Проставляем гриф коммерческой тайны – образец

Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.

Коммерческая тайна: защищаемся от изъятия

В каждой организации есть информация, которая обладает коммерческой ценностью, и разглашение которой является нежелательным. В различных ситуациях в состав такой информации могут включаться сведения о деятельности фирмы, ее контрагентах (наименование, ИНН, адрес), условия заключаемых ею сделок, различные внутренние проекты, расчеты и т.д.

При этом, желая ограничить доступ к подобным сведениям, компании обычно не выходят за рамки устных указаний своим сотрудникам, установления паролей на отдельных офисных компьютерах, а в крайнем случае – приобретения сейфа для хранения документов. Однако всех этих мер оказывается недостаточно, когда речь заходит о контрольных мероприятиях, проводимых различными государственными органами в отношении организации: при наличии соответствующих оснований компьютеры ими могут быть изъяты, сейфы вскрыты, а пароли – расшифрованы. В результате организация оказывается незащищенной перед лицом проверок со стороны различных контролирующих структур (налоговые органы, органы МВД и прокуратуры и т.п.)

О том, существуют ли правовые механизмы для защиты коммерческой информации от изъятия контролирующими органами, и пойдет речь в нашей сегодняшней рассылке.

Для особой информации – особый режим…

Возможность легальными способами защитить коммерческую информацию от разглашения появилась в российском законодательстве уже давно. Так, в соответствии с логикой главы 75 ГК РФ каждая организация вправе ограничить доступ к информации, связанной с ее предпринимательской деятельностью, а также установить в отношении нее режим коммерческой тайны, и тогда у этой организации возникнет исключительное право на использование соответствующих сведений, то есть, исключительное право на секрет производства (ноу-хау).

Но какая конкретно информация может быть защищена с помощью режима коммерческой тайны?! Ответ на этот вопрос содержится в Федеральном законе от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне), согласно которому режим коммерческой тайны может быть распространен на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. К их числу может быть отнесена информация любого характера, в том числе результаты интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, сведения о способах осуществления профессиональной деятельности – например, содержание сделок с контрагентами, результаты исследований рынка, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки и т.д. Исключения составляют сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и некоторые другие сведения.

Главная задача, которая достигается после установления организацией режима коммерческой тайны, заключается в том, что с этого момента конфиденциальность подпадающих под действие этого режима сведений охраняется законом, также как и интересы организации, связанные с неразглашением этих сведений (в т.ч. из-за необоснованного изъятия со стороны контролирующих органов, доведения до сведения контрагентов и т.п.). Ведь согласно п. 1 ст. 14 Закона о коммерческой тайне лица, необоснованно получившие доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, могут понести за это дисциплинарную, гражданско-правовую, материальную, административную или уголовную ответственность.

Давайте разберемся: могут ли государственные органы на законных основаниях получить при проведении контрольных мероприятий доступ к информации, составляющей коммерческую тайну.

От чего защитит коммерческая тайна?

Общее правило, регламентирующее порядок предоставления государственным органам информации, составляющей коммерческую тайну, закреплено в ст. 6 Закона о коммерческой тайне. С одной стороны, в ней говорится, что по мотивированному требованию государственного органа о предоставлении информации, составляющей коммерческую тайну, обладатель этой информации предоставляет ее на безвозмездной основе. Вместе с тем, законом также предусмотрена возможность обладателя конфиденциальной информации отказаться от ее представления. В случае такого отказа соответствующий государственный орган вправе затребовать необходимую ему информацию только в судебном порядке.

Иными словами, если организация сочтет, что истребование у нее «засекреченной» информации может навредить ее интересам (например, из-за повышения риска ее утечки), она может отказаться от ее предоставления административному органу. И тогда насильственное изъятие соответствующей информации без санкции суда будет являться незаконным и станет основанием для привлечения виновных лиц к ответственности.

Например, информацию, составляющую коммерческую тайну, не вправе изымать правоохранительные органы – для ее получения им необходимо будет обратиться за санкцией суда, который и должен будет принять решение об обоснованности такого изъятия. При этом даже если силовики осуществят насильственное изъятие той или иной информации у налогоплательщика в нарушение закона, впоследствии они все равно не смогут использовать ее в качестве доказательств, поскольку такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.

Однако из общего правила есть одно обидное исключение, которое касается изъятия у налогоплательщика информации налоговыми органами. Дело в том, что действующее российское законодательство не препятствует налоговикам осуществлять выемку документов и предметов в порядке ст. 94 НК РФ, даже если на них зафиксирована информация, составляющая коммерческую тайну, и для этого им не надо получать специальную санкцию суда. Предпосылки для возникновения у налоговых органов особого статуса при работе с «засекреченной» информацией состоят в следующем.

Так, в налоговом законодательстве предусмотрен специальный институт, направленный на защиту конфиденциальности информации о налогоплательщиках – институт налоговой тайны. Согласно ст. 102 НК РФ налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом сведения о налогоплательщике (за некоторыми исключениями). Все эти сведения имеют специальный режим хранения и доступа и не подлежат разглашению, в противном случае виновных лиц можно привлечь к ответственности. Это в полной мере обеспечивает соблюдение интересов проверяемого лица по сохранению конфиденциальности полученной налоговыми органами информации.

Вместе с тем, выемка документов и предметов налоговыми органами производится только на основании мотивированного постановления, причем исключительно в случае непредставления затребованных документов либо при наличии реальной угрозы уничтожения, сокрытия, изменения или замены этих документов. Доказать необходимость произведения выемки при отсутствии указанных выше обстоятельств достаточно трудно, поэтому налоговым органам проще привлечь для проведения выемки предметов милиционеров, для которых подобных ограничений нет. Тем более, что при проведении выездных налоговых проверок в состав проверяющих часто включаются представители МВД России, которые активно участвуют в ней, а при необходимости «содействуют» в изъятии предметов. Единственным препятствием для них может стать введение режима коммерческой тайны.

Однако для этого необходимо потрудиться. Посмотрим, в чем состоит порядок внедрения режима коммерческой тайны в организации.

Нюансы внедрения режима коммерческой тайны

На деле внедрение коммерческой тайны является весьма трудоемким процессом и требует профессионального подхода, поскольку данная процедура подвержена тщательной законодательной регламентации, и при несоблюдении каких-либо формальностей режим коммерческой тайны не будет считаться установленным, а соответствующая информация не получит защиты. Чтобы «режим секретности» начал действовать, необходимо выполнение нескольких обязательных условий, связанных с обращением конфиденциальной информации. Их лучше всего закрепить в специально разработанном Положении, которое утверждается приказом генерального директора. Что же это за условия?!

Прежде всего, необходимо определить перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, исходя из существующих потребностей. Например, судя по опыту работы Консалтинговой группы «Экон-Профи», целесообразно отнести к числу информации, составляющей коммерческую тайну, любые сведения об условиях сделок между организацией и ее контрагентами, содержащиеся в договорах, актах и иных сопутствующих документах, внутренние отчеты о проделанной работе, бухгалтерские справки и т.п.

Обратите внимание: при определении перечня информации, составляющей коммерческую тайну, не всегда обязательно ссылаться на видовые признаки соответствующих сведений – обычно можно ограничиться их общими характеристиками: например, содержание электронной переписки сотрудников организации с представителями бизнес-партнеров.

Читайте также:

Как продать машину не снимая с учета

Во-вторых, к информации, составляющей коммерческую тайну, необходимо ограничить доступ. Выполнение данного условия достигается за счет введения специальных правил хранения материальных носителей информации, составляющей коммерческую тайну (например, документы – в сейфе, жесткие диски ЭВМ – в общедоступных местах, но при условии установления пароля), а также за счет наделения работников организации полномочиями по работе с такой информацией. При этом вопрос о полномочиях работников можно решить двумя путями: либо наделять каждого конкретного сотрудника определенными правами и обязанностями по работе с конфиденциальной информацией, либо в общем виде оговорить ограничения, вводимые для отдельных категорий сотрудников в связи с введением в организации режима коммерческой тайны. Не следует также забывать, что в трудовые договоры с ответственными сотрудниками следует внести дополнения об обязанности по соблюдению действующего в организации режима коммерческой тайны (в этом случае проще будет добиться выполнения установленных правил, а при необходимости – привлечь работника к дисциплинарной или материальной ответственности).

В-третьих, владелец конфиденциальной информации обязан вести учет лиц, которым она предоставляется или передается. В нашей практике ведение подобного учета обычно достигается путем утверждения соответствующих ведомостей (табелей), обязанности по ведению которых возлагаются на конкретных сотрудников организации.

Четвертым обязательным условием сохранности коммерческой информации является установление ограничений на использование такой информации работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров. Иными словами, работники и контрагенты, в случае получения доступа к такой информации должны быть уведомлены о статусе данных сведений, о порядке и условиях их использования.

Наконец, в-пятых, владелец информации должен обеспечить нанесение на материальные носители (документы, компьютеры и т.д.), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием на полное наименование организации и место ее нахождения (для нанесения грифов лучше заказать ненаборный штамп в специализированной организации). Несмотря на кажущуюся формальность данного требования, его соблюдение также обязательно, поскольку сам факт отсутствия грифа на материальных носителях является достаточным основанием для признания режима коммерческой тайны неустановленным. В то же время предназначение грифа вполне ясно: он сигнализирует посторонним лицам об особом статусе информации, зафиксированной на конкретном материальном носителе.

Только при реализации всех вышеперечисленных мер режим коммерческой тайны будет считаться установленным, и у организации появится возможность защищать информацию от разглашения. Еще раз отметим: соблюсти все тонкости в данном случае непросто, поэтому если у налогоплательщика существует реальная потребность в защите конфиденциальности информации, доверить проведение соответствующих процедур обязательно нужно специалистам соответствующего профиля.

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.

Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать

Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:

наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:

1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.

2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:

установления алгоритмов обращения с секретными данными;
обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.

3. Организацию учета лиц:

которые получили доступ к секретной информации;
которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.

4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:

работниками — на основании трудовых договоров;
контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).

Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:

увеличить доходы;
избежать неоправданных расходов;
сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
получить иную коммерческую выгоду.

Читайте также:

Какую причину назвать при увольнении

Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.

Регламент проставления грифа «коммерческая тайна» (образец грифа)

В отношении грифа коммерческой тайны законом четко определено следующее:

-форма грифа должна включать слова «коммерческая тайна», указание на правообладателя названных сведений (в отношении юрлиц — их полное наименование и адрес местонахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, адрес проживания);

-такой гриф наносится на материальные носители, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, или включается в состав реквизитов документации, содержащей такие сведения.

Правообладатель может также в локальной документации организации закрепить и иные возможные варианты такого грифа (в т. ч. «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «For internal use only», «Please do not forward» и др. — см. определение Мосгорсуда от 20.02.2015 по делу № 33-5528).

В то же время нанесение грифа, не закрепленного локальным актом как грифа коммерческой тайны, не влечет никаких последствий, даже, если текст грифа наводит на мысль об ограниченном использовании информации (см. например, Постановление АС УО от 05.10.2017 по делу № А60-63237/2016).

Способ нанесения грифа на физический носитель в законе не описан. На практике это может быть:

печать;
надпись (в т. ч. и от руки);
наклейка;
бланк с включением грифа в качестве одного из атрибутов документа;
печатный текст, нанесенный на носитель информации машинописным способом, и т. д.

Образец грифа (с примером заполнения) расположен ниже по ссылке:

Так или иначе, локальным нормативным актом организации (например, положением о коммерческой тайне или отдельным специализированным документом) должны быть урегулированы следующие вопросы нанесения грифа коммерческой тайны:

способ проставления;
состав информации, включаемой в гриф (например, к установленному законом перечню могут быть добавлены дата нанесения такой отметки, номер экземпляра документа из общего количества, количество листов в документе, дата и срок введения режима коммерческой тайны и т. д.);
ответственный за нанесение и снятие такого грифа сотрудник.

Кто должен подписывать обязательство

По вполне понятным причинам, допуск к секретной информации дается далеко не всем сотрудникам предприятий и организаций. Обычно такими сведениями владеют технические специалисты, работники финансовых отделов, и те, кто имеет дело с документами. Именно эти представители персонала чаще всего и пишут обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Но иногда, компании требуют подписания данного документа от всех сотрудников.

Вообще эта бумага пишется непосредственно при трудоустройстве. Однако не исключается и вариант написания документа в период работы, например, при переводе на другую должность или в тех случаях, когда ранее такой документ в перечне обязательных к подписанию отсутствовал.

Необходимо помнить, что перед тем, как требовать от сотрудника подписания обязательства, работодатель (также под расписку) обязан ознакомить его с полным списком информации, относящейся к коммерческой тайне.

Порядок обращения документов с грифом коммерческой тайны

Пункт 2 статьи 14 ФЗ № 98 определяет, что работник, разгласивший информацию, защищенную таким грифом, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ответственность в данном случае предполагает увольнение, согласно статье 81 ТК РФ. Кроме того, статья 6.1 ФЗ № 98 наделяет владельца конфиденциальной информации также правом взыскания с виновного лица ущерба, который был причинен разглашением коммерческой тайны. При этом речь может идти как о действующем работнике, так и о лице, ранее работавшем в компании и разгласившем конфиденциальные сведения после увольнения.

Не стоит забывать и о возможности привлечения к уголовной ответственности работника организации по статье 183 УК РФ за неправомерное разглашение или использование в корыстных целях конфиденциальной информации организации.

Читайте также:

Как в кризис заработать деньги

Однако следует понимать, что одного только факта нанесения на документ, содержащий в себе конфиденциальную информацию, грифа секретности, согласно положениям пункта 5 статьи 11 ФЗ № 98, для привлечения сотрудника (бывшего сотрудника) к ответственности недостаточно. Помимо нанесения отметок на закрытые документы статья 10 ФЗ № 98 предписывает обязательное выполнение следующих мероприятий:

ограничение доступа к документам или иным носителям информации путем установления определенного порядка их обращения и создания системы контроля за его соблюдением;
ведение системы учета лиц, имеющих доступ к таким документам или знакомящихся с их содержанием в ходе работы;
издание нормативных актов, регулирующих порядок обращения с конфиденциальными сведениями, а также закрепление соответствующих требований к работникам и контрагентам компаний в трудовых или гражданско-правовых договорах;
определение перечня сведений, являющихся коммерческой тайной.

Правовое регулирование режима коммерческой тайны

Правовой основной регулирования на локальном уровне процессов работы с документами конфиденциального характера должен являться внутренний акт компании (положение, инструкция и т. п.). Данный документ (подробнее о нем читайте в нашей специальной статье) должен содержать разделы, в которых указываются:

Перечень сведений, защищаемых грифом коммерческой тайны.
Перечень лиц, обладающих правом устанавливать/снимать режим секретности, и срок действия режима.
Ответственное лицо, обладающее правом пометки документов грифом, а также обеспечивающее режим ограниченного доступа (при необходимости ознакомления определенных лиц и т. д.).
Перечень лиц, имеющих допуск (для ознакомления) к закрытым документам в связи со спецификой трудовой деятельности, а также порядок ведения формуляров (журналов) учета фактов ознакомления с конфиденциальной информацией иных работников.
Перечень технических средств и порядок их применения для защиты конфиденциальной информации.

При подготовке внутреннего акта также следует помнить о требованиях статьи 11 ФЗ № 98, которая определяет следующий порядок ознакомления сотрудников с документами, защищенными данным грифом:

Работник должен быть ознакомлен под расписку с действующим в компании режимом сохранения коммерческой тайны, перечнем сведений, которые к ней отнесены, и мерами наказания, которые могут быть применены к нему в случае ее разглашения (данные пункты должны содержаться в трудовом договоре либо локальном акте, который будет являться приложением к трудовому соглашению).
Работнику должны быть созданы все условия для ознакомления с документами конфиденциального характера при одновременном соблюдении мер ограничения доступа к ним посторонних лиц.

Технические меры защиты коммерческой тайны

Пункт 4 статьи 10 ФЗ № 98 обязывает компанию использовать и методы технической защиты для носителей, отмеченных грифом коммерческой тайны. Таковыми могут быть:

хранение документов в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц и смешение с другими носителями информации (специальные помещения, сейфы и т. д.);
при размещении конфиденциальной информации в электронном виде ее носители также должны храниться в изолированных от постороннего доступа местах и быть защищенными паролями;
создание соответствующих учетных записей с ограниченными правами для просмотра закрытых сведений, если конфиденциальная информация размещается в локальных сетях компании или программах (базах данных), к которым требуется доступ нескольких сотрудников, а также обеспечение защиты сети от несанкционированного доступа при помощи паролей или специальных программ.

Как составить положение о коммерческой тайне

Прежде всего определите, какие сведения к ней относятся. Их перечень нужно закрепить в положении. Также укажите, кто имеет доступ к этим сведениям и как нужно работать с ними. В частности, как нужно ставить гриф о коммерческой тайне, как передавать сведения контрагентам и предоставлять государственным органам. При необходимости установите срок действия режима коммерческой тайны для всей информации или ее отдельных видов.

Условия, которые предусмотрены законом, например ответственность за нарушение режима коммерческой тайны, в положении указывать не обязательно. Однако вы можете продублировать отдельные нормы, чтобы обратить на них внимание лиц, которые будут допускаться к коммерческой тайне.

1. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

2. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

3. Сохранность сведений, составляющих коммерческую тайну

4. Использование информации, составляющей коммерческую тайну

5. Передача и предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

6. Срок действия режима коммерческой тайны

1. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

Закон лишь дает понятие информации, составляющей коммерческую тайну, но не указывает, какие именно сведения к ней относятся. Этот перечень должны установить вы сами (п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). Обычно это делают в положении о коммерческой тайне, причем перечень сведений может быть открытым.

Чтобы составить перечень информации, составляющей коммерческую тайну организации, достаточно перечислить лишь наиболее важные для вас виды информации и указать, что режим коммерческой тайны можно распространить и на другие сведения приказом руководителя организации (если это не запрещено законом).

Например, вы можете установить режим коммерческой тайны:

1) для договоров с контрагентами и информации о ходе их исполнения;

2) системы ценообразования на ваши товары, работы, услуги;

3) клиентской базы с данными текущих, бывших, потенциальных клиентов;

4) логинов и паролей для доступа к информации, хранящейся в электронном виде.

Рекомендуем убедиться, что указанная вами информация не входит в перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Пример условия с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну

3.1. Режим коммерческой тайны устанавливается для следующей информации:

• сведения о контрагентах – покупателях товаров общества, договоры с ними и сведения о ходе исполнения договоров;

• документы, поступившие от контрагентов – покупателей товаров общества;

• принцип определения цены товара (в том числе система скидок), порядка оплаты (в том числе возможности рассрочки, отсрочки, сроков оплаты) для конкретного покупателя;

• объем товарооборота с контрагентами общества;

• информация о переговорах с потенциальными покупателями товаров общества;

• сведения о взаимодействии структурных подразделений в обществе.

3.2. Генеральный директор общества вправе своим приказом распространять режим коммерческой тайны на иную информацию, если это не запрещено законом.

Обратите внимание: вы должны проставить гриф о коммерческой тайне на материальные носители с ней или включить его в реквизиты документов, содержащих такую информацию (п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). Порядок использования грифа также лучше указать в положении.

Что такое гриф “коммерческая тайна”, как он выглядит и кто его ставит

Гриф о коммерческой тайне – это отметка, которая наносится на материальные носители, документы, содержащие секретную информацию. Например, у организации может быть специальный штамп для этих целей. Также гриф может входить в состав реквизитов документов, содержащих коммерческую тайну, то есть его можно напечатать как обычный текст или сделать частью фирменного бланка. Главное, чтобы он был заметен для лиц, использующих документ.

Содержание грифа определено законом. Так, если обладателем информации является юридическое лицо, гриф должен содержать полное наименование и место нахождения организации, а также слова “Коммерческая тайна” (п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). По желанию можно включить в него дополнительные сведения, в частности срок действия режима коммерческой тайны или напоминание о необходимости не нарушать его, например фразу “строго конфиденциально”.

Наносит гриф обычно лицо, уполномоченное на это положением о коммерческой тайне или приказом руководителя организации.

Если вы не нанесете гриф “коммерческая тайна” на носитель информации, вам будет сложнее привлечь лицо к ответственности за ее разглашение, поскольку гриф напрямую доказывает осведомленность лица в том, что оно имеет дело с секретными сведениями.

2. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

Закон обязывает вас вести учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (п. 3 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). В связи с этим рекомендуем указать в положении:

Читайте также:

Способы и порядок приватизации

1) кто имеет доступ к информации. Удобнее указывать не имена конкретных работников, а должности, чтобы не пришлось менять положение в случае их увольнения.

Объем доступной информации может быть различным. Например, генеральный директор и главный бухгалтер, скорее всего, будут иметь доступ ко всей информации. Другим сотрудникам могут быть необходимы для работы только определенные сведения. Например, юрисконсульт должен иметь доступ к договорам, но ему вряд ли понадобится информация о ценообразовании.

Важно помнить: если работа с коммерческой тайной не предусмотрена трудовыми обязанностями работника, но тем не менее понадобилась ему, нужно получить его согласие на доступ к ней (ч. 2 ст. 11 Закона о коммерческой тайне);

2) как предоставляется и отменяется доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Например, для лиц, которые в силу своих трудовых обязанностей не работают с ней на постоянной основе, порядок получения доступа может включать следующие этапы:

• руководитель подразделения направляет генеральному директору заявку, в которой обосновывает необходимость предоставить лицу доступ к секретной информации с указанием необходимого периода доступа;

• после одобрения заявки лицо знакомится с положением о коммерческой тайне и подписывает соглашение о конфиденциальности, выражая этим свое согласие на работу с секретными сведениями;

• руководитель подразделения предоставляет информацию и контролирует ее использование.

3. Сохранность сведений, составляющих коммерческую тайну

Установите, как должны храниться различные носители, на которых содержится секретная информация. Например, бумажные документы должны находиться в отдельных помещениях (шкафах, сейфах и т.д.), доступ к которым имеют только определенные лица. Документы в электронной форме целесообразно защитить паролями, которые будут знать также только допущенные к этой информации лица.

Также рекомендуем назначить ответственных лиц – сотрудников, которые будет контролировать сохранность тех или иных сведений. Как правило, ими становятся руководители подразделений. Например, коммерческий директор может контролировать сохранность информации о ценообразовании, а руководитель отдела сбыта – о клиентской базе.

Для эффективного контроля рекомендуем закрепить в положении обязанность вести журнал учета, куда следует записывать все созданные и полученные вами документы, на которые распространяется режим коммерческой тайны.

Чтобы вовремя выявлять нарушения режима коммерческой тайны и недостатки в системе ее охраны, следует проводить плановые (например, раз в год) и внеплановые проверки того, как соблюдается данное положение. Их порядок и периодичность можно также установить в положении о коммерческой тайне.

4. Использование информации, составляющей коммерческую тайну

Укажите в положении о коммерческой тайне конкретные обязанности и запреты при использовании секретной информации.

Например, можно установить обязанность лиц:

• не сообщать пароли от файлов третьим лицам;

• немедленно информировать непосредственного руководителя об утрате носителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

• при прекращении трудового или иного договора передать непосредственному руководителю все материальные носители, содержащие секретную информацию.

Также в положение можно включить запреты:

• использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, в личных целях;

• копировать ее любым способом;

• использовать при работе с ней посторонние программы, адреса электронной почты, внешние съемные устройства;

• забирать из служебных помещений носители с информацией, составляющей коммерческую тайну.

5. Передача и предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

Вы обязаны вести учет лиц, которым предоставили или передали информацию, составляющую коммерческую тайну (п. 3 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). В связи с этим необходимо установить, что передача информации третьим лицам и ее предоставление государственным и муниципальным органам возможны только с письменного согласия руководителя организации и/или ее подразделения. Факт передачи или предоставления информации целесообразно фиксировать в специальном журнале учета.

Обратите внимание, что на документах, предоставляемых государственным органам или органам местного самоуправления, обязательно должен быть нанесен гриф “Коммерческая тайна” (ч. 4 ст. 6 Закона о коммерческой тайне). Без него будет сложно доказать, что переданные документы содержали коммерческую тайну.

6. Срок действия режима коммерческой тайны

Закон не предусматривает конкретный срок действия режима коммерческой тайны и не обязывает устанавливать его в положении о коммерческой тайне. Если вы не установите срок, работник будет обязан хранить секретность сведений бессрочно, в том числе и после прекращения действия трудового договора. Такой вывод следует из п. 2 ч. 3 ст. 11 Закона о коммерческой тайне.

Если какие-то сведения с течением времени теряют свою актуальность, вы можете установить срок действия режима коммерческой тайны только в отношении них.

Если срок действия режима еще не истек, но скрывать информацию больше нет необходимости, можно досрочно отменить режим коммерческой тайны решением руководителя. Тогда нужно будет исключить соответствующий вид информации из положения о коммерческой тайне и письменно уведомить допущенных к этой информации лиц об отмене режима. На документах и носителях, где стоял гриф “коммерческая тайна” можно поставить штамп или сделать запись “погашено”. Тогда использующие их лица смогут увидеть, что информация, которая ранее была секретной, более таковой не является.

Чем руководствоваться

Статья 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

2) информация, составляющая коммерческую тайну, – сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны;

Как мы видим, главный акцент сделан на экономической составляющей – сохранение сведений в тайне должно быть выгодным. Если информация не имеет коммерческой ценности в силу ее общеизвестности, общедоступности либо просто потому, что не может быть использована для извлечения прибыли, то в отношении нее не может устанавливаться режим коммерческой тайны.

За нарушение режима коммерческой тайны виновное лицо может быть привлечено к ответственности (ч. 1 ст. 14 Закона о коммерческой тайне). Данная норма подразумевает 4 вида ответственности (см. п. 1, 3–5 в списке ниже). И есть еще 5-й, который предусмотрен только трудовым законодательством (см. п. 2 в списке ниже). Рассмотрим, на кого они распространяются.

1. Дисциплинарная (ст. 192 Трудового кодекса РФ), к которой может быть привлечено только физическое лицо, в связи с исполнением трудовых обязанностей получившее доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты.

2. Материальная (полная) – данный вид ответственности также установлен Трудовым кодексом РФ (п. 7 ч. 1 ст. 243) и только для физических лиц – работников, причинивших ущерб работодателю разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну. В Законе о коммерческой тайне такая ответственность не упоминается, но это нисколько не умаляет возможности ее применения.

3. Уголовная (ст. 183 Уголовного кодекса РФ, далее – УК РФ), к которой в силу правовой природы данного вида ответственности (ст. 19 УК РФ) могут быть привлечены тоже лишь физические лица, незаконно получившие или разгласившие сведения, составляющие коммерческую тайну.

4. Административная (ст. 13.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях), которую опять же могут понести только физические лица, получившие доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей. Именно так сформулированы условия привлечения к ответственности (штраф накладывается только на граждан и должностных лиц).

Читайте также:

Как узнать последние звонки на мегафон

5. Гражданско-правовая. Она подразумевает обязанность возместить убытки, включая реальный ущерб и упущенную выгоду (ст. 15 и 1472 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Вот к этой-то ответственности могут быть привлечены как физические лица, так и юридические.

Таким образом, для организаций, обменивающихся между собой информацией, составляющей коммерческую тайну, возможен только один вид ответственности – установленный гражданским законодательством.

Сразу оговоримся, ГК РФ достаточно скуп на прямые упоминания коммерческой тайны. Так, вы можете найти указание на коммерческую тайну лишь в ст. 727 и 1465 ГК РФ.

Гражданский кодекс РФ

Статья 727. Конфиденциальность полученной сторонами информации

Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по договору подряда получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, в отношении которых их обладателем установлен режим коммерческой тайны, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны.

Статья 1465. Секрет производства (ноу-хау)

1. Секретом производства (ноу-хау) признаются сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие) о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере и о способах осуществления профессиональной деятельности, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность вследствие неизвестности их третьим лицам, если к таким сведениям у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и обладатель таких сведений принимает разумные меры для соблюдения их конфиденциальности, в том числе путем введения режима коммерческой тайны.

2. Секретом производства не могут быть признаны сведения, обязательность раскрытия которых либо недопустимость ограничения доступа к которым установлена законом или иным правовым актом.

В отношении же остальных случаев подразумевается, что стороны руководствуются общими принципами возмещения убытков. На практике это порождает целый ряд вопросов. В частности, можно ли «включить» режим коммерческой тайны только в рамках конкретного договора? А в отношениях с конкретным контрагентом? Является ли необходимым условием для привлечения к ответственности вашего партнера реализация в вашей компании полного комплекса мероприятий по защите такой информации? Рассмотрим.

Как ввести режим

Чтобы утвердить режим коммерческой тайны на предприятии, воспользуйтесь пошаговой инструкцией, включающей семь шагов.

Шаг 1. Определить, что такое коммерческая информация, причем именно в вашей организации, и прописать перечень сведений, которые должны охраняться. Дополнительно можно перечислить документы, где содержатся такие данные.

Шаг 2. Издать приказ, в котором назначить ответственных.

Шаг 3. Утвердить порядок обращения с информацией ограниченного доступа, издать Положение о коммерческой тайне и контролировать его соблюдение;

Шаг 4. Вести учет работников по должностям, которые получили доступ к тайной документации. При этом они должны подписать письменное обязательство по сохранению всей секретной информации, иначе работник сможет доказать в суде, что не знал, что в его руках оказалась коммерческая тайна и он должен был обеспечивать ее конфиденциальность.

Шаг 5. Заключить с работниками и контрагентами соглашения о правилах использования сведений, имеющих ограниченный доступ, и их неразглашении в течение определенного периода;

Шаг 6. Нанести гриф «коммерческая тайна, защита информации» на материальные носители секретных сведений или документы, которые их содержат;

Шаг 7. Создать условия для защиты данных, например, закупить и установить сейфы, системы видеонаблюдения, программную защиту.

Описанные меры — минимальный набор мероприятий, который предусмотрен законом. Если что-то забыть и не провести, суд или антимонопольный орган решит, что режим коммерческой тайны введен не был, а значит, за разглашение или передачу секретной информации никто не будет наказан.

Проставляем гриф коммерческой тайны – образец

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 . К ним относятся:

Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 “Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера” (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

– сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

– сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

– служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

– сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

– сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

– сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа “Коммерческая тайна” и пометки “Для служебного пользования” . Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации .

Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ “О коммерческой тайне” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

Обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись (“Для служебного пользования”, “Конфиденциально”, “Коммерческая тайна” или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Читайте также:

Как продать машину не снимая с учета

Для служебного пользования

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ “О коммерческой тайне” наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Новоясеневский просп., д. 12,

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

Наказание за разглашение

Работники, которые подписали соглашение о неразглашении, а затем допустили утечку секретной информации (осознанно или нет, не важно), могут быть привлечены к дисциплинарной, материальной или даже уголовной ответственности. Но владельцу сведений придется доказать, что был введен режим секретности, и сведения надежно защищались.

В качестве меры дисциплинарной ответственности работодатель может объявить подчиненному замечание или выговор, а если проступок был существенным, то руководитель вправе уволить «болтливого» сотрудника, в результате непреднамеренных (а иногда и преднамеренных) действий которого информация, являющаяся коммерческой тайной, стала известна тем, кому не была предназначена.

К материальной ответственности можно привлечь, если есть доказательства причинения вреда и можно оценить его размер. Размер санкций будет определяться в зависимости от нанесенного ущерба.

Что касается уголовной ответственности, то она наступает только по решению суда. Если владелец информации сможет доказать незаконный сбор, разглашение и использование его данных, по ст. 183 УК РФ нарушителю грозит:

штраф до 1 миллиона рублей или в размере дохода за период до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет;
либо исправительные работы продолжительностью до 2 лет;
либо принудительные работы на срок до 3 лет;
либо лишение свободы продолжительностью до 3 лет.

Наказание будет более суровым, если разглашение тайны повлекло тяжкие последствия.

Рекомендуется закрепить в таких локальных НПА в отношении грифированных указанным образом изделий также положение о том, что исполнителю запрещено начинать изготавливать подобные изделия, если ему неизвестно или неясно, с какого момента изделие становится носителем охраняемой законом тайны (определить этот момент также следует либо в локальных НПА организации либо в проектной или технической документации к самому изделию).

Как ввести режим

Шаг 2. Издать приказ, в котором назначить ответственных.