Перед отправкой работника в служебную поездку ему выдаются авансовые денежные средства на расходы. При ее аннулировании все финансы должны быть возвращены в кассу организации. Пункт 11 письма ЦБ РФ регламентирует срок — 3 рабочих дня с даты распоряжения.
Оформление приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом + образец
В период коронавируса работодателям рекомендуется отменить все служебные командировки как за границу, так по территории РФ — об отмене поездки составляется приказ.
Правильное оформление данной процедуры позволит грамотно учесть расходы с точки зрения налогообложения.
Как отменить командировку
Просто так решить, что командировка не состоится, недостаточно. Проделайте несколько шагов.
Шаг 1 — определитесь с причиной отмены
Если компания отказалась от направления работника в командировку из-за введенного локдауна, то в приказе можно сослаться на Указ Президента России от 20.10.2022 № 595, а также на решения региональных властей. Так, например, в Москве нерабочие дни объявлены Указом Мэра Москвы от 21.10.2022 № 62-УМ, а в Московской области — Постановлением Губернатора Подмосковья от 21.10.2022 № 387-ПГ.
Также раньше федерального локдаун начался в Самарской, Нижегородской, Новгородской, Воронежской, Курской областях и Пермском крае. Если поездка планировалась в один из этих восьми регионов, выясните детали ограничений в субъекте, на них также можно сослаться в приказе.
Шаг 2 — издайте приказ
Приказ (распоряжение) подготовьте по принятому в компании шаблону. Зарегистрируйте подписанный руководителем документ в журнале приказов по личному составу, присвоив номер.
Образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом Скачать
Шаг 3 — попробуйте вернуть потраченные деньги
Например, заранее могут быть оплачены билеты, страховка, проживание. Для контроля и оперативности принимаемых мер назначьте ответственного.
Шаг 4 — уведомьте работника о срыве командировки
Шаг очень важен, дабы не осведомленный работник не поехал по запланированному маршруту, тем самым подвергнув себя риску и понеся расходы, которых можно было избежать.
Если командируемый работает удаленно, без посещения офиса, сообщить об отмене поездки можно направив фото или скан приказа на электронную почту или по любому удобному электронному каналу связи. Лучше уведомление отправить с корпоративного адреса, аккаунта или номера телефона. Вместе с тем затребуйте ответное фото с подписью в приказе в знак ознакомления.
Шаг 5 — «подбейте» расчеты с командируемым
Если заранее сотруднику не выплачены ни суточные, ни какие-либо другие средства на расходы в командировки, то и возвращать ничего не придется. Когда командировочные расходы были перечислены на карту работника или выданы из кассы заблаговременно, потребуйте возврата в сроки, установленные локальными актами для расчетов с подотчетными лицами.
Ответы на другие вопросы о командировании сотрудников в период пандемии вы найдете в материале «Командировки во время коронавируса».
Зачем нужен приказ
Казалось бы, чего проще: отменить командировку. Некоторые работники предприятий действительно полагают, что для этого достаточно устного распоряжения руководителя организации, но это не совсем так. Дело в том, что любое действие, происходящее внутри компании, всегда строго регламентируется различного рода документацией. Служебные поездки – не исключение.
Если высшее должностное лицо организации решает направить в командировку кого-либо из подчиненных, об этом издается соответствующий приказ. На основе него в дальнейшем оформляются всевозможные командировочные бумаги, проводятся бухгалтерские и кадровые операции и т.п. Точно также, в случае, если внезапно принимается решение об отмене поездки, должно быть выпущено новое распоряжение, которое запустит внутри предприятия нужный процесс.
Последствием приказа обычно становится аннулирование ранее выписанных документов (командировочных удостоверений, пропусков, направлений и т.п.), сдача билетов, выданных на командировку денежных средств и пр.
Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа
Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.
Это положение может регламентировать:
- порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
- порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
- действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.
Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье «Положение о служебных командировках — образец-2021».
Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.
Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.
Приказы, отменяющие служебные выездные поручения, считаются документами по персоналу. Поэтому, они обязаны храниться после опубликования и ознакомления с ними отмеченных лиц, в папке с аналогичными документами на протяжении периода, установленного во внутриведомственных положениях компании, или в течение времени, установленного законодательными нормами РФ.
При этом, обычное время хранения распоряжений по персоналу на предприятии равно 5-ти годам (ст. 434 списка Росархива). Документы, прикрепленные к приказу, отменяющему командировку, сохраняются в архиве учреждения столько же времени, сколько и сам приказ.
После утери актуальности такого приказа, допускается передача его в центральный архив или уничтожение, соблюдая процедуру, установленную законодательством РФ.
В центральном архиве, согласно ст. 434 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 года, документы по персоналу обязаны храниться на протяжении 75 лет, если они зарегистрированы до 01.01.2003 года и 50 лет – если такие документы оформлены после указанной даты.
Возврат расходов
Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.
Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя.
Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов.
Как перенести командировку на другие даты
Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают командировку невозможной именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести запланированную командировку на другое время.
Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. По логике, процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.
Руководитель командированного должен составить служебную записку и указать в ней причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать.
Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.
Нужно ли указывать в приказе причине отмены командировки
Причинами переноса оформленной служебной поездки могут служить:
- отсутствие актуальности или срочной необходимости;
- перенос дат;
- болезнь работника, незапланированный отпуск или отгул;
- чрезвычайные ситуации;
- другие непредвиденные обстоятельства.
В приказе обязательно приводится ссылка на документ, на основании которого отменяется поездка, а также кратко описывается причина.
Приказ об отмене командировки
Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.
Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.
В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.
Алгоритм отзыва из командировки
Как правило, докладную записку на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки составляет непосредственный руководитель командированного работника. В докладной записке, на наш взгляд, следует указать причину, по которой работника надо отозвать из командировки. Это связано с тем, что именно она является основанием для издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения).
Законодательство не содержит форм документов по оформлению отзыва работника из командировки. Поэтому представляется, что при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Но следует помнить, что содержание такой докладной записки будет прямо противоположным.
Докладную записку непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет руководителю организации. Сделать это он может лично, а также через секретаря.
На заметку
Докладные записки подлежат регистрации .
Получаем резолюцию руководителя организации
Резолюция представляет собой письменное указание руководителя организации о порядке исполнения или использования документа .
Реквизит «Резолюция» оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом и включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения .
Таким образом, в резолюции на докладной записке должны быть указаны сведения:
— о лице, ответственном за исполнение поручения;
— содержании поручения. В частности, в качестве поручения может быть указано, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника из командировки;
— сроке исполнения поручения. К примеру, когда необходимо подготовить соответствующий документ.
Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем организации и датирована .
Подготовить приказ об отзыве из командировки Королева П.С. 04.04.2019.
Подпись руководителя организации
Пример формулировки резолюции на докладной записке об отзыве работника из командировки:
Издаем приказ
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) (далее — приказ) нанимателя . Представляется, что и досрочное окончание командировки (отзыв из нее) должно быть оформлено аналогичным образом, т.е. приказом. Вместе с тем ни обязательной, ни рекомендованной формы приказа об отзыве из командировки (о досрочном окончании служебной командировки) нет. На наш взгляд, для издания такого приказа, можно воспользоваться рекомендованной формой приказа о командировании.
В приказе об отзыве из командировки отражают, в частности, следующие сведения:
— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;
— причину досрочного окончания командировки;
— дату отзыва из командировки (досрочного ее окончания).
«В связи с досрочным завершением пусконаладочных работ в ООО «Станок» (г. Брест), осуществляемых на основании приказа о командировании от 25.03.2019 N 19-л,
КОРОЛЕВА Петра Сергеевича, инженера по наладке и испытаниям производственного отдела, из служебной командировки (г. Брест) 04.04.2019.
Также в приказе необходимо указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов (если контроль не будет осуществлять сам руководитель организации) .
Обратите внимание!
Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, по нашему мнению, неправильно. Ведь работник выполнил поручение нанимателя, причем сделал это досрочно. Вместе с тем издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки, представляется возможным. Однако это может быть затруднительным. Ведь соответствующие корректировки понадобится внести в командировочное удостоверение и задание на командировку, если они работнику выдавались . А они находятся у работника, который пребывает в месте командировки.
Регистрируем приказ
Приказ об отзыве из командировки по аналогии с приказом о командировании необходимо относить к приказам по личному составу.
Такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения. От сроков хранения зависит и литера, которая добавляется к регистрационному номеру приказа . Приказы о командировании могут входить как в одну группу, так и в другую: это зависит от продолжительности командировки (см. схему).
———————————
После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет.
Полагаем, что сроки хранения и, следовательно, добавление литер должны распространяться и на приказы об отзыве из командировки. То есть сроки их хранения, указание литеры «к» или «л» будут зависеть от того, из какой по продолжительности командировки отзывается работник соответствующим приказом.
Пример
Ситуация 1. Работница направлена в командировку из г. Минска в г. Могилев на четыре дня. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «л». Срок хранения такого приказа — 3 года.
Ситуация 2. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву на полтора месяца. К регистрационному номеру и приказа о командировании, и приказа об отзыве из командировки добавляется литера «к». Срок хранения этого приказа — 75 лет.
Извещаем работника об отзыве из командировки и ознакомляем его с приказом
Так как процедура отзыва работника из командировки законодательством не закреплена, правил о том, в каком порядке и в какой форме уведомлять работника об отзыве из командировки, тоже нет. Полагаем, сообщить работнику об этом наниматель может одним из следующих способов:
— письменно (например, направить телеграмму, письмо на электронную почту работника);
— устно (например, по телефону).
Условия и порядок отзыва работника из командировки, в том числе в части его уведомления о досрочном окончании командировки, нанимателю целесообразно определить в Положении о служебных командировках.
Законодательство о труде не содержит правил и о том, каким образом и в какой срок работник должен быть ознакомлен с приказом об отзыве из командировки. Поскольку в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом возможно в устной форме по телефону. А под подпись — после возвращения работника из командировки и выхода на место его постоянной работы. Это также желательно закрепить в Положении о служебных командировках.
Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги
После возвращения из командировки работник должен :
— представить в бухгалтерию отчет о расходовании аванса (далее — авансовый отчет) с приложенными к нему документами, подтверждающими совершенные в командировке расходы.
На заметку
Авансовый отчет является первичным учетным документом. Наниматель самостоятельно разрабатывает и утверждает его форму с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам ;
— вернуть неиспользованные суммы аванса (в те же сроки, которые установлены для представления авансового отчета).
Сроки представления авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса наглядно представлены в таблице:
Обратите внимание!
С 01.06.2019 устанавливается единый срок представления работником авансового отчета и возврата неиспользованных сумм аванса независимо от способа выдачи ему денежных средств на расходы, связанные с командировкой (наличными либо путем перечисления на личную или корпоративную карточку), и вида служебной командировки (по Беларуси или за границу) — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия .
Специальных сроков представления авансового отчета и возврата неизрасходованного аванса в случае отзыва из командировки законодательство не содержит. Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Поэтому подать в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги работник, на наш взгляд, должен в сроки, указанные выше.
На заметку
Как правило, авансовый отчет представляется лично работником на бумажном носителе. Вместе с тем работник вправе выслать его по почте в виде регистрируемого почтового отправления, а при наличии возможности посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе .
С 01.06.2019 авансовый отчет также можно будет представить посредством электронной почты .
Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его
Работник бухгалтерии проверяет содержащиеся в авансовом отчете данные. При командировке за границу авансовый отчет должен быть составлен в валюте произведенных операций .
На заметку
По желанию командированного работника наниматель обязан ознакомить его с порядком составления авансового отчета .
Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета .
Затем, как правило, проверенный авансовый отчет работник бухгалтерии представляет на утверждение руководителю организации.
Обратите внимание!
Документ может утверждаться двумя способами :
— посредством проставления должностным лицом (как правило, руководителем организации) в грифе утверждения собственноручной подписи или
— издания распорядительного документа (приказа, распоряжения).
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.
На практике утверждение авансового отчета обычно производится первым способом.
В этом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. День месяца в дате утверждения проставляется руководителем организации, утвердившим авансовый отчет. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств .
Пример
Директор ООО «Прибор»
Принимаем отчет о результатах командировки
Целью командировки является выполнение поручения нанимателя. Поэтому вернувшийся из командировки работник, как правило, докладывает о ее результатах. Он может сделать это одним из следующих способов:
— письменно, если в организации предусмотрена подготовка письменного отчета о выполнении задания.
Обратите внимание!
Срок представления такого отчета и порядок его оформления определяются нанимателем самостоятельно, если иное не установлено законодательством ;
На заметку
Следует различать:
— отчет о результатах командировки, который информирует о выполнении задания;
— авансовый отчет, содержащий сведения о расходовании полученных денежных средств.
Кроме того, если в организации ведется журнал учета работников, выбывающих в командировки, то в нем необходимо указать день фактического прибытия работника из командировки, а также, по нашему мнению, номер и дату приказа об отзыве из командировки, поскольку работник возвращается из нее досрочно.
Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. Тогда отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.
Напомним, что законодательство не обязывает нанимателей вести указанные журналы, а также выдавать командировочные удостоверения .
В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть эти расходы все равно можно считать расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.
Загрузка...