Классификация документов по юридической силе

Виды документов. Классификация документов

Вся официальная документация подлежит четкой классификации, оформляется по единым стандартам. Вначале следует разобрать основные виды документов.

Основная классификация документов

Данная классификация – наиболее популярная в делопроизводстве, а также в вузах, готовящих соответствующих специалистов. Итак, вся документация подразделяется на группы согласно:

  • уровню обязательности;
  • времени хранения;
  • датам исполнения;
  • разновидности изложения;
  • по свой юридической силе;
  • источникам, происхождению;
  • степени ограничения доступа (гласности);
  • месту создания;
  • содержанию;
  • названию, наименованию;
  • области использования;
  • разновидности документирования.

Разновидности документации

Подробно разберем виды документов по каждому пункту упомянутой классификации.

По обязательности исполнения:

  • директивные (принуждают к исполнению, использованию);
  • информационные (содержат данные, сведения для ознакомления).

По продолжительности хранения:

  • временные (до 10 лет);
  • долговременные (более 10 лет);
  • постоянного хранения.

По дате исполнения:

  • срочные (с указанием четкой даты исполнения);
  • несрочные.

Виды документов по разновидности изложения:

  • унифицированные (составленные по строгой форме-стандарту какой-либо системы);
  • примерные (образцы, по аналогии с ними создается другая документация);
  • типовые (описывающие типовой, стандартный процесс, явление);
  • трафаретные (с заранее подготовленной структурой, “костяком” текста, например анкета);
  • индивидуальные (свободная форма изложения информации).

По наличию юридической силы:

  • оригиналы, подлинники (единственный или первый экземпляр документации);
  • копии (стопроцентно точно повторяющие оригинал, но не имеющие юридической силы);
  • отпуски (форма-копия, заготавливаемая “под копирку” непосредственно при составлении подлинника);
  • заверенные копии (формы копий, содержащие ряд реквизитов, придающих им юридическую силу);
  • выписки (отрывки из документов, обязательно содержащие данные о том, откуда они взяты, заверенные визой ответственного лица);
  • дубликаты (повторенные формы подлинника с равной ему юридической силой, составляются при уничтожении, утере, краже оригинала).

Виды документов по происхождению:

  • личные (касающиеся интересов определенного гражданина);
  • служебные, официальные (затрагивают интересы организации, их составитель – как физическое, так и юридическое лицо).

По степени гласности:

  • “совершенно секретно”, “особая важность” (содержащие государственную тайну);
  • “конфиденциальная информация” (доступ ограничен законодательством России);
  • “коммерческая тайна” (открытый доступ несет вред обладателю данных);
  • “только служебное пользование” (документ только для работников организации);
  • открытый доступ.

Виды документов по месту создания:

  • исходящие (направляются за пределы учреждения);
  • входящие (приходят в учреждение извне);
  • внутренние (используются только в самом учреждении).
  • первичные (оригинальная информация);
  • обобщающие (вмещающие в себя данные из нескольких источников).

Виды документов по области использования:

  • статистика, отчеты;
  • документация по труду;
  • научно-техническая сфера;
  • финансы и бухгалтерия;
  • организационно-распорядительная.
  • сложные (разбор нескольких вопросов);
  • простые (посвященные единственной теме).

По разновидности документирования:

  • рукописи;
  • электронные печатные;
  • графические;
  • фото-, видеоформата.

Формы и виды документов внутри организации:

  • информационно-справочной направленности;
  • распорядительные;
  • организовывающие деятельность.

Оформление документов

Виды оформления документов подразделяются на следующие стадии:

Оформление документации ведется по строгим требованиям, которые обеспечивают ей юридическую силу. Ряд документов допускается составлять только в электронном варианте, ряд – от руки (расписки, объяснительные записки, доверенности, заявления).

Оформление официальной документации в РФ регулируется следующими актами:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
  • ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Юридические документы

Правовая, или же юридическая, документация – это бумаги, обязательно включающие в себя правовую информацию.

Она содержит ряд признаков:

  • регуляция общественных отношений;
  • печатная/электронная форма;
  • соответствие всем правилам оформления документа по юридической технике;
  • обязывающий характер;
  • составляется компетентными лицами;
  • создается в процессе юридической деятельности;
  • данные, значимые для юриспруденции;
  • основание создания и публикации: законодательство РФ, волеизъявление граждан, юридических лиц.

Виды юридических документов:

  1. Фиксация фактов-доказательств.
  2. Фиксация юридических фактов.
  3. Содержание индивидуальных решений.
  4. Правовые нормативные акты.

Разновидности юридической документации

Разберем классификацию детально:

1. Фиксация фактов-доказательств. Обоснование каких-либо фактов, обладающих юридическим значением, но по своей сущности никоим образом не являющихся юридическими. К примеру, процессуальная документация.

2. Фиксация юридических фактов. Самая многочисленная категория, которая делится на такие составляющие виды документов:

  • фиксация фактов, которые определяют правовые статусы (удостоверения личности, паспорта, свидетельства о рождении, браке и т. п.);
  • фиксация фактов, которые задают правовой режим (использование земельных угодий для строительства жилого здания или для сельскохозяйственных надобностей);
  • фиксация фактов волеизъявления (доверенность, сделка, договор и т. д.)

3. Документы с индивидуальными решениями, влекущие последствия, властно-обязательные по характеру. Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п.

4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению.

Нормативные документы

Основные виды нормативных документов в РФ:

  • ГОСТ Р – национальный государственный стандарт;
  • ОСТ – стандарт определенной отрасли;
  • СТП – стандарт данного предприятия;
  • СТО – стандарты научно-технических объединений и обществ;
  • ПР – определенные правила;
  • Р – рекомендации;
  • ТУ – технические условия производства.

Краткая их характеристика – далее.

Разновидности нормативных документов

Виды нормативных документов, описание:

  1. ГОСТ Р – государственный стандарт России. Устанавливает обязательные требования безопасности к определенному виду продукции, а также методы контроля производства, условия хранения, транспортировки, упаковки и утилизации.
  2. ОСТ – отраслевые стандарты качества, введенные для каждой отрасли производства, работ, услуг. На сегодня их насчитывается более 22 тыс.
  3. СТП – стандарты предприятия; разрабатываются непосредственно им самим.
  4. СТО – действие распространяется на новые виды продукции, услуг, методологий, технологий – всего инновационного.
  5. ПР – правила, устанавливающие обязательные порядки, методику произведения деятельности.
  6. Р – добровольные рекомендации для осуществления каких-либо работ.
  7. ТУ – технические условия; схожи со стандартом, но применяются, когда его разрабатывать бессмысленно, например при разовом производстве. Документ при этом не должен противоречить в своем содержании ГОСТу.

Вид документа “Паспорт”

Рассмотрим все виды документов, удостоверяющих личность гражданина:

  1. Паспорт РФ.
  2. Заграничный паспорт гражданина РФ.
  3. Временное удостоверение личности.
  4. Паспорт моряка.
  5. Военный билет офицеров в запасе.
  6. Удостоверение беженца.
  7. Документ, регистрирующий обращение иммигранта присвоить ему статус беженца.
  8. Вид на жительство.
  9. Иностранный паспорт.
  10. Билет военнослужащего.
  11. Офицерское удостоверение личности.
  12. Свидетельство о рождении.
  13. Документ, фиксирующий освобождение из мест лишения свободы.
  14. Дипломатический паспорт для российского гражданина.

Классификация документов призвана объединить все их разветвленное разнообразие в четко структурированные группы, актуальные в любой деятельности. Система помогает в работе документоведам, юристам, финансистам, а также всем гражданам, чье положение дел приводит к работе с бумагами.

Классификация документов

Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции – организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, – принадлежит унифицированной системе организационно – распорядительной документации (УСОРД).

УСОРД – унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно – распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?

Документ, по ГОСТу 16.48.7 – 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа – зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.

Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д.

Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:

  1. Сохранение и накопление информации;
  2. Возможность передачи информации другому лицу;
  3. Многократное использование информации;
  4. Мозвращение к информации во времени;
  5. Функция учета информации;
  6. Доказательство информации.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно – поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию документы подразделяются на организационно – распорядительные, финансово – отчетные, по личному составу и т.д.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально – личные. Первая группа – документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа – документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа – это копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.

Читайте также:  Снижение административного штрафа для юридических лиц

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 10440 – | 7704 – или читать все.

ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Классификация документов – это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам. Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. – Красноярск, 2008. – 92 с

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

Например, Стенюков Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. – М.: Книга-сервис, 2003. – 160 с М.В предлагает следующую классификацию документов.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно- распорядительные, финансово- расчетные, снабженческо-бытовые, по личному составу и т. д.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально- личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия – документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово “копия”) и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка – копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно – распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 1997. – 254 с, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

– кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

3. По месту составления:

– входящие (поступившие в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

– с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

– «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

– «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

– личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

– копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

– заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

– дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

– долговременного хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – 6-е изд. – М. : ИНФРА-М; НГА, 2006 исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

– по содержанию – простые и сложные;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. Березина Н.М. Современное делопроизводство : учеб. пособие / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2007 приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

– по юридической силе – подлинные, подложные;

– по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По нашему мнению, самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного

торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. – Красноярск, 2008. :

1. По способу фиксации информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

– документы, имеющие длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

Классификация нормативных актов по юридической силе в Российской Федерации

Любая деятельность в Российской Федерации осуществляется на основании нормативных актов. Какими они бывают? Какой документ будет считаться нормативным правовым актом? Какой правовой акт обладает высшей юридической силой? Об этом далее.

Понятие нормативного акта

Что такое нормативно-правовой акт? Данное понятие приводится в законодательстве, а также отлично раскрывается в различной юридической литературе.

Читайте также:  Безвозмездный договор поручения между юридическими лицами

В соответствии с вышеперечисленными источниками, нормативно-правовым актом признается документ официального характера, изложенный в письменном виде. Его основная особенность заключается в том, что документ должен быть принят уполномоченным на то лицом. В области юриспруденции таковые называются субъектами правотворчества, то есть те лица, которые имеют право издавать законы и подзаконные акты.

В своем содержании нормативно-правовой акт должен устанавливать либо отменять какие-либо нормы права. За несоблюдение установленных в них правил со стороны государства в лице ведомственных органов полагается наказание в определенной форме и размере. Все возможные виды наказаний также предусматриваются в содержании отраслевых актов (Уголовный, Налоговый, Гражданский, Административный кодексы и т. д.).

Признаки

Данный документ имеет несколько признаков, которые определяют его как правовой акт высшей юридической силы. Все они перечислены в законодательных актах государства, которые регламентируют порядок принятия и форму содержания нормативных актов. В них говорится о том, что каждый акт должен быть создан по установленному образцу, а также быть оформлен в соответствии с определенной формой и иметь в себе все необходимые реквизиты.

Большое внимание в процессе принятия нормативного акта следует уделять тому, соответствует ли он другим нормативным правовым актам, обладающим юридической силой. Законодатель отмечает, что такие документы в обязательном порядке должны быть приняты на основании норм права, а также содержать в себе установление или отмену других правовых положений. Кроме этого, принятые или отмененные нормы должны распространяться на широкий круг лиц.

Все нормативные правовые акты высшей юридической силы должны быть рассчитаны на неоднократное применение, а на длительное существование – данное правило также определено законами и положениями.

Понятие юридической силы

Все государственные нормативные правовые акты, в зависимости от своей значимости, делятся на несколько категорий: законы федерального значения, указы, изданные Президентом государства, постановления, принятие Правительством, а также нормативные акты, что издаются министерствами, службами и другими ведомствами, которые относятся к представителям исполнительной власти, размещенными в федеральных единицах. Однако данная иерархия применима исключительно к нормативным правовым актам и законам с юридической силой федерального значения, то есть к тем, которые используются на территории определенного округа, края или другой территориальной единицы РФ.

В том случае, если речь идет об актах, имеющих общегосударственное значение, то имеет смысл их деление по несколько другим категориям. В данном случае высшей юридической силой обладают правовые акты, обладающие статусом федеральных законов, далее учитываются указы Президента, постановления, изданные Правительством. В числе последних на иерархической лестнице находятся законы отдельных субъектов РФ. Менее значимыми признаются нормативные правовые акты, изданные федеральными министерствами, органами исполнительной власти, а также органов, которые занимаются ведением местного самоуправления. Замыкают цепочку иерархической ступени нормативных актов локальные документы, которые могут приняты для применения на отдельной территории, предприятии или в определенном круге лиц.

Нормативным правовым актом высшей юридической силы в государстве является Конституция РФ, положениям которой не может противоречить ни один закон или подзаконный акт, изданный в стране. В том случае, если в законе любого типа имеет место несоответствие положениям нормативно-правового акта, обладающего высшей юридической силой, имеет место подача заявления в Конституционный Суд с требованиями о пересмотре законности сомнительных положений. В том случае, если Суд признает незаконность положений нормативного правового акта, он обязан отменить его действие.

Классификация актов

В законодательстве существует определенная классификация нормативных актов по различным критериям. К ряду таковых относятся срок и территория их действия, сфера применения и область отраслевой деятельности. Кроме этого, классификация нормативных актов по юридической силе также имеет место в практике. По большей части, документы нормативного характера также классифицируют в зависимости от субъекта принятия.

По субъекту принятия

Субъектом принятия нормативного акта считается то лицо, которое издало документ. Как отмечается в законодательстве, данное лицо обязательно должно быть наделено правотворчеством. В законодательстве указывается то, что субъектами правотворчества являются государственные и негосударственные органы, а также должностные лица. Они могут принимать нормативные, содержание которых относится к кругу полномочий данных категорий лиц.

Кроме вышеперечисленных органов, субъектом правотворчества также является население государства, что закреплено в Конституции РФ – нормативно-правовым актом, обладающим высшей юридической силой. Принятие законов народом осуществляется в порядке референдума, который должен проводиться с соблюдением всех описанных в законодательстве требований.

Огромное количество нормативных актов издаются руководящими органами и советами, действующими на предприятиях, в организациях или в учреждениях разных форм собственности. Таким свойственно локальное действие – только в пределах того учреждения, в котором они были приняты. Законодатель отмечает, что нормативные акты, по юридической силе действующие на одном предприятии, также должны в точности соответствовать Конституции государства, а также другим законам, которые действуют на его территории.

По сроку действия

В зависимости от такого показателя, нормативные правовые акты также могут быть разделены.

Любой документ, представленный в юридической практике, имеет определенный срок действия, который в обязательном порядке указывается в его содержании – это одно из требований к нормативным актам, представленных законодательством.

В тексте нормативного документа может быть указан постоянный срок его действия. Это, как правило, встречается в нормативно-правовых актах высшей юридической силы, примерами которых могут стать Конституция и законы федерального значения. Как правило, остальные документы принимаются на определенный срок, который указывается в заключительных положениях нормативного акта. В документах, которые имеют локальный характер действия, может быть указан срок до реорганизации или прекращения юридического лица.

По территории действия

Нередко нормативные правовые акты характеризуют по такому критерию, как территория, на которой они действуют. По данному показателю документы могут быть разделены на местные, региональные и те, который имеют федеральное значение.

К федеральным законам и подзаконным акта относятся те нормативно-правовые акты, по юридической силе распространяющиеся на территории всего государства. Они имеют действие в каждой структурной единице большого государства; все законы, которые принимаются в округах , краях и в других составляющих страны, не должны противоречить положениям нормативных актов федерального значения.

Нормативно-правовые акты регионального характера действуют в определенных структурных единицах страны. Примером тому могут послужить конституции отдельных краев, уставы, регламенты, а также законы относительно отдельных структур, действующих в той или иной территориальной единице РФ. Они имеют гораздо меньшую силу, чем акты федерального значения, однако, после общегосударственных законов такие нормативные акты по юридической силе являются наиболее важными в регионах своего действия.

Что касается нормативных актов местного значения, то они принимаются исключительно органами исполнительной власти конкретного города, района или любой другой мелкой административно-территориальной единицей конкретного региона. Свое значение они также имеют только на территории, на которой они были приняты.

Локальные акты принимаются на отдельных учреждениях, назначенными на то органами. Суть их заключается в регулировании деятельности на конкретной организации. Яркими примерами таких документов могут стать коллективные договора, которые должны быть заключены на всех предприятиях любой формы собственности, уставы, регламенты, временные порядки для работников, а также другие акты, которые регулируют функционирование конкретного учреждения или организации.

По предмету правового регулирования

По данному критерию акты делятся в зависимости от того, в какой сфере они действуют и решение каких вопросов они регламентируют. Так, в области юриспруденции существуют понятия специализированных и комплексных правовых актов. К группе первых относятся те, которые принимаются для того, чтобы регулировать вопросы, возникающие в определенной сфере. К таковым можно отнести как правовые акты, по юридической силе более сильные, так и второстепенные. Яркими примерами специализированных нормативных актов являются многие кодексы (гражданский, уголовный административный, семейный) – данные законы регламентируют осуществление правоотношения в какой-либо конкретной сфере. Что касается комплексных актов, то к таковым можно отнести все те нормативно-правовые документы, которые регламентируют правовые отношения в разных сферах действия закона. Примером такового может стать Конституция государства, которая предписывает права и обязанности физических и юридических лиц в разных сферах государственной жизни. Среди других актов прекрасным примером такового является Закон РФ “О валютном регулировании и контроле”.

По юридической силе

Юридическая сила нормативных правовых актов РФ напрямую зависит от того, какую значимость имеет документ для всего населения страны. Также она определяется тем, какой орган издает документ. В иерархической лестнице юридических документов акты, изданные Президентом, несомненно, будут считаться выше тех, которые предписываются органами Правительства или местного самоуправления. Очень часто они используются для более подробного толкования подзаконных актов.

По юридической силе нормативные акты в РФ делятся на законы и подзаконные акты, локальные документы, а также те, которые издаются органами самоуправления на местах. Среди всех них наивысшую степень значимости имеет Конституция, являющаяся основным законом государства. После нее на иерархической лестнице находятся различные законы, которые принимаются для регулирования правоотношений в конкретных сферах жизни и деятельности как людей, так и юридических лиц.

Меньшей значимостью обладают документы, изданные органами местного самоуправления, которые предписывают правила поведения для населения определенного региона. И, наконец, среди всех перечисленных актов наименьшей значимостью обладают локальные, так как они распространяют свою силу только на уровне определенного учреждения.

Законы и подзаконные акты

В группе нормативных правовых актов РФ юридической силы большей степени обладают законы, а также изданные под их началом подзаконные акты. Каждый закон очень важен для государства потому, что в его содержании в обязательном порядке содержатся сведения относительно прав, свобод и обязанностей как простого человека и гражданина, так и юридических лиц в определенной сфере юридической жизни государства и общества.

Среди всех законов огромное значение имеет Конституция РФ, которая предписывает не только права и свободы граждан страны, но также лиц с иными статусами, но еще и определяет статус страны, а также некоторых ее важных органов.

Кроме конституции в законодательной базе, имеются иные законы и кодексы, в которых наиболее четко отражены правовые особенности поведения в различных сферах жизнедеятельности. Например, суть отношений, связанных с использованием земли отражены в статьях Земельного кодекса. Точные меры наказаний за совершения преступлений и проступков, а также описания самих деяний, за которые полагается ответственность, прописаны в статьях Административного и Уголовного кодексов, а тонкости правоотношений, связанных с ведением совместного быта, заключением брака, вступлением в наследство, рассмотрены в Семейном кодексе, а также отчасти в Гражданском.

Подзаконными актами – это все документы нормативного характера, которые издаются к отдельным законам определенными органами исполнительной власти, в компетенции которых находится решение отраслевых вопросов, отраженных в документе. Кроме этого, орган, который издает подзаконный акт, непременно должен обладать правом законотворчества. Подзаконные акты в России издаются федеральными ведомствами, министерствами, а также другими органами исполнительной власти. Каждый подзаконный нормативно-правовой акт должен в точности соответствовать всем нормам законов РФ, и не противоречить им ни в коей части.

Еще одним распространенным видом нормативных правовых актов являются договора. Яркими примерами договоров, которые имеют силу нормативно-правового акта, являются коллективные, которые заключаются на предприятиях между сотрудниками в лице профсоюза и руководствующим органом или единоличным начальником всей организации. Данный вид нормативного правового акта имеет локальный характер и широко применяется в сфере трудового права.

Читайте также:  Безвозмездная финансовая помощь между юридическими лицами

Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Любая компания ежедневно сталкивается с необходимостью обработки десятков, если не сотен различных документов. Их классификация становится одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. И чем больше поток документов, тем больше времени и трудозатрат требуется на то, чтобы его обработать. А если прибавить к «классическим» документам еще электронные письма и запросы, которые также требуют классификации и анализа, то задача усложняется в разы. Облегчить рутинную работу компании помогают интеллектуальные решения ABBYY.

Общие принципы классификации документов

Принципов классификации документов в делопроизводстве существует множество: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях все же являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.

По сфере использования все документы можно разделить на несколько подгрупп:

  • организационно-правовые, к которым относятся договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание;
  • распорядительные — приказы, постановления, распоряжения, решения;
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) — счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера;
  • информационно-справочные — служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные;
  • нормативные — нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты и пр.
  • коммерческие контракты или договоры.

Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, — это тот случай, когда для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо сначала его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

При этом каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов нередко приводит к появлению ошибок ввода, искажению данных, что абсолютно недопустимо, если компания хочет занимать достойное место на рынке.

То же самое происходит и с клиентскими запросами или электронными письмами. Отправив запрос, человек ожидает, что на него придет ответ, причем достаточно быстро. По утверждению Джея Баэра, консультанта по маркетингу из США, почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины уверены, что компания обязана отвечать и в выходные дни и даже в ночное время. Несвоевременные ответы на запросы заметно снижают уровень доверия к компании.

На заметку

По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса [1] .

Что же можно сделать, чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов? Ответ на этот вопрос кроется в решениях ABBYY.

Решения ABBYY: оптимизация бизнес-процессов на всех уровнях

Оптимизировать основные бизнес-процессы в самых разных отраслях бизнеса и в самых разных подразделениях компаний — задача решений ABBYY. Они подойдут для усовершенствования работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, специалистов службы поддержки или работы с клиентами в банковской сфере, энергетике, нефтегазовой отрасли.

Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR дает возможность идеально точно конвертировать бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — уникальная технология для анализа и понимания текстов на естественных языках. В отличие от классических систем, базирующихся на статистике и жестких правилах, она способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу существенно увеличивается полнота и качество значимой для компании информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY вполне возможно круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

  1. ABBYY FlexiCapture Engine встраивается в платформу клиента и используется для классификации любых документов с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Отсканированные документы поступают единым потоком, а система автоматически анализирует и классифицирует их, к какому бы типу они не принадлежали — счета-фактуры, контракты, статьи, письма, клиентские запросы и т. д. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать структурированные документы, поля которых совпадают на просвет — исследования, бланки, опросники. Для этого используются определенные и созданные заранее шаблоны для всех типов документов. С помощью шаблонов в документах распознаются стандартные поля, метки и штрих-коды. Кроме того, решение классифицирует и неструктурированные документы, такие как платежные поручения, акты выполненных работ, счета-фактуры. Для их обработки применяются гибкие описания, на основе которых система извлекает даты, числа, строки текста, таблицы и т. д. При помощи всего лишь одного гибкого описания программа способна найти все необходимые поля на счетах разного формата, поступивших от разных клиентов. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.
  2. ABBYY FlexiCapture. Решение используется для обработки информации из любых типов документов. Ни формат, ни размер, ни источник происхождения в данном случае роли не играют. ABBYY FlexiCapture способно классифицировать все входящие документы как по содержанию, так и по внешнему виду. Решение комбинирует два вида интеллектуальной классификации:
    • классификацию по изображению, основанную на машинном обучении и сортирующую документы по внешнему виду или расположению элементов в них;
    • классификацию по содержанию документа.

Применение ABBYY FlexiCapture будет очень эффективным во всех компаниях, где есть документооборот, но особенно оно подойдет для крупных организаций, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

  • ABBYY Smart Classifier SDK — это решение на базе технологии ABBYY Compreno, позволяющее решать задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С его помощью можно автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе. Решение может быть полезно, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае оно проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Если автоответа недостаточно, то при помощи решения запрос перенаправляется компетентному сотруднику. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде. Поток входящих запросов также анализируется, определяются темы запросов, профильные подразделения и сотрудники, ответственные за рассмотрение обращения. Использование ABBYY Smart Classifier SDK в государственных и коммерческих организациях позволяет повысить эффективность бизнес-процессов, снизить риски утечки или утраты важной информации и оптимизировать затраты на обработку документов.
  • Эти три продукта, в сущности, решают одну задачу — классифицируют документы, но в зависимости от персональных потребностей заказчик сам выбирает, что оптимально подходит именно ему.

    Интеллектуальные решения ABBYY дают возможность избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. Решения способны автоматически распределять все документы по определенным категориям — содержанию, назначению, ответственному подразделению, отрасли и уровню секретности. Как утверждают специалисты, с применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

    Шпаргалка делопроизводителя

    Ваш персональный гид в мире документов

    Страницы

    19 марта, 2014

    Виды документов и их классификация

    Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

    Все документы подразделяются на следующие группы :

    по способу документирования;

    по сфере использования;

    по характеру содержания;

    по месту составления;

    по грифу ограничения доступа (степени гласности);

    по юридической силе;

    по форме изложения (степени унификации);

    по срокам исполнения;

    по срокам хранения;

    по степени обязательности.

    Виды документов внутри каждой группы:

    По способу документирования различают документы:

    кино- и фотодокументы.

    По сфере использования различают:

    документы по труду;

    По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

    По характеру содержания :

    первичные (содержащие исходную информацию);

    вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

    По месту составления :

    внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

    входящие (поступившие в организацию);

    исходящие (отправляемые из организации).

    По грифу ограничения доступа (степени гласности):

    открытые (несекретные документы);

    с грифом ограничения доступа.

    Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):

    — «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);

    — «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);

    — «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

    — «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

    По происхождению различают:

    официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

    личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

    По юридической силе :

    оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

    копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

    отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

    заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

    выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

    дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

    По&nbsp форме изложения (степени унификации):

      индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

      трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

      типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

      примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

      унифицированные (входящие в унифицированную систему документации).

      По срокам исполнения различают:

      срочные (с указанным сроком исполнения документа);

      По срокам хранения различают документы:

      временного хранения (до 10 лет);

      долговременного хранения (свыше 10 лет);

      По степени обязательности :

      информационные (содержащие сведения и факты);

      директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

      Документы в организации чаще всего разделяются на три группы :

      организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

      распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

      Ссылка на основную публикацию