Больничный во время командировки

За все время командировки работодатель ведет учет рабочего времени. В табеле заболевшего командированного должны фигурировать 2 показателя через разделение – «К» / «Б» или цифровыми кодами 06/10.

Больничный во время командировки в другом городе: оплата

Больше материалов по теме «Отпуски, больничные, отгулы» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Законодательное обоснование
2. Продление командировки
3. Особенности оформления больничного в командировке
4. Какие выплаты полагаются заболевшему командировочному сотруднику
5. Налоговый учет командировочных выплат

Сотрудник организации может быть отправлен в командировку для исполнения каких-либо служебных задач. Продолжается она обычно достаточно долго. В процессе командировки сотрудник может заболеть. В этом случае оформляется больничный. У работодателей возникает много вопросов. Не всегда ясны все нюансы оформления и предоставления выплат по листу нетрудоспособности в такой ситуации. Рассмотрим эти нюансы.

Законодательное обоснование

Сотрудник в процессе командировки продолжает свою трудовую деятельность. Его работа не приостанавливается. Следовательно, оформление больничного в процессе командировки – это вполне правомерное мероприятие. То есть правомерными являются и выплаты по листу нетрудоспособности.

Нормы, которые нужно учесть при организации командировок, содержатся в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Пунктом 13 этого Постановления установлено, что суточные должны выплачиваться на протяжении всего срока командировки. Даже если человек ушел на больничный, он все равно будет получать суточные.

Поездка по поручению работодателя предполагает сохранение за сотрудником и его рабочего места, и его средней ЗП. Работодатель также должен возмещать траты сотрудника. Для этих целей выплачиваются суточные. Соответствующее положение содержится в статье 167 ТК РФ.

Особенности выдачи листа нетрудоспособности регламентируются Приказом Минздравсоцразвития №514. На этот нормативный акт нужно обратить внимание, если сотрудник отправлен в командировку в другую страну. Пунктом 8 Приказа установлено, что работник, находясь в зарубежной командировке, может получить больничный лист в иностранной клинике. Этот лист обменивается на документ образца РФ по приезде в страну.

Начисление НДФЛ на выплаты по листу нетрудоспособности, полученному в командировке, регламентируется пунктом 1 статьи 210 и статьей 217 НК РФ.

Пособие по временной нетрудоспособности сотрудника

Работник имеет право подтвердить период болезни и получить пособие за весь период заболевания. Оплата производится в размере среднего заработка с учетом:

• Дохода, полученного работником в течение предшествующих случаю 2-х лет.
• Сумм, полученных лицом от всех работодателей.
• Количества дней периода. Исчисление суммы среднедневного заработка определяется путем деления итоговой суммы на число дней в периоде. В 2017 году используется число с учетом дней високосного года – 731.
• Общего трудового стажа работника. От длительности периодов трудоустройства зависит коэффициент, применяемый к среднему заработку. При стаже до 5 лет используется коэффициент 0,6; от 5 до 8 лет – 0,8; свыше 8 лет – 1,0.

Общая сумма пособия определяется как произведение среднедневного заработка, коэффициента стажа и количества дней подтвержденной нетрудоспособности.

Продлеваем командировку

Возможно, из-за болезни работник не успел полностью выполнить задание или даже не приступил к его выполнению. В любом случае он не сможет вернуться, пока не почувствует себя лучше. Да и сколько продлится болезнь – неизвестно. Поэтому работодатель может при необходимости продлить командировку на любое количество дней по своему усмотрению.

Для продления командировки руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме, указав в нем причину ее продления и предполагаемую дату окончания. Его копию нужно направить работнику. Это можно сделать любым доступным способом, например по электронной почте, по факсу. Также можно направить работнику телеграмму с уведомлением о продлении командировки.

Но нужно помнить о том, что есть такие сотрудники, у которых необходимо запрашивать письменное согласие как на их направление в командировку, так и на ее продление. Это :

– женщины, имеющие детей до 3 лет;

– родители и опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей до 5 лет, и другие лица, воспитывающие детей до 5 лет без матери;

– работники, имеющие детей-инвалидов;

– работники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Свое согласие работник может направить в организацию письмом или телеграммой.

Возможно, что выданного перед командировкой аванса работнику не хватит, чтобы оплатить непредвиденные расходы (например, расходы на проживание, обмен или покупку нового билета на проезд из командировки).

Кроме того, за все дни, на которые продлена командировка, включая дни болезни, работнику надо выплатить суточные .

Поэтому в приказе о продлении командировки можно предусмотреть оплату дополнительных расходов и отправить работнику деньги почтовым или банковским переводом либо перечислить деньги на его карту.

Продлеваем командировку

Возможно, из-за болезни работник не успел полностью выполнить задание или даже не приступил к его выполнению. В любом случае он не сможет вернуться, пока не почувствует себя лучше. Да и сколько продлится болезнь – неизвестно. Поэтому работодатель может при необходимости продлить командировку на любое количество дней по своему усмотрению.

Для продления командировки руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме, указав в нем причину ее продления и предполагаемую дату окончания. Его копию нужно направить работнику. Это можно сделать любым доступным способом, например по электронной почте, по факсу. Также можно направить работнику телеграмму с уведомлением о продлении командировки.

Но нужно помнить о том, что есть такие сотрудники, у которых необходимо запрашивать письменное согласие как на их направление в командировку, так и на ее продление. Это :

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• родители и опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей до 5 лет, и другие лица, воспитывающие детей до 5 лет без матери;
• работники, имеющие детей-инвалидов;
• работники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Возможно, что выданного перед командировкой аванса работнику не хватит, чтобы оплатить непредвиденные расходы (например, расходы на проживание, обмен или покупку нового билета на проезд из командировки).

Кроме того, за все дни, на которые продлена командировка, включая дни болезни, работнику надо выплатить суточные .

Поэтому в приказе о продлении командировки можно предусмотреть оплату дополнительных расходов и отправить работнику деньги почтовым или банковским переводом либо перечислить деньги на его карту.

Законодательное регулирование больничного в командировке

Главный документ, который регламентирует процесс открытия больничного листа во время деловой поездки и дальнейшие действия нанимателя — правительственное постановление №749, которое было принято 13 октября 2008 года.

В данном постановлении Кабмина сказано, что командировка предполагает — сотрудник будет выполнять задачи, поставленные руководством. При этом за ним сохраняется рабочее место, заработная плата. Кроме того, как мы уже писали в предыдущей статье, командированный может уволиться. Соответственно, у него также есть право оформить больничный лист, если на то имеются медицинские показания.

Второй важный нормативный акт, который регламентирует открытие больничного и получение подтверждающего документа — приказ Минздравсоцразвития №624н от 29 июня 2011 года, заменивший более ранний приказ №514.

Какие выплаты полагаются работнику

В соответствии с постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. сотруднику положены выплаты суточных на весь срок командировки и на период болезни в поездке. Согласно ТК РФ (ст. 167), работник сохраняет за собой рабочее место. Также ему возмещают траты, связанные со служебной поездкой. В случае временной нетрудоспособности сотрудника в командировке компенсируются расходы на оплату съемного жилья.

Если работник находится на стационарном лечении, траты на аренду жилплощади на этот промежуток времени не включают в смету расходов. Суточные выплачивают независимо от способа терапии: на дому или в клинике.

При заболевании сотрудника в заграничной командировке он получает медицинские документы, которые послужат фактом доказательства нетрудоспособности рабочего во время поездки.

Дополнительно проводится перевод документации. По возвращении домой требуется обратиться в отечественное медучреждение, чтобы заменить иностранный больничный лист на документацию российского образца.

Налоговый учет командировочных выплат

Работодатель имеет полное право выплачивать работнику пособие на время болезни. И это пособие может учитываться в целях обложения налогами. Кроме того, в целях налогообложения учитываются командировочные траты.

Рассмотрим все командировочные выплаты и особенности их налогообложения:

ВАЖНО! Если сотрудник госпитализирован, на период госпитализации траты на аренду жилья не возмещаются.

Особенности оформления больничного листа в командировке

После возвращения из служебной поездки сотрудник предоставляет нанимателю:

• полный отчет о задании;
• документ, подтверждающий расходы, возникшие в служебной поездке (авансовая отчетность);
• лист нетрудоспособности.

На основании полученной документации наниматель выплачивает сотруднику положенные деньги и включает их в налогообложение. Перечень документов необходимо предоставить в течение трех суток с момента возвращения из командировки.

Предприятие сохраняет за собой право признать в качестве объекта налогообложения расходы, связанные с поездкой.

ВНИМАНИЕ! Листок временной нетрудоспособности должен соответствовать нормам и требованиям, установленных на законодательном уровне. В ином случае документ не будет иметь юридической силы. Подпись главного врача и его заместителя подтверждает подлинность больничного листа. А также ставится печать медицинского учреждения.

Правила при расчете пособия по временной нетрудоспособности

• Чтобы рассчитать сумму больничного за основу бухгалтер берет зарплату сотрудника за 2 года, которые предшествовали моменту заболевания служащего.

• Листок нетрудоспособности в полном размере компенсируется, если рабочий стаж составляет больше 8 лет. 80 % выплачивают при трудовой деятельности от 5 лет. Если показатель ниже, сотруднику положено 60 % больничного.

• Больничный оплачивают за каждый день временной нетрудоспособности служащего.

• При расчете суммы пособия бухгалтер учитывает не все рабочие периоды и начисления. На законодательном уровне утвержден список доходов, которые необходимо исключить из средней заработной платы при расчете суммы выплат за больничный лист. Например, не учитывают ранее оплаченные пособия по болезни и уходу за ребенком. Также при расчете исключают компенсации, выплаченные служащему.

Страховые взносы с пособия не оплачивают. Выплаченная сумма облагается НДФЛ.

Рассмотрим пример расчета с работником при временной нетрудоспособности. Работник Николаев С.П. ООО «Рекорд» был направлен в командировку в город В.выплатой аванса на расходы в сумме 10 000 рублей. Примерная величина затрат была определена из расчета суточных в размере 700 рублей, оплаты гостиницы порядка 1 000 рублей в сутки и проездных билетов в сумме 2 000 рублей. Командировка должна была состояться с 20 июля по 24 июля 2016 года, но по приезде в город В. работник попал в стационар, после выписки из которого 24 июля был вынужден вернуться обратно для продолжения лечения. В результате фактические расходы работника составили: 700х5 + 2 000 = 5 500 рублей. После сдачи авансового отчета остаток составил 4 500 рублей и был возвращен в кассу по приходному ордеру.

Регистрация

Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Например, использование работником в аэропорту зала официальных лиц и делегаций (VIP-зала, бизнес-зала, зала повышенной комфортности).

Долгое время Минфин России разъяснял, что к аэропортовым платежам и сборам, которые не облагаются НДФЛ, относятся только обязательные платежи, к которым не относится оплата услуг VIP-зала аэропорта (письмо от 6 сентября 2007 г. № 03-05-06-01/99).

Потом финансисты поменяли свою точку зрения. При возмещении таких расходов работнику НДФЛ удерживать не нужно, так как в законе нет ограничений на порядок проезда сотрудника к месту командировки и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ). Об этом сообщается в письмах Минфина России от 20 сентября 2013 года № 03-04-06/39125 и от 15 августа 2013 года № 03-04-06/33238.

Суды же уточнили, что возмещение таких расходов не облагается НДФЛ при условии, что экономическую выгоду получает организация, а не работник. Использование услуг бизнес-зала целесообразно при обеспечении командированному работнику в силу специфики его деятельности доступа к телекоммуникационным средствам связи, возможности сохранять коммерческую тайну при переговорах с партнерами (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 25 апреля 2013 г. № А42-7726/2011, ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 года № КА-А40/18048-10 по делу № А40-5572/10-20-75).

Кроме того, если оплата данных услуг для командированных сотрудников предусмотрена локальным нормативным актом компании, такие выплаты не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ (постановление ФАС Поволжского округа от 8 июля 2009 г. по делу № А55-15143/2008).

Вывод: следует утвердить положение о командировках, где предусмотреть компенсацию командированным расходов на обслуживание в VIP-залах аэропортов, а также и других расходов, которые могут возникнуть во время командировки. Это могут быть расходы на междугородные переговоры как со стационарного, так и с мобильного телефона. Их величину подтвердят квитанции из гостиницы (или от оператора мобильной связи) с распечаткой телефонных номеров. Обосновать необходимость таких переговоров работник может в служебной записке на имя руководителя фирмы, на которой тот должен поставить резолюцию «Бухгалтерии — оплатить».

Отправлять работников в командировку можно и чартерным рейсом, если на требуемую дату нет регулярных или транзитных рейсов по маршруту командировки или билетов соответствующего класса (постановление ФАС Московского округа от 19 июня 2012 г. по делу № А40-110493/11-99-474).