Закрывающие документы

Данный расчёт производится автоматически нашей системой. Иногда сумма за месяц может не совпадать с результатом по формуле на несколько рублей. Однако в конечном итоге закрывающие документы будут предоставлены на всю оплаченную сумму.

В каких случаях оформлять УПД, а в каких —

Один УПД — универсальный передаточный документ — заменяет собой два документа.

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.

Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом

В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.

Документ, подтверждающий оплату услуг наличными

Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:

Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме.
Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.

Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:

Расходно-кассовый ордер на выдачу денег представителю организации.
Кассовая книга, в которой вы указываете, что передали сотруднику наличные.
Чек или другой документ, выданный исполнителем.
Авансовый отчет.
Документы бухгалтерского учета.

В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.

Как получить оригиналы закрывающих документов повторно

По умолчанию мы отправляем закрывающие документы по мере их формирования на почтовый адрес организации, указанный в Контактах владельца аккаунта. Если указан неверный почтовый адрес, закрывающие документы могут не дойти до адресата. В таком случае документы будут возвращены обратно на почтовый адрес нашей организации. На ваш контактный email поступит соответствующее сообщение.

Если вы не получили оригиналы документов из-за неверного почтового адреса, измените ваш адрес на корректный в Контактах владельца аккаунта и закажите повторную отправку документов по одной из инструкций ниже.

Повторная отправка Почтой России является платной услугой. Её стоимость составляет 200 рублей. Для заказа выполните следующие шаги:

Во вкладке «Закрывающие документы (УПД)» нажмите Отправить повторно:

Отметьте галочкой нужные документы и нажмите Оплатить:

Готово, после формирования заявки оригиналы документов будут отправлены на ваш почтовый адрес в течение недели.

Повторная отправка закрывающих документов по ЭДО является бесплатной услугой. Для заказа выполните следующие шаги:

Настройте обмен оригиналами закрывающих документов через систему электронного документооборота (ЭДО).

Готово, вы получите оригиналы закрывающих документов в течение суток.

Еще один бесплатный способ повторного получения закрывающих документов — лично в московском офисе. Для заказа выполните следующие шаги:

Готово, заберите документы в московском офисе REG.RU в течение двух недель с момента подготовки документов, сообщив менеджеру ИНН и наименование организации.

Адрес офиса: г. Москва, Ходынский бульвар, дом 20А. (станция метро «ЦСКА»). Режим работы: с 9:00 до 18:00 в будние дни.

Адрес офиса в Москве

Интеграция с 1С бухгалтерией

Мы предоставляем модуль для интеграции с 1С бухгалтерией. Подробности читайте в этой инструкции.

Для того, чтобы в 1С завести авиабилет необходимо перейти в раздел «Банк и касса» — «Учет денежных документов» — «Поступление денежных документов». Далее создать новый документ на поступление (его входящий номер будет совпадать с номером акта, который получен от нас), в нем создать новый номенклатурный элемент — билет, который купили. На данном этапе выделять НДС в этом документе не потребуется. Далее, в момент, когда билет передается сотруднику в программе создается новый документ «Выдача денежных документов» — здесь вы со счета 50,03 списываете всю сумму билета с НДС на счет 71 на конкретного сотрудника.

То есть в момент постановки билета на учет выделять НДС с него, а тем более принимать его к вычету, не требуется. Выделить сумму НДС в билете и принять его к вычету можно с помощью документа «Авансовый отчет», который будет создан после возвращения сотрудника из командировки. В теле этого документа необходимо будет указать информацию о счете-фактуре: ее номер и сумма указываются из маршрутной квитанции, а также информацию о перевозчике, которую берем оттуда же. (Обращаю внимание: в информации о счете-фактуре указываете не поставщика, не нас! А перевозчика.)

Таким образом, ни на каком этапе учета авиабилета не требуется заводить наш акт с выделением в нем НДС, указанного в авиабилете.

Физлицо. Просто физлицо

А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.

Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.

Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.

Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.
Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.
В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.

Вот что рассказывают наши клиенты:

«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,

— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.

«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,

— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.

Любую сделку сопровождают четыре типа документов

Документы о предварительной договорённости, условиях сделки (договор, счёт, счёт-договор).
Закрывающие документы, подтверждающие совершение сделки (накладные, акты).
Документы об оплате (платёжное поручение, квитанция, чек ККМ).
Дополнительные документы, которые могут потребоваться, к примеру, в связи с уточнением или изменением условий изначальной сделки (дополнительное соглашение и др.).

Самыми главными и обязательными условиями сделки являются оформление и оплата.

Для того, чтобы оформить сделку, существуют следующие виды документов:

Договор. Составляется в двух экземплярах для каждой из сторон и содержит подписи и печати сторон. В базе сервиса “Моё дело” вы найдете готовые шаблоны договоров для разных видов сделок.
Счёт. Оформлять его на бумаге не обязательно. Можно отправить клиенту счёт по электронной почте, не распечатывая и не делая скан-копию. Подпись и печать на счёте не обязательны (их можно наложить рисунками).
Счёт-договор. Этот документ совмещает в себе функции счета и договора. Он содержит информацию о количестве товара, цене, условия поставки.

Следует помнить, что сделка вполне может быть осуществлена и без договора. Выставление перечисленных документов остается на усмотрение сторон, в зависимости от сложности сделки, длительности, объема и доверия.

Предварительная договоренность с клиентом может иметь абсолютно любую форму. Но именно в договоре вы сможете предусмотреть все нюансы, санкции за невыполнение условий сделки.

Подписанный в двустороннем порядке договор, позволит вам требовать от контрагента (в том числе через суд) выполнения своих обязательств, возмещения ущерба и др. Устная договорённость, выдача обычного счёта на оплату не позволит предъявить контрагенту какие-либо претензии в случае необходимости.

Что такое первичные документы?

Факт перехода права собственности на товар от одной компании к другой или к физлицу подтверждается специальным документом. Такой документ называется «первичным», потому что он подтверждает, что вы действительно купили/продали товар или оказали услугу — это исходный момент при расчёте налогов.

Многие предприниматели привыкли считать, что у них есть расходы, если они заплатили с расчётного счёта. Но для налоговой это не так: по закону расходы у вас появляются не тогда, когда вы отправили деньги, а тогда, когда подписали с поставщиком соответствующий акт.

Поэтому бухгалтеру и нужны от предпринимателя первичные документы, или «закрывашки». Они важны и для налогов, и для отчётности. Особенно важны те, которые подтверждают расходы. Обычно, чем их больше, тем меньше налог.

Календарь бухгалтера на февраль 2022

Смотрите полный перечень обязательных дел бухгалтера на февраль 2022 года. Сроки сдачи отчетности и сроки уплаты налогов (взносов) в таблице.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

3 комментария

Не могли бы объяснить: если ИП (на ЕНВД, без сотрудников) оказывает транспортные услуги другому ИП, обязательно ли между ними заключать договор в письменной форме или достаточно оформленных актов выполненных работ с приложением ТТН? Будет ли в целях определения лимита по расчетам наличными каждый акт считаться отдельным договором?

Здравствуйте! Между ИП заключен договор на оказание услуг. Вправе ли заказчик оплачивать оказываемые услуги наличным образом (минуя банк)?

Здравствуйте! Помогите разобраться . Ип на патенте, осуществляет грузоперевозку для частного лица . Какие документы должен предоставить заказчику? Кассового аппарата нет, обычно работает по безналу .