Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:
Порядок проведения инвентаризации: законодательство
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
- передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
- составление годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года);
- смена материально ответственных лиц;
- реорганизация или ликвидация;
- чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (в т.ч. стихийное бедствие, пожар);
- при выявлении фактов хищения, порчи имущества;
- в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Сверка фактического наличия и учетных данных по ОС проводится только 1 раз в 3 года.
Организация вправе проводить инвентаризацию в добровольном порядке. Условия и сроки должны быть установлены в учетной политике.
Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов указан в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.
Оглавление
Достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности организации обеспечивается инвентаризацией имущества и финансовых обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка. Инвентаризация – это способ проверки фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату. На практике различают несколько видов инвентаризации.
Частичная инвентаризация проводится один раз в год для каждого объекта; это надежный способ проверки, не требующий высокого уровня внутренней организации и, как правило, не мешающий процессу производства.
Периодическая инвентаризация осуществляется в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества.
Полная инвентаризация – это проверка всех видов имущества организации. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов.
Выборочная инвентаризация имеет место на отдельных участках производства или при проверке работы материально ответственных лиц, например проверка наличных денежных средств в кассе, снятие остатков различных материалов и т. д.
Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, приватизации, а также преобразовании государственной или муниципальной унитарной организации;
- перед составлении годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
- при смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации, ликвидации организации в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризации подлежит все имущество и виды финансовых обязательств. Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:
- по основным средствам – один раз в три года, а по библиотечным фондам – один раз в пять лет;
- по капитальным вложениям – один раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
- по незавершенному производству полуфабрикатам собственной выработки, готовой продукции, сырью и материалам – не ранее 1 октября отчетного года;
- по товарам, сырью и материалам в районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных местностях, – в период наименьших их остатков.
Инвентаризация денежных средств в кассе, на расчетных и валютных счетах, кредитов, займов и т. д. проводится один раз в месяц (как правило, на 1 число каждого месяца). При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации с данными выписок банка.
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам с бюджетом, с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами, сумм задолженностей по недостачам и хищениям заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на бухгалтерских счетах.
Практические функции инвентаризации
- Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
- По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
- Отражает практику ведения складского хозяйства.
- Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
- Профилактика правонарушений и злоупотреблений.
Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:
- Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).
Когда проводить выборочную инвентаризацию
Допускаю, что при определенных условиях, когда весь товар на складе имеет очень низкую оборачиваемость, или склад ежедневно считает только места подбора (пиккинг), ежедневная выборочная инвентаризация не имеет смысла. Однако, многие организации отказываются от систематической выборочной инвентаризации, потому, что не сумели организовать процесс. При этом, потребность в ней есть.
Возьмем наш пример, когда нам за смену требуется просчитать 30-60 товаров. Есть два основных рабочих варианта. Остальное будет зависеть от специфики работы склада.
- Выделяется отдельный сотрудник специально для проведения выборочной инвентаризации.
- Считают товар только опытные сотрудники вне рабочих часов склада. Это могут быть часы до или после работы. В те дни, когда склад не работает. Здесь, или идет доплата сотрудникам, или, сотрудники работают в смещенном графике, особенно, когда по их специализации нет нагрузки в их основное время.
Конечно, все это требует дополнительных затрат. Здесь мы будем отталкиваться от простого расчета. Сколько мы теряем в деньгах, когда теряем в продажах из-за недопоставки товара по причине расхождения факта с данными в системе учета?
давайте посчитаем все
Если потери составляют примерно стоимость зарплаты дополнительного сотрудника, тогда вопрос ясен. Сотрудник нужен! Ведь есть еще две причины:
- имиджевая составляющая компании в глазах клиентов
- неучтенные излишки, которые могут быть также списаны, если товар имеет сроки годности.
Вместе с тем, мы реалисты. Могут быть факторы, когда вложения никогда себя не окупят, организация балансирует на уровне нулевой прибыльности. Здесь совет следующий:
- С помощью внутренних ресурсов повысить эффективность работы склада, за счет формирования бизнес-процессов, системы контроля и KPI , обучения сотрудников, и так далее. Все, что приводит к точной и своевременной работе.
- Изыскать возможность хотя бы просчитывать товары группы А один раз в квартал.
В вашей номенклатуре могут быть товары, которые имеют очень высокую оборачиваемость, например, всего несколько дней. Такие товары можно не включать в перечень выборочной инвентаризации.
Полная инвентаризация
На выбор метода, с помощью которого будет проводиться инвентаризация, влияет причина ее проведения. Так, в определенных случаях необходимо проводить полную (сплошную) инвентаризацию. Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при реорганизации или ликвидации организации проводится именно полная инвентаризация.
Сплошная инвентаризация может проводиться и при смене материально-ответственного лица. В таком случае инвентаризация проводится по всему имуществу, находящемуся под ответственностью данного сотрудника. В этом случае важно учитывать ряд моментов, в том числе, проводить инвентаризацию в день непосредственной приемки-передачи дел в присутствии самого материально-ответственного сотрудника, результаты фиксировать в актах (описях), составленных в трех экземплярах, из которых один предназначен для передающего материально-ответственного лица.
Проведение выборочной инвентаризации
На практике выборочная инвентаризация может проводиться и в отношении неликвидных материальных ценностей.
Внеплановая выборочная инвентаризация неликвидных материалов проводится на основании тех же распорядительных документов, что и обязательная инвентаризация.
В этом случае до проведения проверки, ответственными лицами компании должен быть подготовлен перечень неликвидных материалов, подлежащих проверке с указанием их местонахождения, материально ответственных лиц.
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЮТИК»
«04» декабря 2018 г. г.Москва №55
О проведении выборочной инвентаризации имущества АО «Лютик»
В соответствии с распоряжением директора АО «Лютик», п.2.1 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49, с целью проведения внеочередной инвентаризации по неликвидным ТМЦ
П Р И К А З Ы В А Ю:
Провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей по состоянию на 07.12.2018 г. по следующей номенклатуре:
Наименование материальный ценностей
Материально ответственное лицо
КЛАПАН КО-01 Ф315 ОБРАТНЫЙ ВЗРЫВОЗАЩИЩЕН
ТРУБКА 305 ТВ-50 35 ЧЕРНЫЙ ИЗ ПОЛИВИНИЛХ
ТРУБКА 305 ТВ-40 35 БЕЛЫЙ ИЗ ПОЛИВИНИЛХЛ
ТРУБКА ТВ-40А 40Х1,75 ИЗ ПОЛИВИНИЛХЛОРИД
РЕСПИРАТОР-ПОЛУМАСКА MAXI 536485 ТЕРМОПЛ
ПАТРОН А К РЕСПИРАТОРУ
ТРУБКА ТБ 22Х14 ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКАЯ БУМАЖ
ФИБРА ФПК 2 ПРОКЛАДОЧНАЯ КИСЛОРОДОСТОЙКА
ШАЙБА 14.65Г 14 ПРУЖИННАЯ
ПРОФИЛЬ АД31 410012 8617-81 АЛЮМИНИЕВЫЙ
Для проведения инвентаризации создать заводскую инвентаризационную комиссию в составе:
зам. директора по производству
зам. директора по экономике и финансам
зам. директора по экономической безопасности
К инвентаризации приступить 06 декабря 2018 г. в 9-00 ч утра местного времени и закончить 06 декабря 2018 г. в 17.00 ч местного времени.
Рассмотреть материалы инвентаризации на заседании заводской комиссии. В срок до 13 декабря 2018 г. оформить протоколы заседаний рабочих инвентаризационных комиссий и сличительные ведомости данных инвентарного и бухгалтерского учета имущества.
Отразить в бухгалтерской отчетности за 2018 г. результаты проведенной инвентаризации имущества и обязательств после их рассмотрения и утверждения в установленном порядке в АО «Лютик».
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Нарциссову Т.П.
Директор завода Т.М. Незабудкин
Зам. директора по производству
Зам. директора по экономике и финансам
Зам. директора по экономической безопасности
Что подлежит проверке
В зависимости от вида имущества, включенного в инвентарную ведомость, различают ее форму:
- сплошная инвентаризация – полный имущественный фонд, который соответствует правам собственности организации, арендованные или материальные ценности в ответственном хранении, также возможны неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
- выборочная (внезапная) инвентаризация – переучет проводится на означенной доле имущества (только на активах, которые находятся в ведении определенного лица, имеющего материальную ответственность, либо соединенные территориально).
Инвентаризация проводится на следующих объектах, которые являются группами материальных ценностей и коммерческих обязательств.
- Основные средства фирмы.
- Товары.
- Нематериальное имущество.
- Денежные инвестиции.
- Незаконченное производство.
- Планируемые траты.
- Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
- Расчеты.
- Резервы.
- Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Сверка фактических данных с учетными
Сверка товаров по факту с учетными данными может проводиться посредством ручного пересчета, механического взвешивания либо с задействованием терминала, позволяющего сканировать штрихкод и вносить информацию в базу.
Ручной подсчет уместен для частичной или выборочной проверки, а также при выполнении ревизии на маленьком складе. Автоматизированный пересчет позволяет уменьшить срок проведения мероприятия.
Отражение результатов инвентаризации в «1С»
Также результат инвентаризации нужно отразить в учете с помощью программы, которую использует организация. Например, чтобы отразить итоги инвентаризации в программе «1С:Бухгалтерия 8», необходимо зайти в раздел «Склад» и выбрать документ «Инвентаризация товаров», а далее заполнить данный документ согласно результату инвентаризации.
Документ «Инвентаризационный товар» проводок не формирует, но на основании этого документа можно создать следующие документы:
- если по результату инвентаризации выявлены излишки товарно-материальной ценности – документ «Оприходование товаров»;
- если по результату инвентаризации выявлена недостача товарно-материальной ценности – документ «Списание товаров».
Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!
(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)
Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.
В определенных ситуациях необходима обязательная выборочная инвентаризация. Сюда относятся случаи хищения имущества компании (если имеются достоверно известные факты хищений или подозрения в возникновении данной ситуации), чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия и т.п. В зависимости от масштабов происшествий, руководством может быть принято решение и о проведении полной инвентаризации. Методы инвентаризации определяются руководителем исходя из конкретных обстоятельств.
Что делать с излишками и недостачей
Выявление излишних остатков товаров приходуется по рыночной стоимости. Соответствующая сумма отражается на финансовом результате и увеличении дохода организации.
Недостача в пределах нормы естественной убыли относится на издержки производства. Если выявленные недостатки товара больше норм естественной убыли, то убыток возмещается за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовый результат организации и увеличивают расход. Создается документ для списания недостатка сверх нормы. К нему должны быть прикреплены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с материально ответственных лиц. Результат инвентаризации отражается в учете в том месяце, в котором была проведена. Если проведена годовая инвентаризация, то она отражается в годовом отчете.