12. Организуйте правильное хранение документов. Особенно важно ограничить доступ к трудовым книжкам и бланкам для них, а также другим подобным документам строгой отчетности. Они помещаются в несгораемых сейф или стальной шкаф.
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
Ведение кадрового учета
Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.
Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.
Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.
Важнейшая составляющая кадрового учета — кадровое делопроизводство. Ознакомьтесь с основными принципами его осуществления в экспертной статье, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.
Обязательные кадровые документы
Уполномоченные государственные органы (инспекция по труду, пенсионный фонд и т. п.) постоянно проверяют правильность ведения кадрового учета на предприятии. Поэтому важно правильно организовать кадровое делопроизводство — обязательные документы перечислены далее:
1. Внутренний распорядок. Предусмотрены статьей 189 ТК. В этом документе четко прописывается процедура принятия сотрудников на должность и их увольнения по разным основаниям, возможные санкции, обязанности участников трудовых правоотношений.
2. График выхода в оплачиваемый отпуск. В нем указывается, в какое время в течение года сотрудник может воспользоваться оплачиваемым отпуском. Наличие этого документа регламентируется статьей 123 ТК.
3. Штатное расписание. В нем указывается, какие должности предусмотрены на предприятии и сколько сотрудников на них работает, описывается структура компании и другие особенности. Необходимость в этом документе закреплена в статье 57 ТК.
4. Журнал прохождения инструктажей. В этом документе делаются отметки о том, что сотрудник прослушал инструктаж по соблюдению техники безопасности на производстве. Наличие подписи сотрудника в журнале освобождает от ответственности работодателя при возникновении аварий и чрезвычайных происшествий, если они произошли по вине работника. Документ предусмотрен статьей 212 ТК.
5. Инструкция по охране труда. Основной документ, в котором описываются правила поведения сотрудника во время нахождения на производстве. Наличие инструкции является обязательным согласно ст. 212 Трудового кодекса.
6. Табель учета рабочего времени. Документ, в который вносится отработанное время сотрудника. Это обязательный документ, который является основанием для начисления заработной платы.
7. Положение о персональных данных. Учитывая последние изменения в законодательстве о защите персональных данных, каждое предприятие должно иметь отдельный документ, в котором описываются виды личных данных, которые собирает компания, а также способы их использования и условия передачи. Положение составляется согласно статье 88 ТК.
8. Положение об оплате труда. В документе отражается порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные дни и сверх установленного лимита часов в неделю. Кроме того, в Положении указывается, в каких случаях и каком размере работник может получать премии за результаты своего труда. Документ составляется согласно Постановлению Министерства труда № 69.
9. Книга учета трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт передачи трудовой книжки работодателю и выдача ее на руки работнику при увольнении и других предусмотренных законом случаях.
10. Журнал учета бланков трудовых книжек. Отдельный документ, в котором фиксируется факт поступления на предприятие чистых трудовых книжек и их расходование при приеме на работу новых сотрудников.
Обратите внимание, что этот перечень не является закрытым. Выше перечислен минимум обязательных документов. Также на предприятии рекомендуется иметь должностные инструкции для каждого рабочего места, с которыми знакомятся работники. Инструкция не является обязательной, но при возникновении чрезвычайных происшествий, аварий и спорных ситуаций помогает доказать правоту работодателя или работника.
Шаг 4. Назначение ответственного за трудовые книжки
За хранение трудовых книжек (если на предприятии есть сотрудники, не перешедшие на ЭТК) кто-то должен отвечать, ему же предстоит отслеживать их движение, вести их, готовить отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р. Такая обязанность фиксируется в должностной инструкции уполномоченного сотрудника и трудовом договоре с ним. Если штат небольшой, то ни к чему назначать отдельного человека, с этим справится и основной кадровик по совместительству (при согласии).
Когда вы пришли в уже работающую фирму, проверьте книжки, бланки, вкладыши и приходно-расходную книгу по их учету. Посмотрите, чтобы оформление было правильным:
- страницы пронумерованы и прошнурованы;
- в конце журнала стоит пломба (сургуч) и подпись руководителя.
Хранится книга у кадровика, а сами трудовые книжки — в несгораемом шкафу или сейфе.
Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства
Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.
Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.
Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.
Что делать при утере статуса микропредприятия
В случае утери статуса микропредприятия у субъекта есть 4 месяца, чтобы принять все локальные нормативные акты, наличие которых требует трудовое законодательство, и ознакомить работников с ними под роспись (ст. 309.1 ТК РФ).
Срок отсчитывают с даты внесения изменений в единый реестр МСП.
А вот типовые трудовые договоры с работниками менять не обязательно. Такие действия будут лишней тратой времени. Ведь необходимые условия в ЛНА и договорах просто будут дублироваться.
Но если компания надумает позже что-то поменять в локальных актах, то эти изменения нужно будет отразить и в трудовых договорах, чтобы избежать расхождений.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
Преимущества программы
В России полным ходом идет цифровая стройка, масштабы которой сравнимы с социалистическими пятилетками в СССР, но только строительный материал представляет собой не кирпичи и бетон, а строки кода, часы работ аналитиков и консультантов по учету.
Эти новшества коснулись и кадрового учета. Теперь отчетность сдается в электронном виде, введены электронные больничные листы, а с 2022 г. начинается переход на электронные трудовые книжки. И если раньше взаимоотношения с государством без использования бумажных бланков и документов были делом добровольным, то с течением времени стали вполне обязательными. Все это обуславливает плюсы автоматизации вообще и кадрового учета в частности.
C 2003 года наша компания специализируется на автоматизации кадрового учета и расчета зарплаты в 1С:ЗУП, на примере множества реальных кейсов поможет оценить возможности и отраслевые особенности кадрового учета, для этого достаточно оставить заявку на нашем сайте или по телефону.
Сокращение времени на рутинные процессы
Если на предприятии работает 10 сотрудников, нет особой текучки или создания позиций штатного расписания по причине бурного развития, вашим кадровым документооборотом может заниматься практически любой сотрудник, и скорее всего ему не придется тратить на это большое количество времени.
А теперь представьте, что численность штата стала хотя бы 500 человек, и, допустим, это предприятие является машиностроительным заводом. На таком предприятии за неделю пройти процедуру повышения квалификации может потребоваться половине коллектива, работающей в разных цехах. Им всем придется сделать отметку в личном деле о присвоении нового разряда, а после этого обязательно создать приказ для расчетчиков о соответствующем событии, иначе как последние поймут, что работникам необходимо повысить тарифную ставку. В программе для ведения кадрового производства данная процедура при неспешном выполнении заняла бы примерно час, а вручную – около двух рабочих дней.
Контроль и порядок
Одним из плюсов процесса перехода на программное обеспечение для кадровиков является обязательное наведение порядка в процессах самого отдела кадров, поскольку без этого автоматизация (хаоса) ничего не даст.
Не менее важно, что при использовании кадрового ПО все данные о сотрудниках хранятся в системе, к которой можно предоставить доступ ограниченному кругу лиц, а также при помощи различных отчетов получать необходимую информацию. Например, для строительных или промышленных компаний очень важно контролировать срок действия удостоверений и прочих документов, выдаваемых Ростехнадзором – аттестатов по электробезопасности или прав для управления ТС, перевозящим опасные грузы, нефтепродукты, взрывоопасные вещества и.т.п.
Расчет зарплаты
Кадровики и расчетчики преследуют общие цели – своевременную выплату заработной платы, составляющей правильную сумму. Безусловно, если сотрудники не ходят в отпуск, не болеют и работают за фиксированный оклад, то посчитать их зарплату можно в Excel или деревянных счетах, но такого почти не случается. Например, автопарк провел автоматизацию кадрового производства по причине принятия более сложной системы оплаты труда для водителей автобусов. Их специалисты имеют дело с расчетом зарплаты для сотрудников, которые днем могут трудиться в соответствии со 2 классом спецоценки, а после обеда становиться «вредниками» с классом 3.2, а также несколько дней находиться в простое по вине работодателя. Без многофункционального инструмента в виде программного обеспечения отдел кадров потратит на такой расчет неприемлемое по современным меркам количество времени.
Новые требования к кадровому делопроизводству в 2022 году
На 2022 год запланированы изменения в области требований к кадровому учету. Некоторые поправки уже вступили в силу с 01.01.2021, а некоторые только планируют ввести. Изменения коснулись:
- Повышения МРОТ до 12 792 рублей.
- Отпусков сотрудников, у которых более трое и более детей в возрасте до 18 лет. Теперь эта категория сотрудников вправе брать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для них время до достижения младшим из детей 14 лет.
Таким образом, организация ведения кадрового делопроизводства – первоочередная задача руководства предприятия. Сделать это довольного легко – наладить кадровое делопроизводство с нуля и избежать распространенных ошибок помогут пошаговые инструкции и перечни обязательных документов. Для рутинных процедур можно использовать унифицированные бланки Госкомстата – это существенно упростит задачу.
Эксперт в сфере кадрового делопроизводства и бухучета. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит»
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.
Организация кадрового учета с нуля пошагово
Организация кадрового учета на предприятии должна проводиться поэтапно.
Этап 1
На этом этапе необходимо изучить основы кадрового учета и нормативные акты, регулирующие процедуру кадрового документооборота. Это поможет избежать ошибок и штрафных санкций за отсутствие документов или их ненадлежащее оформление.
Этап 2
Проведите аудит документов предприятия. Все названия должны совпадать с названием, указанным в уставе фирмы. Ошибкой, по мнению контролирующих органов, станет даже указание сокращенного наименования компании в кадровых документах, если в уставе указано только полное название. Также следует отметить, кто обладает правом подписи локальных нормативных актов и трудовых договоров – исключительно директор или и другие уполномоченные сотрудники.
Этап 3
Сформируйте пакет обязательных кадровых документов.
Этап 4
Проведите проверку правильности оформления кадровых документов на руководителя компании. Все функции директора должны быть отражены в:
- Документе об избрании или назначении.
- Трудовом договоре.
- Приказе о приеме на работу.
- Трудовой книжке.
ВАЖНО! Срок действия трудового договора с директором не должен превышать срок его полномочий как единоличного исполнительного органа, указанного в уставе компании.
Этап 5
На этом этапе следует разработать форму типового трудового договора – основного документа, который будет регулировать отношения с наемными работниками. Его содержание не должно противоречить статье 57 ТК РФ.
Также следует продумать, как в случае необходимости будут вноситься изменения в действующий трудовой договор. Чаще всего для этой цели используются бланки дополнительного соглашения.
Этап 6
Далее необходимо подготовить документы, которые необходимы для приема на работу – приказ о приеме и личная карточка работника. Также следует подготовить документы, необходимые для оформления стандартных процедур, которые связаны с движением персонала – переводов, отпусков, увольнений и др.
Этап 7
Обязательным шагом является организация ведения и хранения трудовых книжек в соответствии с правилами, которые вступили в силу 01.01.2021. С этой даты новые трудовые книжки можно заводить исключительно в формате электронного документа.
Этап 8
Далее следует организовать учет рабочего времени на предприятии. Для этого можно воспользоваться готовой формой табеля учета рабочего времени, или составить свой, с учетом особенностей конкретной компании.
Этап 9
Сформируйте журналы: регистрации трудовых договоров; приказов о приеме; переводе сотрудников; их увольнении; журнал регистрации несчастных случаев на производстве; журнал проверок и др.
Этап 10
Продумайте систему хранения кадровых документов – по видам или отдельным сотрудникам. В конце отчетного периода завершенные кадровые документы необходимо сдать в архив компании. Для того, чтобы не упустить информацию о сроках обязательного хранения, изучите перечень, указанный в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Загрузка...