Кассовые аппараты. Как выбрать

Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это кассовые аппараты, которые осуществляют кассовые операции и передают данные по ним в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД). За счет своей функции передачи фискальных документов в режиме онлайн, контрольно-кассовую технику стали называть онлайн-кассами.

Инструкция: как выбрать онлайн-кассу

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Онлайн-касса – новый «мастхэв» для предпринимателей-2018. У этой новинки контрольно-кассовой техники нет аналогов, которые применялись бы ранее. Поэтому индивидуальные предприниматели озадачены вопросом: как выбрать этот необходимый инструмент, желательно, чтобы не переплачивать, на что обратить внимание. Практически все они в этом вопросе не имеют опыта, являются новичками. Попробуем помочь.

Что необходимо учесть при выборе ККМ?

1. Вид торговли – мобильная либо стационарная. Современные компании, осуществляющие мобильную (нестационарную) торговлю, в своей работе используют услуги курьеров, принимающих от клиентов оплату по карте либо наличными. Согласно отечественному законодательству, они при получении денег от клиента должны выбивать чек. Для этого курьеру необходима мобильная касса. Компании, занимающиеся стационарной торговлей, не нуждаются в использовании мобильных решений. Для работы такая организация можете приобрести стандартную стационарную кассу.
2. Наличие у аппарата бесперебойного источника энергоснабжения. Большинство стационарных моделей не имеют никаких резервных источников электропитания. В случае отключения электричества такая касса может просто заблокироваться. Решить данную проблему позволяет приобретение устройства с аккумулятором либо покупка резервного мини-аппарата, который можно использовать в форс-мажорных случаях.
3. Количество покупателей. При выборе кассы также следует учитывать объем потока покупателей в магазине. Например, в небольших магазинах, торгующих одеждой или обувью, в час совершает покупку обычно всего несколько покупателей. Такому магазину нет смысла приобретать высокопроизводительный аппарат, быстро печатающий чеки. Такие устройства требуются продовольственным магазинам и супермаркетам, в которых ежедневно бывает большое количество покупателей.
4. Количество места на прилавке. Выбирая ККТ, учитывайте, каким образом у вашей компании организовано пространство в месте продаж. При дефиците места на прилавке стоит отдать предпочтение компактному аппарату.
5. Большой или маленький ассортимент товаров. Если в вашем магазине имеется множество товарных позиций, вам лучше приобрести устройство, позволяющее быстро выбрать нужные из них. Если же позиций у компании мало (например, она не торгует товаром, а предоставляет определенные услуги клиентам), ей вполне подойдет аппарат попроще, имеющий более низкую стоимость.
6. Длина названий услуг и товаров. Если наименования услуг либо товаров, предлагаемых вашей компанией, имеют большую длину, вам необходим принтер с широкой лентой, позволяющий помещать название в одну строку, благодаря чему лента будет расходоваться более экономно.
7. Стоимость. Цена разных моделей кассовой техники, представленной в продаже на современном рынке, существенно различается, поэтому при выборе подходящей модели необходимо учитывать имеющийся бюджет.
8. Возможность подключения дополнительных устройств. Даже если в магазине пока не используются электронные весы либо отсутствует специальный сканер штрих-кодов, желательно предусмотреть возможность их применения в дальнейшем. Это избавит вас от необходимости приобретать впоследствии новый кассовый аппарат.
9. Количество сотрудников. Для ведения учета по каждому работнику магазина желательно приобретать полноценные POS-системы, которые дают возможность сменить пользователя.
10. Форму собственности и используемый вид налогообложения.

После покупки ККМ необходимо выбрать оператора фискальных данных и затем зарегистрировать в налоговой службе приобретенную онлайн-кассу. Зарегистрировать ККМ в налоговой можно разными способами. Можно загрузить соответствующие документы через интернет либо передать их представителям налоговой службы лично. Также можно отправить документы по почте или передать их через своего представителя, имеющего на руках нотариально заверенную доверенность.

Процесс постановки на налоговый учет любого кассового аппарата является бесплатным и обязательным. С вас никто не вправе требовать оплаты процесса регистрации ККТ. Платными могут быть только посреднические услуги. При желании, вы можете оплатить услуги представителей ОФД либо ЦТО, которые зарегистрируют кассовую технику за вас. Однако при желании вы можете сэкономить, сделав все самостоятельно.

Легче и быстрее всего осуществить процесс регистрации кассового аппарата через интернет. Это делается в личном кабинете, который каждый налогоплательщик может завести на портале nalog.ru. Для регистрации не нужно собирать справки или заполнять какие-либо бумажные документы. От вас также не потребуется нести в налоговую службу регистрируемый кассовый аппарат, чтобы предъявить технику налоговикам. Для регистрации достаточно просто ввести актуальные данные в соответствующую онлайн-форму.

Перед тем, как приступать к процессу регистрации нового либо модернизированного кассового оборудования, необходимо выполнить следующие действия:

• отыскать в документах номера фискального накопителя и касса, убедиться, что они присутствуют в перечне ККТ, утвержденной для использования в ФНС;
• заключить с одной из отечественных компаний ОФД письменное соглашение на оказание услуг;
• оформить электронную подпись, которую можно будет использовать для осуществления документооборота через официальный сайт отечественной налоговой службы.

Процесс регистрации кассового аппарата на портале ФНС включает в себя следующие действия:

1. На официальном сайте ФНС необходимо заполнить соответствующее заявление и подписать КЭП. При составлении заявления указываются параметры ККТ – серийный номер кассы, а также номер фискального накопителя.
2. Представители налоговой службы проверяют указанные в заявлении сведения.
3. В случае успешной проверки ККТ присваивают уникальный регистрационный номер.
4. После этого владелец ККТ осуществляет фискализацию кассовой техники, в ходе которой вводит следующие данные: выданный налоговой службой регистрационный номер, данные пользователь ККТ и ОФД. Делать это следует очень внимательно, поскольку в случае ошибки может потребоваться замена фискального накопителя.
5. Актуальные параметры фискализации (ФПД либо ФП) передаются через портал налоговой службы, либо вводятся на сайте оператора фискальных данных.
6. Проводится проверка ФП, позволяющая определить правильность функционирования фискального накопителя.
7. ФНС выдает карточки регистрации ККМ в электронном виде.

На какие характеристики стоит обратить внимание при выборе онлайн-кассы

Чтобы не ошибиться в выборе оборудования, необходимо оценить потребности вашего бизнеса. Тогда вы с легкостью поймете, какими характеристиками должен обладать кассовый аппарат

Если ваш бизнес подразумевает вынос кассового аппарата за пределы помещения, использование его в транспорте или помещении без розеток, то оборудование должно работать без постоянного питания от встроенного аккумулятора. Это касается и помещений с частым перебоями подачи электроэнергии.

Мобильные кассы подключаются к интернет через wi-fi или сим-карту. Есть модели касс, которые могут работать автономно, если пропал интернет. При возобновлении связи вся информация автоматически передается в ОФД.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.

эксперт сервиса Контур.Маркет

Если в магазине мало места, курьеры принимают оплату на выезде или надо рассчитывать гостя прямо за столиком, удобно пользоваться мобильными кассами, например MSPOS-K или MSPOS-E-Ф. По размеру они чуть больше смартфона, в них можно вставлять сим-карту для мобильного интернета или подключаться к Wi-Fi. Для менее активного бизнеса можно купить фискальный регистратор, например Атол 25Ф, и подключить его к компьютеру или ноутбуку. Это решение хорошо подходит для стоек администратора в парикмахерских, салонах красоты или ветеринарных клиниках. Сотрудник сможет принимать оплату, не отходя от рабочего места

POS-системы

Это специальные решения, разработанные для обслуживания покупателей в больших магазинах и супермаркетах, но в целом их функционал тот же самый: управляющее устройство, фискальный накопитель, принтер чеков и дополнительное оборудование (сканер, весы и т.д.).

В комплектацию POS-системы может входить лента для товара, рабочее место кассира, защитные экраны и т.д.

Что учесть при выборе

Подход «куплю что угодно, лишь бы подешевле» тут не работает, ведь онлайн-кассы — это не оберег на случай проверок. Они делают легче работу кассира и помогают больше зарабатывать. Есть шесть критериев, на которые стоит обратить внимание.

1. Тип интернет-соединения

Чтобы отправлять все данные о расчётах в торговой точке в Федеральную налоговую службу, кассе нужен выход в Сеть. Подходящие решения есть для каждого вида связи.

Проводной интернет

Отличный вариант для стационарной торговли. Такой тип соединения поддерживают автономные кассы, фискальные регистраторы и некоторые смарт-терминалы — например, «МТС Касса 7″ Black».

Wi-Fi и мобильный интернет

Подходят и для мобильной, и для стационарной торговли. С этими видами связи дружат смарт-терминалы, а для автономных касс и фискальных регистраторов надо докупить модуль связи. Переплачивать за трафик и скорость нет смысла — для работы кассы достаточно тарифа с 1 ГБ в месяц и 256 Кбит/с.

Если с интернетом всё совсем печально, покупайте кассу, которая может работать в офлайн-режиме. Данные о покупках сохраняются в памяти устройства, касса отправляет их в ФНС, когда появляется связь.

2. Количество товаров в магазине

Связь с выбором кассы тут простая. Пункт 4.7 54-ФЗ гласит, что в кассовом чеке обязательно должно быть наименование проданного товара. За неправильные чеки штраф для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 рублей, для юридического лица — от 5 000 до 10 000 рублей.

В магазине до 50 товаров

Небольшому магазину хватит возможностей автономной кассы. Сама она наименование товара не печатает, но есть лайфхак: когда вносите товары в номенклатуру кассы, подключите её к компьютеру и присвойте код каждому наименованию. При продаже кассир вбивает код — магия, в чеке появляется нужное наименование.

Впрочем, ФНС готовит сюрприз для предпринимателей: планируется введение единой базы, куда производители будут вносить данные о выпущенных товарах — своего рода аналог ЕГАИС, только не для алкоголя. Торговые организации должны будут добавлять эти данные в перечень продающихся товаров, выгружая их из общей базы. Без подключения к базе торговля будет считаться незаконной.

С 2019 года обязательной маркировке подлежат одежда, постельное белье, обувь, табачная продукция, духи и туалетная вода, шины и покрышки, фотокамеры. Автономные кассы технически не могут загружать данные по таким правилам, так что рано или поздно придётся менять их на смарт-терминалы или кассы с фискальным регистратором.

В магазине больше 50 товаров

Чем больше ассортимент, тем проще должны быть приёмка, продажа и учёт. Такое по плечу смарт-терминалам и кассам с фискальным регистратором. С автономной кассой обслуживание занимает больше времени, да и ошибки кассира не исключены.

Со смарт-терминалами МТС вы можете добавлять товары в перечень автоматически, загрузив документ Excel с ассортиментом. Можно и вручную: сканируете штрихкод, касса находит товар в глобальном справочнике всех товаров, заведённых в системе МТС, и вносит его в перечень. При продаже товары удобно искать, сканируя штрихкод, а самые популярные позиции стоит вынести на панель кассы.

3. Мобильная или стационарная касса?

Мобильная касса работает от аккумулятора, стационарная — от сети. Если в магазине бывают перебои с электричеством, мобильная касса лучше. Впрочем, если свет отключают редко и ненадолго, подойдут и стационарные кассы со встроенным аккумулятором: например, «MТС Касса 5″» легко продержится 24 часа.

Мобильные кассы пригодятся курьерам и при разъездной торговле. Некоторые модели умеют принимать банковские карты — как «МТС Касса 5″» и Litebox 5 с эквайринговым терминалом.

Если вы продаёте крупногабаритные вещи, мобильная касса существенно облегчит жизнь кассиру и покупателям: можно не таскать громоздкие товары к кассе, а сканировать штрихкод в торговом зале.

4. Проходимость магазина

Большие очереди для владельца магазина, может, и приятное зрелище, но покупателей такое обычно отпугивает. Обслуживание на кассе должно занимать минимум времени. Ускорить можно кассовые операции и процесс печати чека.

Чтобы не вбивать каждый товар вручную, нужен сканер штрихкодов. Он подключается через USB или microUSB, так что проверьте, чтобы у кассы было достаточно разъёмов: для сканера, весов и банковского терминала. Если не хотите путаться в проводах, выбирайте модели со встроенным сканером: например, «МТС Касса 5″», LiteBox 5, LiteBox 8 или LiteBox X. Банковский терминал можно подключить по Wi-Fi, так его удобнее подавать покупателю для ввода ПИН-кода.

Что до чеков, то здесь кассы делятся на три категории:

• с низкой скоростью печати — до 90 мм в секунду;
• со средней скоростью — от 90 до 150 мм в секунду;
• с высокой скоростью — от 150 мм в секунду.

Быстрые кассы подходят для супермаркетов, небольшому магазину хватит более дешёвой кассы со средней скоростью печати.

5. Вид деятельности магазина

Продажа непродовольственных товаров

Можете выбирать любую приглянувшуюся кассу — закон никаких дополнительных требований не предъявляет.

Продажа товаров, подлежащих ветеринарному контролю

Это мясо и мясные изделия, рыба, молочная продукция. Тут нужны кассы, поддерживающие работу с ФГИС «Меркурий». Совсем хорошо, если к кассе можно подключить сканер: так вы сможете подтверждать в информационной системе поставку товара, просто сканируя штрихкод.

Продажа алкоголя

Поступление и продажу спиртных напитков надо фиксировать в ЕГАИС. Значит, касса должна иметь универсальный транспортный модуль для передачи информации, 2D-сканер для акцизных марок и товароучётную программу, которая дружит с ЕГАИС. Под эти требования подходят смарт-терминалы и кассы с фискальным регистратором.

Товароучётная система МТС автоматизирует все процессы, связанные с торговлей алкоголем, сводя риск ошибки кассира к нулю и избавляя предпринимателей от штрафов. Она автоматически создаёт документы списания и отправляет их в ЕГАИС, формирует алкодекларации и ограничивает продажу спиртного по дням и часам. Есть даже настройка, показывающая кассиру дату рождения, начиная с которой покупатели могут приобретать спиртное.

6. Количество торговых точек

Для управления сетью магазинов нужно автоматизировать торговые процессы и ввести единый товароучёт, чтобы упростить процесс контроля. Чтобы это сделать, подключите кассы к товароучётной системе — такая возможность есть у смарт-терминалов и касс с фискальным регистратором. В системе можно следить за количеством товара в каждом магазине, делать закупки, определять неликвид и самые ходовые позиции, контролировать работу кассиров и формировать бухгалтерскую отчётность.

Товароучётные системы бывают коробочными и облачными. Облачные — это более гуманный вариант: их проще устанавливать, настраивать и обслуживать. С облачными решениями от МТС предприниматель может следить за выручкой, средним чеком и временем открытия или закрытия магазина даже со смартфона.

Правильная онлайн-касса и грамотная товароучётная система помогут вашему магазину зарабатывать больше.

Кому вообще не нужна онлайн‑касса

• Работают как самозанятые.
• Продают бумажные газеты и журналы, причем их доля продаж в торговой точке должна быть не менее 50%.
• Торгуют в киосках мороженым, безалкогольными напитками, молоком и питьевой водой в розлив.
• Торгуют из автоцистерн: квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой.
• Сдают квартиры.
• Работают в отдаленных или труднодоступных местностях, где нет стабильного интернета. Единого перечня нет. Список местностей утверждает орган государственной власти субъекта РФ.

Также от работы с ККТ освобождаются ИП на патенте, которые ремонтируют кожаные изделия, обувь, мебель, изготавливают ключи, работают фотографами, остекляют балконы.

Это только часть условий, при которых можно работать без онлайн‑кассы. Полный список смотрите по ссылке.

Если не нашли себя в перечне — за торговлю без онлайн‑кассы может наложить штраф или приостановить работу бизнеса.

Кому разрешено не использовать кассовые приборы

В список входят:

1. Точки, находящиеся в труднодоступной местности, где плохо ловит или вообще отсутствует сеть. Перечень магазинов указан на веб-ресурсе местной администрации. В таком случае необходимо выдавать покупателям чеки или БСО.
2. Рынки и ярмарки — т. е. те, кто не занимается торговлей в помещениях.

SmartPOS

• Стоимость аренды: от 1000 рублей (за само устройство без учёта ставки по эквайрингу)
• Онлайн-касса и терминал эквайринга в одном устройстве
• Есть принтер чеков и сканер штрих-кодов и QR-кодов
• 12 часов автономной работы
• Устойчивая связь по Wi-Fi, 4G, 3G, 2G, Bluetooth 4.0
• Цветной сенсорный дисплей и онлайн-управление
• Установлено необходимое программное обеспечение

Универсальна, компактна и подходит как для торговых точек, так и для, например, курьерской доставки

Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.

Эвотор 10

• Стоимость: от 24 700 рублей. Аренда: от 1400 рублей.
• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене, возможность управлять скидками и формировать программы лояльности клиентов.
• Есть интеграция с ЕГАИС и популярными программами управления рестораном: R-Keeper, QuickResto, iiko, iReca: Solo. Платная интеграция с «1С», программами лояльности. Драйверы для весов. Удалённый доступ. Бот для соцсетей, отчёты на e-mail и телефон.
• Есть разъём для подключения денежного ящика, сканера штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для кафе, баров и ресторанов.