцию, если качество и количество в полной мере соответствует списку в составленном документе.

Заявка нужна для того, что при наличии условия возникновения судебного разбирательства из-за купли-продажи особых товаров, были обсуждены все условия.

Обратитесь к нам и мы окажем комплексное сопровождение на всех этапах!

Заявка может иметь разные формы, может быть составлена в той форме, которая прописана в договоре или же которая установлена поставщиком, а также в свободном виде.

Но кроме того, заявка должна содержать в себе необходимые составляющие
Документ обязан иметь название – “заявка”, дату, когда он был составлен, прописывается название организации-покупателя, данные о лице, являющемся уполномоченным на заказ товара и оформление заявки. При этом потребуется указать ФИО, должность, контактные данные.

Потребуется указать реквизиты товара, при условии того, что процедура поставки товара происходит в соответствии с договором поставки.

• наименование
• параметры товара
• количество по каждой из позиций
• цена за 1 единицу
• совокупную стоимость по количеству и цене товара

В заявке отмечается наличие каких-либо скидок при оплате товара, но вместе с этим в заявке указываются реквизиты договора. При отсутствии в договоре указания требований оплаты, в заявке прописывается предложение по оплате за доставку товара или о преждевременной оплате в особом размере.
от уполномоченного лица вместе с указанием должности, которую он занимает.

Проводим анализ для субъектов СМП, оцениваем шансы на победу, уровень конкуренции и коррупционные составляющие, подробнее об услуге смотрите по данной ссылке.

Образцы типовых форм заявок

Выберите нужный вариант и используйте в работе. Когда Минфин утвердит свои шаблоны, мы их заменим.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Здравствуйте! На площадке Сбербанк-АСТ уже изменилась немного подача (операторы говорят, что это типовые формы), а именно: теперь при подписании декларации о соответствии единым требованиям появляется отдельное окошко с галочкой об обладании правами на результаты интеллектуальной деятельности (эту галочку можно как ставить, так и убирать)

Добрый день! Кажется, это только для закупок, где этими правами нужно обладать. Не для всех, поэтому галочка опциональна.

А зачем во второй части текст декларации? Она и так уже сформирована на всех площадках.
И в первой части зачем текст согласия? Оно уже на площадках ЭТП есть готовое.
Данные документы являлись типовыми несколько лет назад. пока деклараций и согласий не было на ЭТП.
Если что-то не так поправьте меня))

Александр, добрый день! Вопрос к авторам постановления 1401 о типовых формах))) Они считают, что это надо. Мы говорим: “Ну надо, так надо”, и включаем в свой шаблон.

Манера и стиль написания статьи порадовала. Игриво и “не сухо” о серьезных вещах. Молодец, Анна! Продолжайте в том, же духе. По мне, такой стиль легче и проще воспринимать, чем сухой юридический или канцелярский язык

Утвержденных, обязательных к применению еще нет, поэтому можно не заморачиваться. Вот когда появятся, вы обязательно предупредите!

Отличные подсказки для поставщиков. У нас уже есть прецедент, когда отклонили за отсутствие типовой заявки с декларациями

Как могли отклонить ,если Постановление не вступило в силу?? Скиньте ссылку или номер закупки этой, интересно посмотреть. В ФАСе Заказчик по шапке получит за такое 100%

Нет-нет, постановление вступило в силу, но самих форм в нем нет, только требования к их содержанию. С одной стороны, ч. 5 ст. 24.1 44-ФЗ говорит, что применение типовых форм обязательно. Но сам Минфин в письме говорит, что формы будут утверждены отдельным приказом – ждите. В этом диссонанс. И вы предлагаем все-таки пользоваться формами, чтобы не придирались те, кто хочет следовать с ч. 5 ст. 24.1 44-ФЗ.

Анна, в Ваших формах во Второй части заявки для аукционов сноска № 4 не о том написана. Стоит под ИНН, а смысл про осуществление закупки

Т.е теперь подавая заявку на электронный аукцион, мы должны соблюдать форму заявки заказчика или то которое в ПП?

Добрый день! Пока “не должны”: утвержденных Минфином форм нет. Если заказчик приложил в документах рекомендуемые формы, можно использовать их.

Можно все таки уточнить? Т.е. , если в документации Заказчика приложена форма заявки, то я обязана ее заполнить и прикрепить на площадку, а если нет такой формы в документации, то могу приложить только те документы, которые четко прописаны в требованиях и не бояться за то, что меня отклонят за отсутствие прикрепленной формы заявки?

один из лучших учебников обучению Тендеров. Хорошо бы скомпоновать все в один блок и предлагать обучится в вашем заведении.

Добрый день! Подавал заявку. В “Рекомендуемых формах” заказчик приложил анкету с комментарием: “отсутствие указанных сведений является основанием для отклонения заявки”. Но наименование, реквизиты, ИННы учредителей итак в карточку заявки вносятся, получается достаточно данных по форме ЭТП?
А согласие для первой части и декларацию для второй с комментом: “Предоставляется с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки, на основании пункта 3, части 6, статьи 54.4 Федерального закона № 44-ФЗ”

ч.3, ч.4 ст.66 44-ФЗ содержит требования к документам и сведениям, которые участники предоставляют в составе заявок. Заказчики прикладывают в закупочную документацию рекомендуемые формы, чтобы любой участник мог корректно подготовить заявку.
Сведения, указанные как “обязательные для заполнения” – это требования из 44-ФЗ. Эти сведения участник обязан предоставить в составе своей заявки.
Мы всегда рекомендуем заполнять формы заказчика, чтобы избежать каких-либо проблем при проверке заявок, поскольку проверку заказчик производит и на соответствие закону, и на соответствие закупочной документации. За действия площадки заказчик не отвечает, поэтому формы, заполненные при помощи функционала ЭТП лучше дублировать отдельными документами.
Что касается документов и сведений предоставляемых при помощи программно-аппаратных средств площадки, то это встроенные в функционал площадки формы сделанные для упрощения процедуры подачи заявок и предоставления соответствующих сведений (на каждой площадке интерфейс этих форм и сведений индивидуальный).

Добрый день! В электронном аукционе на площадке РТС-тендер в документации Заказчика прописаны требования: Отсутствие у участника закупки ограничений для участия в закупках, установленных законодательством.
Вопрос, есть ли необходимость включать данный пункт в декларацию соответствия? Либо это требование нужно подтверждать декларацией только в рамках электронного конкурса (п. 3 ч. 6 ст. 54.4 44-ФЗ).
Второй вопрос: Достаточно ли предоставлять декларацию соответствия с использованием программно-аппаратных средств на ЭТП, или декларация должна присутствовать в составе заявки?

Юлия, добрый день!
1. В составе второй части заявки вы прикладываете декларацию о соответствии участника требованиям, установленным пп. 3-9 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ. Вы можете воспользоваться нашей декларацией в Инструкции. П.11 ч.1 ст.31 44-ФЗ не декларируете, так как такие ограничения на данный момент не установлены законодательством РФ.
2. Как писала выше, рекомендуем предоставлять декларации в составе заявки.

Добрый день! Не понятно, что это за типовые формы? Большая часть их этой информации подается программно-аппаратным способом, т.е. ставится галочка на площадке. Какие тут могут быть формы?

Валентина Долженко. Автор статьи описала изменения в законодательстве и свои рекомендации. А как этими формами пользоваться решать участникам закупок, площадкам и заказчикам (если компромисс не найдется, то ФАС)!

Валентина Долженко. Валентина, добрый день! Да, сейчас часть информации подается автоматически. Предположу, что скоро вообще все содержание заявки будет формироваться на ЭТП, нужно только вводить нужны данные в нужные строчки. ПП 1401 – это только шаг в эту сторону. Повторюсь, утвердили содержание, ждем в каком формате утвердят сами шаблоны.

Анна Тресвятская. До данной статьи оно так и было: аукционы и котировки по 44-ФЗ всегда галочками на ЭТП подтверждал, а теперь “придется” дублировать рекомендуемыми формами заказчика?!

Добрый день, мы новички в закупках, подали заявку ИЗВЕЩЕНИЯ О ЗАКУПКЕ №31908530635, ( Отказать в допуске к участию в аукционе на основании п.10 ст. 3.2 Федерального закона от 18.07.2011 N 223-ФЗ (ред. от 02.08.2019) Основание для отказа в допуске: п. 1 ч.4 ст.26.4 Положения: непредоставление сведений, предусмотренных ппп б) пп 3 п. 10 документации.)
помогите разобраться, чтоб исключить в дальнейшим ошибки.

Доброе утро, Алексей.
Ппп. Б, пп.3 п.10 гласит, что участник должен предоставить согласие, предусмотренное пунктом 2 настоящей части, а также конкретные показатели используемого товара, соответствующие значениям, установленным документацией о таком аукционе, и указание на товарный знак (его словесное обозначение) (при наличии), знак обслуживания (при наличии), фирменное наименование (при наличии), патенты (при наличии), полезные модели (при наличии), промышленные образцы (при наличии), наименование страны происхождения товара. (форма №2 приложения №1 к документации).
Заказчик закупал работы с применением товара. Необходимо было указать показатели товара.

Екатерина, в первой части заявки было ( согласие на участия и показали на используемые материалы), это мы все отправили

При описании объекта закупки указываются конкретные показатели, соответствующие значениям, установленным настоящей Документацией, не допускается использование выражений «не менее», «не более», «не хуже», «должен», «должен быть», «не уже», «не шире», диапазонов значений и т.д. Возможно, при заполнении показателей товара, вами была допущена ошибка и указан показатель товара в диапазоне, что послужило причиной для отклонения заявки. Однако, чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо изучать документы поданной вами заявки в полном объеме.

Здравствуйте! на площадке отображается 1% гарантийных обязательств, а в контракте прописано 10. Сколько платить? и Можно ли оспорить 10 % на 1%, указанный на площадке?

Добрый день .на анкете или заявке стоит мп подпись расшифровка . Вопрос заполнив шаблон обязательно ставить печать и подпись потом сканировароть или можно без печать отправлять на площадки в ворде

Добрый день, Надежда.
Если речь идет об электронной процедуре 44-ФЗ, то вы все подписываете электронной подписью. Сканировать ничего не надо.

Добрый день, подскажите в форме для заполнения аукциона пункт “наименование страны происхождения товара <3>;” с этого года обязателен в любой процедуре? Ещё один вопрос, где-то можно посмотреть пример уже заполненных форм?

Добрый день, Мария! С 2022 года эксперты гарантированно отвечают на комментарии к статьям только в первые сутки после публикации. Задайте ваш вопрос в специальной рубрике: https://zakupki.kontur.ru/site/expert

Здравствуйте Анна!
Помогите пож-ста разобраться с таким вопросом.
Я подал заявку на поставку товара (скажем, оборудование фирмы Либхер, хотя названия этой марки в извещении не указывалось, а только обозначено фразой “должно быть совместимо с оборудованием Либхер ХХХ”), но я не указал в заявке торговый знак Либхер, при этом все технические параметры в моей заявке соответствуют параметрам, установленным в извещении, и мною подразумевалось к поставке оборудование именно этого производителя. По закону, признаю здесь свою ошибку, я должен был указать торговый знак “при его наличии”. Учту на будущее.
Выиграл аукцион. Теперь заказчик мне говорит (еще протокол не опубликован), что он, заказчик, будет вынужден по закону отказать мне в приемке этого товара (хотя он сам и хочет получить этот товар фирмы Либхер), из-за того, что поставляемый мною товар имеет торговый знак, а я, судя по моей заявке, ОБЯЗАН поставить им только товар “ноу нейм”, то есть не имеющий торгового знака! Признаться, я впервые столкнулся с такой трактовкой закона – ранее участвуя и побеждая в закупках с аналогичными требованиями к товару и аналогичным описанием его в моих заявках, таких проблем не возникало ни разу.
В самом законе 44-ФЗ (п. 15 ст.95) я нашел только то, что заказчик действительно ОБЯЗАН расторгнуть контракт, но только если сам поставляемый ТОВАР не соответствует установленным извещением требованиям к нему (есть и другие условия, но они уже относятся к самому поставщику, не суть). Основания для одностороннего расторжения контракта в случае если товар имеет торговый знак, но его не указал поставщик в своей заявке, я в Законе не обнаружил.
Можете прояснить эту ситуацию? Спасибо!
ПС: Заказчик, для выхода из положения, предлагает мне согласовать к контракту дополнение, по которому я должен буду поставить товар улучшенного качества, и тогда в нем уже можно будет указать торговый знак. Но “лучшее качество” мне заведомо обернется финансовыми потерями по этой поставке:)

Излюбленный способ закупать канцтовары — проводить малую закупку. Подразумевается контракт стоимостью до 100 тыс. рублей, заключенный с поставщиком по выбору заказчика, то есть без проведения конкурентной процедуры. Заведения культуры, образования и некоторые другие могут закупать канцтовары, а также иные объекты, аналогичным способом при стоимости контракта до 400 тыс. рублей.

Так надо или не надо сейчас использовать типовые формы заявок?

После прочтения постановления № 1401 эксперты разделились на два лагеря:

• Одни считают, что формы обязательны для всех сторон госзакупок (поставщиков, заказчиков, ЭТП).
• Другие считают, что требование использовать типовые формы распространяется только на заказчиков и ЭТП: первые должны включать типовые формы в документацию, а вторые встраивать в процесс подачи заявок. 44-ФЗ пока не дает заказчикам права отклонять поставщиков с нетиповыми заявками.

Несмотря на то, что в постановлении прямо не сказано, что поставщики обязаны использовать типовые формы заявок, мы все же рекомендуем это делать:

• Во-первых, любые письма Минфина только разъясняют его позицию и не являются нормативно-правовыми актами.
• Во-вторых, проще подстраховаться и оформить типовую заявку, чем доказывать в ФАС, что вас отклонили незаконно.

Наш отдел сопровождения торгов сделал свои шаблоны, которые соответствуют требованиям из постановления. Мы добавили их в раздел с инструкциями.