Отказ от электронной трудовой книжки

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Образец заявления об отказе от трудовой книжки

Как отказаться от электронной трудовой книжки — для этого достаточно написать заявление на имя руководителя компании, где вы сейчас работаете. Последний срок подачи такого отказа — 31.12.2020.

Как отказаться от электронных трудовых книжек – бланк заявления

На работника может вестись:

  • либо только электронная трудовая книжка;
  • либо ЭТК и бумажная трудовая книжка одновременно.

Других вариантов нет. Для работодателя ведение ЭТК – это подготовка и передача отчета о трудовой деятельности работников, что является его обязанностью (ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Данные сведения необходимы для учета и последующего назначения пенсии, когда у гражданина возникнет право на ее получение. Поэтому он не вправе попросить не вести на него ЭТК.

До 30 июня 2022 года работодателям предстоит уведомить каждого подчиненного о необходимости определиться, хочет ли он, чтобы его трудовая книжка велась на бумажном носителе после наступления 2022 года.

Образец заявления об отказе электронной трудовой книжки работнику не понадобится. Сотрудник может письменно попросить или о ведении ЭТК, или о ведении бумажного документа (параллельно с электронным). Любое его решение, которое он должен принять до истечения 2022 года, вносится в форму СЗВ-ТД и передается в ПФР.

Если работник желает отказаться от ведения трудовой книжки только в электронном виде (то есть, сохранить бумажную форму), он пишет заявление примерно следующего содержания:

Генеральном директору ООО «Саманта»

Германову Ю.П.

От старшего менеджера отдела персонала

Светловой Татьяны Адамовны

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном бланке, хранящемся в отделе кадров, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ.

12.05.2020 Светлова

По умолчанию, то есть, если работник никакого заявления не напишет, работодателю придется и дальше вести его трудовую книжку на бумажном бланке. Минтруд в письме № 14-2/В-136 от 10.02.2022 не сильно прояснил, в чем разница между «молчунами» и теми, кто напишет заявление на отказ от электронной трудовой книжки, точнее, о продолжении ведения бумажной ТК. Исходя из разъяснений ведомства, если от сотрудника поступит заявление с вышеуказанным содержанием, то и все последующие работодатели должны исполнить волю нового члена коллектива и вести его ТК традиционным «бумажным» способом. «Молчунам» бумажную ТК продолжат заполнять на нынешнем месте работы, но как считают эксперты, и когда они его сменят, новый работодатель, также обязан будет вести этот документ в общем порядке. Это следует из п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ, поскольку подача заявления – право работника, а не его обязанность.

Читайте также:
Может ЛРО требовать новую медицинскую справку?

При подаче заявления с просьбой вести бумажную трудовую книжку сотрудник вправе в дальнейшем изменить свое решение и полностью от нее отказаться (п. 5. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Но тем, кто заявит о желании перейти полностью на ЭТК, обратной дороги не будет – они больше не смогут передумать и попросить вновь заполнять их ТК на обычном бланке.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Работник меняет решение — что делать работодателю

Разберем ситуации, как действовать работодателю, если работник вначале принял одно решение о ведении трудовой книжки, а затем поменял на другое.

Ситуация 1: может ли работник перейти на электронный способ, если ранее он написал отказ от перехода на электронную трудовую книжку?

Да, работник сможет выбрать электронный способ, если ранее подал заявление о сохранении бумажной книжки, а затем изменил свое решение. Об этом сказано в п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ.

Все необходимые в работе нормативно-правовые акты представлены в К+. Изучайте и просматривайте их, получив пробный доступ к системе.

Ситуация 2: можно ли отказаться от электронной трудовой, если ранее работник выбрал ее?

Нет, работник уже не сможет отказаться от электронной трудовой. Возможность в дальнейшем вернуться к бумажному варианту трудовой законодательством не предусмотрена.

Полностью отказаться от электронной трудовой нельзя. Работодатель обязан подавать сведения на работников в ПФР при наступлении определенного события, например при приеме на работу, увольнении, переводе. Все эти события приведены нами в статье. Таким образом, в ПФР формируются сведения о стаже работающих людей в электронном формате. У работника есть право выбора, сохранить бумажную версию трудовой или отказаться от нее. В первом случае сведения о работнике пойдут в Пенсионный фонд, но работодатель продолжит вносить записи и в бумажный формуляр. Во втором случае бумажную трудовую работодатель вернет работнику с последней записью о том, что работник выбрал вариант в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ; сведения о трудовой деятельности работника будут формироваться исключительно в электронном варианте.

Читайте также:
Сделать рефинансирование в втб банке

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ

Пример заявления 216.1 КБ

Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

15 коротких ответов ПФР про электронные трудовые книжки

С 1 января 2022 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2022 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2022 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2022 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2022 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

Читайте также:
Ветеран труда в Московской области в 2022 году

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2022 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2022 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2022 году.

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2022 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

Работодатель обязан в день увольнения выдать форму СТД-Р. Если работник не явился, то её надо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Ответственность за невыдачу формы такая же, как за невыдачу бумажной трудовой книжки.

Читайте также:
Как создать свой бренд одежды с нуля

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2022 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

Да, в срок до 15 февраля 2022 года надо отправить в ПФР форму СЗВ-ТД с последней кадровой записью до 1 января 2022 года.

Привет, Гость! У «Клерка» новый курс!

(ФСБУ 5/2019, ФСБУ 25/2018, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 6/2020, ФСБУ 27/2021.)

Успейте записаться, пока есть места! Обучение онлайн 1 месяц. Старт курса уже 15 февраля, программа здесь.

Как оформить последнюю запись в трудовой книжке при выдаче ее работнику на руки?

При выдаче трудовой книжки на руки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (то есть о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности) (п. 3 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ).

Читайте также:
Пенсионный фонд в Саранске

Порядок внесения такой записи описан в Письме Минтруда РФ от 12.02.2022 № 14‑2/В-150. Согласно ему:

1) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

2) в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

3) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона
от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ)»;

4) в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

С учетом изложенного документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является соответствующее заявление работника.

Помимо записи в трудовой книжке, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)». Работник расписывается в получении трудовой книжки.

Нужно ли заверять запись в трудовой книжке о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности?

Да, нужно. Такая запись заверяется аналогичным образом, как и записи, внесенные в трудовую книжку при увольнении работника. Об этом сообщается в Письме Минтруда РФ от 16.03.2022 № 14‑2/В-267.

С учетом положений п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, записи в трудовой книжке заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

[1] Федеральный закон от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Читайте также:
Компенсация за отказ от бесплатных лекарств в 2022 году

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Электронные трудовые книжки 2022: нормативная база

Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2022 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

  • В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
  • В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
  • В КоАП РФ, где с 2022 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

  • не нужно будет приобретать и хранить бланки;
  • отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
  • сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;
  • не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.
Читайте также:
Расчет зарплаты в часах - особенности процедуры

Посмотрите образец заверения копии трудовой книжки, который подготовили эксперты КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.

  • получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
  • избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
  • использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
  • дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Если работодатель настаивает на ЭТК

blank

Некоторые работодатели пытаются в принудительном порядке перевести сотрудников на электронную форму ведения трудовых. Это объясняется тем, что использование ЭТК уменьшает количество бумаг и облегчает работу сотрудника кадровой службы, которому не придется вести сразу две трудовых – электронную и бумажную.

Однако важно помнить, что у работодателя нет права принуждать гражданина к выбору именно электронного варианта трудовой, такой перевод осуществляется только в добровольном порядке. Использование ЭТК является обязательным только для работодателей.

Читайте также:
Приказ о заработной плате — образец оформления

Если договориться с руководством мирным путем не удается, у работника есть право на обращение в трудовую инспекцию с жалобой, но по возможности лучше постараться избежать открытого конфликта и найти компромисс, который устроит обе стороны.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция. Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Как уведомить работодателя о своем отказе?

В соответствии с положениями законодательства, сотрудники должны быть уведомлены о том, что трудовые книжки заменяются на электронные, до июля 2022 года. После такого уведомления у граждан есть право на подачу заявления об отказе от ЭТК.

Важно! Для граждан, которые начнут свою трудовую деятельность после 31.12.2022 г., использование новой электронной системы будет обязательным. С 01.01.2022 г. бумажные трудовые книжки работодатели оформлять перестанут.

Законодательство не предусматривает установленной формы для заявления об отказе от ЭТК. Составление документа осуществляется в свободной форме, подается он в письменном виде. Отказ должен быть направлен руководству до 31.12.2022 включительно.

Важно! В случае отсутствия ответа от сотрудника в форме согласия или отказа до установленного срока, на работодателя возлагается обязанность по продолжению ведения бумажной трудовой до тех пор, пока от гражданина не поступит заявление о переходе на ЭТК.

Возможность направить заявление после истечения установленного срока предоставляется женщинам в декретном отпуске, гражданам, находившемся на больничном, и тем, кто к моменту истечения срока не имел официальной работы, но имел на руках бумажную трудовую.

Следует учитывать, что выбрав ведение трудовой на электронном носителе, гражданин уже не сможет перейти обратно на бумажную.

Отказ может быть передан работодателю или кадровику лично, под роспись. В этом случае гражданин может быть точно уверен, что документ был получен адресатом. При этом следует составить документ в 2-х экземплярах, второй должен остаться у заявителя, а принявший его сотрудник должен проставить на нем отметку о получении и расписаться.

Читайте также:
Как уменьшить налог с продажи квартиры

Также возможна передача заявления посредством почтовой связи путем отправки заказного письма с уведомлением и описью вложения. При этом на конверте требуется указание того адреса работодателя, который внесен в ЕГРЮЛ. В случае несовпадения этого адреса с фактическим, следует направлять письмо по обоим адресам.

Для поиска официального адреса можно зайти на сайт налоговой службы и воспользоваться электронным сервисом «Проверь себя и контрагента».

Ссылка на основную публикацию