6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
Должностная инструкция секретаря
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
– оформление приказов по личному составу;
– оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
– оформление трудовых книжек;
– оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
– оформление командировочных документов;
– оформление листов нетрудоспособности;
– ведение табеля учета рабочего времени;
– подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
– организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
– выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Требования к секретарю
В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
- требуемый уровень образования;
- социальный статус;
- престижность профессии;
- оплата труда;
- перспективы профессионального роста.
В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2022 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
- специалист;
- или руководителям среднего и низшего звена.
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.
ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.
Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2022 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.
Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. [Вписать нужное].
Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись)
«_» _____________ 20__г.
Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году
Источник: blanker.ru/doc/dolgnostnaya-instrukciya-sekretarya
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция секретаря
Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!
КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, .
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.
Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.
Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице “Подписка на новые вакансии”
Должностные обязанности
В обязанности секретаря руководителя входит:
1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени:
— Выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
— Внесение информации в планировщик (органайзер)
— Согласование с руководителем времени планируемых действий
— Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
— Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
— Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
— Формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций
2. Планирование рабочего дня секретаря:
— Выбор и оформление планировщика секретаря
— Ведение дневника (на электронном и /или бумажном носителе)
— Согласование планов с планами и сроками работы руководителя
— Распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу)
— Перенос невыполненных запланированных задач
— Выполнение типичных ежедневных дел
3. Организация телефонных переговоров руководителя:
— Ведение базы телефонных контактов руководителя
— Соединение руководителя с конкретными абонентами
— Подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя
— Регистрация поступающих в приемную телефонных звонков
— Перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам
— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
— Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров
— Оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций
4. Организация командировок руководителя:
— Подготовка проекта служебного задания руководителя
— Подготовка проекта приказа о служебной командировке
— Оформление командировочного удостоверения и его регистрация при необходимости
— Подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта
— Заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
— Оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий
— Подготовка документов к поездке руководителя
— Уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки
— Проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта
— Обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке
5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя:
— Организация личного приема посетителей руководителем
— Установление порядка приема для различных категорий посетителей
— Ведение журнала предварительной записи на прием
— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
— Организация приема деловых партнеров в офисе
— Организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе
— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
— Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя
6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
— Подготовка повестки дня мероприятия
— Оформление списка участников мероприятия
— Информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия
— Выбор места и времени проведения мероприятия
— Подготовка предварительной сметы расходов
— Рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии
— Сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков
— Рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия
— Составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия
— Закупка канцелярских товаров и продуктов для обеспечения кофе-пауз
— Решение вопросов технического оснащения мероприятия
— Помощь в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов
— Организация подготовки президиума и рабочих мест участников
— Организация встречи и регистрация участников мероприятия
— Ведение протокола мероприятия
— Организация сервисного обслуживания во время кофе-пауз
— Организация культурно-массовых мероприятий, транспортного и гостиничного обеспечения
7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя
— Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Ведение срокового текущего и предупредительного контроля
— Проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок
— Предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя
— Фиксация исполнения поручений
— Составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя
8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя:
— Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
— Организация приемной офиса в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда
— Организация оформления интерьера приемной руководителя
— Оборудование рабочего места оргтехникой, персональным компьютером, вспомогательной техникой
— Организация оборудования приемной системами хранения, необходимыми приспособлениями, обеспечения канцелярскими товарами
— Обеспечение хранения и замены расходных материалов, повседневный уход за оргтехникой
— Заказ канцелярских товаров, гигиенических товаров, продуктов питания
9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря:
— Разработка должностной инструкции секретаря
— Разработка положения о секретариате
— Разработка инструкции по делопроизводству
10. Составление и оформление управленческой документации:
— Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
— Печать служебных документов и материалов
— Размножение служебных документов
— Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа)
11. Организация работы с документами в приемной руководителя:
— Получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов
— Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов
— Подготовка документов для рассмотрения руководителем
— Учет документов, поступающих на имя руководителя
— Организация доставки документов исполнителям
— Создание и ведение базы данных документов руководителя
— Ведение информационно-справочной работы
12. Организация хранения документов в приемной руководителя:
— Разработка разделов номенклатуры дел организации
— Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
— Подготовка и передача дел в архив организации
13. Обеспечение руководителя информацией:
— Сбор и переработка информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений
— Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации
— Предоставление данных в едином и удобном для восприятия формате
— Выявление наиболее значимых критериев систематизации информации для создания баз данных
— Формирование и использование баз данных в организации
14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации:
— Информирование работников организации о решениях руководителя
— Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
— Оповещение работников о предстоящих мероприятиях
— Организация встреч трудового коллектива с руководством
— Информирование руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам
Приложение N 30. Должностной регламент секретаря-референта
1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее – гражданская служба) секретаря-референта (указать наименование отдела и департамента) Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – секретарь-референт) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории “специалисты”.
Регистрационный номер (код) должности – 12-3-4-027.
2. Область профессиональной служебной деятельности секретаря-референта:
(указать область профессиональной служебной деятельности федерального государственного гражданского служащего (далее – гражданский служащий). 1
3. Вид профессиональной служебной деятельности секретаря-референта:
(указать вид профессиональной служебной деятельности гражданского служащего). 2
4. Назначение на должность секретаря-референта и освобождение от должности осуществляется приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации (МИД России).
Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику отдела (указать наименование отдела и департамента).
II. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу гражданской службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей, а также при наличии соответствующего решения представителя нанимателя – к специальности, направлению подготовки 3
5. Для замещения должности секретаря-референта устанавливаются следующие требования:
а) наличие высшего образования;
б) наличие базовых профессиональных знаний: знание государственного языка Российской Федерации (русского языка); знание Конституции Российской Федерации, федеральных законов от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ “О системе государственной службы Российской Федерации” 4 , от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ “О противодействии коррупции” 5 и Федерального закона о гражданской службе; основ делопроизводства, управления и организации труда; процесса прохождения гражданской службы; норм делового общения; форм и методов работы с применением автоматизированных средств управления; аппаратного и программного обеспечения; возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в органах государственной власти (далее – государственные органы), включая использование возможностей межведомственного документооборота; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; служебного распорядка МИД России; порядка работы со служебной и секретной информацией, режимных требований; правил охраны труда и противопожарной безопасности;
в) наличие профессиональных знаний в сфере законодательства Российской Федерации:
(перечислить нормативные правовые акты Российской Федерации, знание которых необходимо для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности);
г) наличие иных профессиональных знаний:
(перечислить профессиональные знания, необходимые для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности); 6
д) наличие профессиональных навыков, необходимых для:
работы в сфере, соответствующей направлению деятельности структурного подразделения центрального аппарата МИД России; обеспечения выполнения поставленных руководством задач; планирования и организации своей работы; эффективного использования служебного времени; анализа и прогнозирования деятельности на порученном участке; ведения деловых переговоров и бесед, в том числе с представителями иностранных государств и международных организаций; публичного выступления перед отечественной и иностранной аудиториями; ведения политической и информационно-разъяснительной работы; поддержания взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, представителями субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, деловых кругов, общественными, научными и религиозными организациями, официальными лицами, иностранными и международными структурами; получения необходимой информации; подготовки и редактирования дипломатических и служебных документов, в том числе писем, ответов на запросы, отчетов, нот, записей бесед, справок и информации, осуществления их экспертизы; нормотворческой деятельности; систематического повышения профессиональных знаний; использования в работе опыта и мнения коллег, иностранной и международной практики, современных научных достижений; пользования современной оргтехникой и программными продуктами; работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, с информационно-телекоммуникационными сетями (далее – ИТС), в том числе с ИТС “Интернет”, в операционной системе, в текстовом редакторе, с электронными таблицами, с базами данных, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, управления электронной почтой; разработки инициативных предложений по совершенствованию работы на порученном участке; 7
е) наличие профессиональных умений:
(перечисляются профессиональные умения, необходимые для замещения должности гражданской службы в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности).
III. Должностные обязанности, права и ответственность
6. В перечень должностных обязанностей секретаря-референта входит 8 :
(перечислить должностные обязанности секретаря-референта).
7. Основные права и обязанности секретаря-референта, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14 – 18 Федерального закона о гражданской службе 9 и статьями 4, 5, 8 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 205-ФЗ “Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации).
Секретарь-референт в соответствии со статьей 20.2 Федерального закона о гражданской службе 10 обязан представлять представителю нанимателя сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в ИТС “Интернет”, на которых он размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей гражданского служащего.
8. Секретарь-референт осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей, поручениями директора Департамента (указать наименование департамента) и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями начальника отдела (указать наименование отдела и департамента).
9. Секретарь-референт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
IV. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения
10. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:
(перечислить вопросы, по которым секретарь-референт вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения).
11. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:
(перечислить вопросы, по которым секретарь-референт обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения).
V. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений
12. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:
(перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых вправе участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).
13. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:
положений об отделе и (или) департаменте;
графика отпусков гражданских служащих департамента;
иных актов по поручению непосредственного руководителя и руководства МИД России.
VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений
14. В соответствии со своими должностными обязанностями секретарь-референт принимает решения в сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
VII. Порядок служебного взаимодействия
15. Взаимодействие секретаря-референта с гражданскими служащими МИД России, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 “Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих” 11 , и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МИД России.
VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом МИД России
16. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.
IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности
17. Эффективность профессиональной служебной деятельности секретарь-референт оценивается по следующим показателям:
выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;
своевременности и оперативности выполнения поручений;
качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);
профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);
способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;
творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;
осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.
Фамилия, имя, отчество
Дата и роспись в ознакомлении с должностным регламентом и в получении его копии
приказа о назначении на должность
приказа об освобождении от должности
1 При указании области профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать справочник квалификационных требований к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения должностей государственной гражданской службы с учетом области и вида профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих (далее – Справочник квалификационных требований), предусмотренный частью 8 статьи 12 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2013, N 27, ст. 3477; 2015, N 1, ст. 63; 2016, N 27, ст. 4157) (далее – Федеральный закон о гражданской службе).
2 При указании вида профессиональной служебной деятельности рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.
3 При заполнении раздела II настоящего должностного регламента рекомендуется использовать Справочник квалификационных требований.
4 Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 22, ст. 2063; 2016, N 22, ст. 3091.
5 Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6228; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2018 г.
6 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные знания: систем взаимодействия с гражданами и организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными государственными органами основных задач и функций; систем межведомственного взаимодействия; систем управления государственными информационными ресурсами, информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными архивами, систем информационной безопасности, систем управления эксплуатацией.
7 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использованию программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные навыки: работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, с системами межведомственного взаимодействия, с системами управления государственными информационными ресурсами, с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных, с системами управления электронными архивами, с системами информационной безопасности, с системами управления эксплуатацией.
8 В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по обработке персональных данных (любые действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных), то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие пункты:
– обработка персональных данных, принятие необходимых правовых, организационных и технических мер или обеспечение их принятия для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
– прекращение в случае расторжения служебного контракта обработки персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей (в случае расторжения с ним служебного контракта).
9 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2010, N 5, ст. 459; 2011, N 48, ст. 6730; 2012, N 50, ст. 6954; 2013, N 19, ст. 2329, N 27, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165; 2014, N 52, ст. 7542; 2015, N 41, ст. 5639; 2016, N 27, ст. 4157; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139, N 31, ст. 4741, ст. 4824; 2018, N 32, ст. 5100; Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 31 октября 2018 г.
10 Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2016, N 27, ст. 4157.
11 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2009, N 29, ст. 3658.
Должностная инструкция по специальности «Ответственный секретарь редакции»
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности ответственного секретаря редакции _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность ответственного секретаря редакции принимается лицо с профессиональным образованием по специальности (высшим; средним), стажем работы не менее (“Журналистика”, “Полиграфия”, др.) (3 лет; 4 лет; пр.)
1.3.Ответственный секретарь редакции должен знать:
-основы газетно-журнального производства;
-методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров;
-стандарты, технические условия, инструкции и другие нормативные документы по подготовке и выпуску газеты (журнала);
-правила и нормы охраны труда;
-основы организации труда и управления;
-основы трудового законодательства;
-основы авторского права;
-законодательство о средствах массовой информации, законодательные и нормативные правовые документы, касающиеся периодической печати;
-специфику информационной работы;
-порядок заключения авторских договоров;
-методы подготовки материалов в печать;
-методы редактирования и основы художественно-технического оформления изданий;
-правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.
1.4.Ответственный секретарь редакции принимается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации по представлению _________________________________.
1.5.Ответственный секретарь редакции находится в подчинении у _______________________.
1.6. В период отсутствия ответственного секретаря редакции (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Ответственный секретарь редакции обязан:
2.1.Организовать и контролировать внутриредакционную работу, касающуюся планирования, своевременной и качественной подготовки материалов к печати.
2.2.Вместе с редакторами отделов разрабатывать проекты очередных и перспективных планов газеты (журнала), представлять их на рассмотрение главному редактору, редколлегии.
2.3.Организовать своевременную и качественную подготовку и сдачу в производство всего печатного материала согласно графику.
2.4.Отбирать материалы в газету (журнал).
2.5.Контролировать выполнение графика поступления публикаций, рубрик, полос, подборок.
2.6.Руководить работой всех отделов газеты (журнала) и контролирует выполнение ими текущих планов.
2.7.Руководить подготовкой оригинал-макета номера газеты (журнала).
2.8.Обеспечивать соблюдение стандартов, технических условий и других нормативных документов при работе над оригиналом.
2.9.Подготавливать договоры и соглашения с организациями, авторами, переводчиками, рецензентами, спец. редакторами и научными консультантами.
2.10.Отвечать за выполнение сдачи материала в набор, контролировать прохождение номера, вносить по мере необходимости коррективы, осуществлять связь с типографией.
2.11.Организовать работу по размещению в газете (журнале) объявлений и рекламы.
2.12.Координировать работу по подготовке текстов рекламных объявлений.
2.13.Организовать профессиональную учебу редакционного персонала.
3.Права
Ответственный секретарь редакции вправе:
3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2.Вносить на рассмотрение редакции предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3.Привлекать отдельных специалистов редакции к совместному решению экстренных вопросов.
4.Ответственность
Ответственный секретарь редакции ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3.Причинение материального вреда организации в установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
