Размер компенсации необходимо определить локальными нормативными актами организации. Обратите внимание: с суммы указанной компенсации необходимо удержать НДФЛ и начислить страховые взносы (Письмо Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
Учет командировочных расходов
Необходимость направления сотрудника в командировку рано или поздно возникает в любой организации. И вместе с ним перед бухгалтером встает вопрос о том, как правильно учесть командировочные расходы. Разберем подробнее особенности налогового и бухгалтерского учета командировочных затрат, нюансы учета расходов по загранкомандировкам.
Командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ).
В командировку можно направить только штатных сотрудников, то есть тех, с которыми заключены трудовые договоры. При этом не имеет значения, где трудится работник: в офисе или на дому. Служебные поездки внештатников не являются командировками, и расходы по ним принимаются в совершенно ином порядке.
За командированным сотрудником работодатель обязан сохранить рабочее место и средний заработок, а также возместить ему затраты, связанные со служебной поездкой:
К таким затратам относятся билеты на все виды транспорта (кроме такси), комиссия за бронирование билетов, страховка и т. д.). Возможность возмещения расходов на такси определяется работодателем на основании внутренних документов организации.
- Проживание во время командировки.
Возмещению подлежат расходы на проживание в гостинице, частном секторе или в арендованной квартире. А вот порядок принятия к учету таких затрат зависит от наличия у сотрудника первичных документов, подтверждающих факт съема жилья.
Суточные — средства, выделяемые сотруднику на текущие расходы во время командировки. За них работник не должен отчитываться, как по всем остальным расходам. Размер суточных законом не ограничивается, но существует определенный лимит, сверх которого эти выплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Их перечень работодатель определяет самостоятельно в зависимости от типа и продолжительности командировки, должности сотрудника и иных факторов. Состав таких расходов, как правило, включает затраты на такси или аэроэкспресс, мобильную связь, VIP-зал в аэропорту, представительские расходы.
На все указанные выше затраты работодатель выдает сотруднику аванс, за который он обязан будет отчитаться по возвращении из командировки.
Список командировочных расходов, не облагаемых взносами
У работодателей, которые регулярно или эпизодически направляют работников в командировки, может возникнуть вопрос: облагаются ли командировочные НДФЛ и страховыми взносами?
А в рамках этого материала рассмотрим вопросы обложения командировочных расходов страховыми взносами.
Понятие «командировочные расходы» является обобщенным. Оно объединяет разнообразные виды расходов, у каждого из которых свои особенности попадания в базу по взносам или исключения из нее. Поэтому на вопрос, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, однозначного ответа не существует.
Для всех перечисленных расходов, кроме суточных, действует единое правило: они не облагаются взносами, если фактически произведены и документально подтверждены.
Далее расскажем, при каких условиях облагаются страховыми взносами отдельные виды командировочных расходов.
Как показывать суточные в едином расчете по страховым взносам
Всю сумму суточных отразите расчете по страховым взносам по строке 030 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1. Сумма суточных в пределах норматива страховыми взносами не облагается. Поэтому отразите ее по строке 040 подраздела 1.1 приложения 1 к разделу 1. Аналогично отразите по строкам 030 и 040 подраздела 1.2 и по строкам 020 и 030 приложения 2. Таким образом, в облагаемую базу по строке 050 попадет только облагаемая часть суточных.
В подразделе 3.2.1 раздела 3 сумму суточных отразите:
- по строке 210 укажите всю сумму суточных (в пределах норм и сверх норм);
- в строку 220 включите только облагаемую сумму, то есть сверх норм.
Заполнение отчетности
Форма 6-НДФЛ
В 2022 году применялась форма 6-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, этим же приказом был утвержден порядок ее заполнения. С I квартала 2022 года применяется новая форма 6-НДФЛ, которая утверждена Приказом ФНС РФ от 15.10.2022 № ЕД-7-11/753@.
Суточные в пределах норм (не более 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок) в расчете не учитывают, поскольку они не облагаются НДФЛ (см. письма ФНС РФ от 11.04.201 № БС-4-11/6839@, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901). «Сверхнормативные» суточные отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ, поскольку в части превышения лимита они облагаются налогом.
Форма 6-НДФЛ заполняется следующим образом (данный порядок действует в отношении старой формы расчета, то есть за 2022 год).
1. Согласно п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разд. 1:
в строке 020 отражается сумма суточных, которая превышает норматив, – она включается в общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года;
в строке 040 указывается сумма НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с суммы суточных, которая превышает норматив;
в строке 060 – общее количество физлиц, которые получили выплаты, а также суточные;
в строке 070 – общая сумма НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог с суммы суточных в части превышения лимита.
2. В соответствии с п. 4.2 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ в разделе 2 нужно отразить:
в строке 100 «Дата фактического получения дохода» – последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке;
в строке 110 «Дата удержания налога» – дату выплаты дохода, с которого следовало удержать НДФЛ, например день выплаты зарплаты;
в строке 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода, с которого удерживается налог, исчисленный со сверхнормативных суточных;
в строке 130 – сумму суточных, которая превышает норматив без вычитания суммы удержанного НДФЛ;
в строке 140 – сумму НДФЛ, удержанного с суточных, в части превышения лимита.
Расчет по страховым взносам
Форма расчета по страховым взносам и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@.
При заполнении подразд. 1.1 приложения 1 к разд. 1 расчета по страховым взносам (п. 6.5, 6.6, 6.8 Порядка заполнения формы РСВ):
в строке 030 отражается вся сумма суточных;
в строке 040 – суточные в размере, не подлежащем обложению страховыми взносами;
в строке 050 – облагаемая часть суточных.
Аналогично отражаются суммы суточных в строках 030, 040 и 050 подразд. 1.2 приложения 1 к разд. 1 и в строках 020, 030 и 050 приложения 2 к разд. 1 расчета (п. 7.4, 7.5, 7.7, 10.6, 10.7, 10.9 Порядка заполнения формы РСВ).
В подразделе 3.2.1 разд. 3 расчета (п. 21, 22, 23 Порядка заполнения формы РСВ):
в графе 140 отражается вся сумма суточных полностью;
в графе 150 – только облагаемая сумма, выплачиваемая сверх лимитов (если база для исчисления страховых взносов на ОПС не превысила предельную величину). Если суточные выплачены в пределах норм, то графа не заполняется.
Форма 4-ФСС
Форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
В соответствии с п. 7.1 – 7.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС при заполнении таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»:
в строке 1 в соответствующих графах отражаются суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц нарастающим итогом с начала расчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода;
в сроке 2 в соответствующих графах – суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами;
в строке 3 – база для начисления страховых взносов, которая определяется как разница показателей строк (строка 1 – строка 2).
Таким образом, суточные в полном объеме должны указываться по строкам 1 и 2 таблицы 1 и в числе выплат, начисленных в пользу физических лиц, и в числе выплат, не облагаемых страховыми взносами.
От обложения НДФЛ и страховыми взносами на ОПС, ОМС и ВНиМ освобождаются суточные в пределах 700 руб. (при командировке по территории России) и в пределах 2 500 руб. (при загранкомандировке). Суммы свыше указанного лимита должны включаться в налоговую базу по НДФЛ и в базу для начисления страховых взносов. Страховыми взносами по травматизму суточные не облагаются в полном объеме.
В форме 6-НДФЛ отражается сумма суточных, превышающая норматив. В расчете по страховым взносам и расчете по форме 4-ФСС в соответствующих строках отражается как полная сумма суточных, так и сумма суточных, не облагаемая страховыми взносами.
Как подтвердить расходы в командировке
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.
Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.
В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.
Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.
Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).
Суточные возмещаются работнику (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение 749):
- за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
- за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Пример: работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются, даже если эти дни являются для работника выходными по графику.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.
Пример определения суточных при командировках по России
Работник выехал в командировку 6 июня, в воскресенье, а вернулся — 9 июня, в среду. Добирался работник до места командирования поездом. Положением о командировках суточные при командировках по территории РФ определены в размере 500 руб. Работнику следует выплатить суточные за 4 дня в сумме 2 000 руб. (500 х 4), несмотря на то что воскресенье выходной день.
Размер суточных
Организация вправе самостоятельно определить размер суточных, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации, например, в положении о командировках.
Суточные являются нормируемыми расходами с точки зрения налогового законодательства. Если суточные для командировок по территории России выплачены в размере 700 руб., а за границу — в размере 2500 руб., то с сумм, которые свыше, придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не означает, что размер суточных должен быть определен только в этих размерах:
- Пример: можно закрепить суточные 2 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 1 300 руб. (2 000 – 700) придется удержать НДФЛ и начислить с этой суммы страховые взносы. И наоборот: например, суточные для командировок по России определены в размере 500 руб. (то есть менее 700 руб.) за каждый день командировки. В таком случае удерживать с этой суммы НДФЛ и начислять на нее страховые взносы не требуется.
В конце статьи в разделе Шпаргалка скачайте алгоритм и пример расчета среднего заработка за период командировки.
Размеры суточных для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, определены Правительством РФ и составляют:
- 100 руб. в день — при командировках на территории РФ (Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729);
- в иностранной валюте в зависимости от страны командирования — при командировках за рубеж (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).
Нормативные акты: Суточные сверх нормы
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
“Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)” от 05.08.2000 N 117-ФЗ
(ред. от 29.11.2021) При оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации. Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым лицам, находящимся во властном или в административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим (выезжающим) для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ
(ред. от 05.04.2021)
“Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”
(с изм. и доп., вступ. в силу с 26.09.2021) 2. При оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Аналогичный порядок обложения страховыми взносами применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
Выходные дни и суточные
Суточные полагаются работнику за каждый день, проведенный в командировке (п. 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), в том числе:
- за выходные и праздничные дни, если они попали в период командировки;
- дни проезда.
Таким образом, за все дни, проведенные в служебной командировке, полагается начислить и выплатить суточные, даже если на этот период выпал на выходной или праздничный день.
Командировочные расходы сверх норм в РСВ на примере 1С: ЗУП
Ох, и навели мы шумиху предыдущей статьей про отражение в РСВ командировочных расходов в пределах норм. Как показала статистика просмотров многие бухгалтеры об этом не знали. А иногда встречаются ситуации, когда сотруднику начисляются командировочные расходы сверх определенных норм, например, суточные. И встает вопрос: «Как в целях налогообложения правильно отразить их в учете?». Разберем этот вопрос далее.
При отправлении сотрудника в командировку, согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель оплачивает ему суточные. Размер суточных зависит от места командировки и определяется предприятием самостоятельно, закрепив в приказе.
Законодательством РФ установлены следующие нормы суточных в сутки:
• в пределах РФ – 700 руб.;
• за границей РФ – не более 2500 руб.
Суточные в пределах данной нормы не облагаются НДФЛ.
Суточные, выплаченные сверх этих норм, подлежат обложению НДФЛ и взносами на ОПС, ОМС и ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (письма Минфина от 05.06.2017 № 03-04-06/35510, от 16.03.2017 № 03-15-06/15230).
Страховыми взносами на ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются в полной сумме (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Продолжим рассматривать наш пример.
Сотрудник Пастухов А.Ф. направлен в командировку на выставку оборудования «Прогресс» в г. Москва 27-28.08.2022 г. Суточные выплачиваются за 2 суток. Согласно положению о командировках, сотруднику Пастухову А.Ф. дополнительно выплачены суточные свыше нормы в размере 900 руб. за каждый день. Сумма суточных сверх нормы составила 1800 руб. (900 руб. * 2 суток). Отразим это в программе 1С: ЗУП ред. 3.1.
Создадим новое начисление. Порядок действий такой же, как описано выше. Изменим некоторые настройки.
Шаг 1. Данные на закладке «Основное» заполняются аналогично начислению «Командировочные расходы в пределах нормы». Для удобства и наглядности назовем это начисление «Суточные сверх нормы» (вы же можете назвать «Командировочные расходы сверх нормы», делайте как вам удобно).
Шаг 2. На закладке «Налоги, взносы, бухучет» определяем параметры обложения суточных.
НДФЛ – облагается (код дохода 4800 – «Иные доходы»);
Страховые взносы – «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами…».
Выбор варианта обложения страховыми взносами зависит от того, прописаны ли суммы превышения нормы суточных в положении предприятия. Если нет, то выбирается первый вариант, если прописаны – второй вариант.
Сохраните начисление. Перейдем к вводу документа.
Шаг 3. Создайте документ «Доход в натуральной форме» в разделе «Зарплата» – «Натуральные доходы».
Укажите вид дохода – «Суточные сверх нормы», выберите сотрудника и введите сумму.
Программа автоматически установит «Код вычета» и рассчитает НДФЛ.
После данных манипуляций создайте начисление зарплаты и взносов. В этом документе рассчитаются взносы как с основной зарплаты сотрудника, так и с суточных сверх норм.
Посмотрим, как отразится это в расчете по страховым взносам.
Сформируем отчет в разделе «Отчетность, справки» – «1С-Отчетность».
Напомним, что оплата командировочных расходов в пределах норм и сверх норм (облагаемые страховыми взносами и НДФЛ) будут отражены по следующим строкам:
• 030 подраздела 1.1 и подраздела 1.2 Приложения 1 к разделу 1;
• по строке 020 Приложения 2 к разделу 1;
• по строке 140 подраздела 3.2.1 раздела 3.
Откройте раздел 3 отчета.
В строке 140 3 раздела отражена общая сумма суточных, выплаченных сотруднику, а в строке 150 – сумма суточных, облагаемая страховыми взносами.
Подведем итоги
Итак, мы определили следующие важные моменты:
- Лимит по СР устанавливает организация самостоятельно.
- Нормы должны быть закреплены в приказе.
- Если СР в день превышает 700 руб. на поездки по России и 2500 руб. в сутки по заграничным командировкам, то суммы превышения суточных при командировках облагаются страховыми взносами.
- Все командировочные расходы следует включать в отчетность, а именно в РСВ.
Отметим, что если компания не включит расходы по командировкам в отчет РСВ, то налоговики не вправе выписать штраф. Однако это касается только необлагаемых сумм. Также следует заметить, что если фирма не вписала в РСВ необлагаемые командировки, то желательно предоставить корректирующий отчет. Но если корректировка не будет предоставлена, то налоговики не могут оштрафовать компанию, так как налогооблагаемая база не занижена.
ИП на УСН «доходы» хоть и должны вести КУДиР, но вносят в нее (кроме доходов) данные только об одних расходах — уплаченных страховых взносах за себя и наемных работников. Несмотря на это Минфин считает, что упрощенцы на объекте доходы в общем порядке должны составлять первичные документы по командировкам, в том числе по произведенным затратам, включая авансовый отчет (Письмо Минфина России от 30.10.2013 № 03-11-11/46198). Причиной, по мнению финансового ведомства, является то, что для упрощенцев независимо от применяемого объекта, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций.
Суточные в расчете по страховым взносам 2019
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Аналогичным образом следует заполнить строки 030, 040 и 050 подраздела 1.2 приложения № 1 первого раздела. А также строки 020 и 030 приложения № 2 к первому разделу. Такие рекомендации представлены в Письме ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569.
Также информацию придется детализировать в третьем разделе РСВ. А именно, в части 3.2.1 третьего раздела отразите суточные в отчете по страховым взносам следующим образом:
Загрузка...