Как перевести сотрудников на удаленку

Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Перевод на удаленную работу: как соблюсти закон

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ). Поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу должны осуществляться исключительно по добровольному согласию.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Переход на удаленный режим работы у сотрудника меняет место работы, которое в соответствии со ст. 57 ТК РФ является существенным условием трудового договора и введение профилактических мер по борьбе с распространением коронавируса не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

Перевод на удаленку не обязательно сопровождается расторжением существующего трудового договора. Достаточно внести в него соответствующие изменения. Сделать это можно, заключив с работником письменное соглашение об изменении условий трудового договора, в котором следует указать на дистанционный характер выполняемой им работы м прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Какие условия необходимо указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия. Это – указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы; место ее выполнения, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения; порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации; порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе; размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации; порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции). Соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в нем.

Труд дистанционных сотрудников

На дистанционных работников распространяется действие ТК РФ и иных актов, содержащих нормы трудового права. В том числе гарантируется право на еженедельный и ежедневный отдых, на получение в полном объеме заработной платы без каких-либо ограничений, на ежегодный оплачиваемый отпуск, на получение пособий по временной нетрудоспособности, на стимулирующие/премиальные выплаты и так далее.

Единственное отличие дистанционных сотрудников от обычных состоит в том, что они работают вне своего постоянного рабочего места. Но это не исключает контактов с работодателем и контроля с его стороны. Просто непосредственные, личные контакты в случае дистанционной работы заменяются на интернет-переписку, телефонные переговоры и обмен электронными документами.

Читайте также:
Берут ли служить в армию призывников с тахикардией сердца

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению. Но если в соглашении будет установлен конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан будет его придерживаться (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Это означает, что если в договоре будет прописано, что дистанционный сотрудник работает 5 дней в неделю с 9 до 18 часов, то отсутствие работника в указанное время на рабочем месте будет считаться прогулом и может повлечь неблагоприятные для него последствия, вплоть до увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Как правило, место выполнения работы выбирается самим дистанционным работником с учетом необходимости обеспечения постоянной связи с работодателем. Иными словами, сотрудник может работать из любого удобного для него места, где есть стабильный интернет и телефонная связь, позволяющие оперативно решать рабочие моменты.

Что касается непосредственных контактов с руководством, то их необходимо прямо обговорить в тексте соглашения о переводе сотрудника на дистанционную работу. Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении о дистанционной работе не указано, что дистанционный сотрудник обязан в определенные дни присутствовать в офисе по месту нахождения работодателя, в офис он являться не обязан.

При этом работодатель, не закрепивший данные условия в трудовом договоре, не вправе будет уволить работника за прогул или за систематическое непоявление по месту нахождения работодателя.

Более того, вызов дистанционного работника в офис будет считаться служебной командировкой, и, если из офиса работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, ему необходимо будет выплачивать суточные.

Охрана труда дистанционных сотрудников

Перевод сотрудника на удаленку не исчерпывается заключением с ним соглашения о дистанционной работе. Следует помнить, что на удаленных сотрудников распространяются такие же права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников. В частности, со стороны работодателя им должны обеспечиваться безопасные условия труда.

Но в то же время обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников носят ограниченный, по сравнению с обычными сотрудниками характер. В отношении дистанционных сотрудников работодатель в сфере охраны труда должен исполнять следующие обязанности (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ): расследовать и вести обязательный учет несчастных случаев и профессиональных заболеваний; выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников; осуществлять обязательное социальное страхование дистанционных работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; осуществлять ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются. В частности, в отношении дистанционных работников работодатель не обязан выдавать за свой счет средства индивидуальной защиты.

Читайте также:
Претензия комиссионеру: образец

Таким образом, при наличии обоюдного согласия работодателя и сотрудника перевести его на удаленную работу не составляет большого труда. При этом, во время текущей эпидемии коронавируса работодатель получает возможность уберечь своих работников от вирусной опасности и сэкономить значительные средства на обеспечении охраны труда, а работник – возможность более эффективно планировать свое рабочее время и снизить до минимума вероятность заражения.

ОРАНА ТРУДА РАБОТНИКОВ, ОСТАЮЩИХСЯ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

Все работодатели обязаны обеспечивать безопасность своих сотрудников на рабочих местах, а также их санитарно-эпидемиологическое благополучие. Нарушение требований охраны труда влечет для работодателей ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Данное нарушение грозит ИП штрафом в размере от 2 000 до 5 000 рублей, а юридическому лицу – от 50 000 до 80 000 рублей.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение штрафа на ИП в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей. Повторное совершение указанных нарушений грозит организациям штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей или административным приостановлением деятельности на срок до 90 суток.

Несоблюдение организациями и ИП действующих санитарных правил и гигиенических нормативов влечет ответственность по статье 6.3 КоАП РФ. Штрафы назначаются в размерах от 500 до 1 000 рублей – для ИП и должностных лиц организаций и от 10 000 до 20 000 рублей – для юридических лиц. Также за нарушение санитарных правил деятельность организации и ИП могут приостановить на срок до 90 суток.

Что нужно сделать, чтобы можно было работать из дома?

Ответ: Для того, чтобы перевести сотрудников на работу на дому, работодатель должен:

1. Определить списки работников, переводимых на удаленную работу на дому, и порядок организации работы. Порядок организации работы подразумевает под собой график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

2. Издать приказ о временном (на период мероприятий, направленных на нераспространение новой коронавирусной инфекции (2019-nCoV) переводе сотрудников на удаленную работу на дому и ознакомить с ним работников. Перевод на удаленную работу должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е. важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы.

Вопрос: Требуется ли согласие работника на перевод в связи с коронавирусом, как в этом случае производится оплата?

Ответ: Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца на удаленную работу на дому у того же работодателя. В этом случае оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка.

Московская федерация профсоюзов оказывает бесплатную юридическую помощь и дает разъяснения сотрудникам, работающим из дома.

Читайте также:
Будет ли индексироваться пенсия самозанятым пенсионерам

Что считается удалённой работой

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.

Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.

Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.

Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292 .

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106 .

Как перевести сотрудников на удаленную работу

Чтобы предотвратить распространение коронавируса, работодателям рекомендовали по возможности временно перевести сотрудников на удаленную работу.

Если вы решили последовать рекомендациям, то почитайте, как все организовать.

Нельзя переводить сотрудников на удаленную работу без их согласия. Действовать в одностороннем порядке вы можете, только если изменились организационные или технологические условия труда. Но такие изменения нужно обосновать и предупредить работника минимум за два месяца. К ситуации с коронавирусом это не применимо.

Чтобы перевести работника на удаленку, потребуется получить от сотрудника заявление, оформить приказ и допсоглашение к трудовому договору.

Читайте также:
Возражения на акт ПФР

Заявление. Сотрудник пишет в произвольной форме.

Приказ. Если вы переводите на удаленку нескольких сотрудников, можно оформить один приказ на всех. Каждого сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Допсоглашение к трудовому договору. В нем вы прописываете дистанционный характер работы, место выполнения трудовых обязанностей, и, если нужно, особые условия, связанные со спецификой работы.

По Трудовому кодексу дистанционный работник сам устанавливает режим рабочего времени, если график не прописали в трудовом договоре. Если вам нужно, чтобы сотрудник был на связи в определенное время, пропишите рабочие часы в договоре.

Для работы из дома сотрудникам может понадобиться корпоративная электронная почта, учетные и CRM-системы, другие программы, установленные на рабочих компьютерах.

Обеспечить удаленный доступ к рабочему компьютеру можно с помощью специальных программ, таких как TeamViewer и Radmin. Они позволяют в любое время подключаться к офисному компьютеру и пользоваться всем, что в нем есть.

Бесплатно использовать эти программы можно только в личных целях, для коммерческого использования придется купить платную версию. Недостаток таких программ: для работы нужно, чтобы компьютер в офисе был включен.

Если корпоративные сервисы находятся в облаке или опубликованы для доступа через интернет, для удаленной работы при выключенном компьютере можно настроить защищенный доступ к ресурсам компании, например, при помощи технологии VPN. Этим должны заниматься IT-специалисты.

В офисе сотрудники решают вопросы лично, для управления удаленной командой потребуются специальные сервисы.

Облачные хранилища. Если удаленного доступа к сетевым ресурсам нет, перенесите нужные документы в облачные хранилища: Google Disk, Dropbox, Яндекс. Диск, Microsoft Office Online. Сотрудники смогут из любой точки мира открывать файлы и совместно работать над документами. Например, вы подготовили проект положения и сохранили его в Google Docs. Вам не придется отправлять его по электронной почте — открыв документ по ссылке, коллеги смогут внести правки и комментарии.

Мессенджеры. Для совместного обсуждения рабочих вопросов вы можете использовать Slack, Rocket chat, Telegram, Good Support, Skype.

Облачная бухгалтерия. Это бухгалтерская программа, расположенная на удаленном сервере, работающая через интернет. Она обладает всеми функциями привычной бухгалтерской платформы: здесь можно формировать документы и проводить операции. В облачной бухгалтерии также есть возможность оперативно отправлять отчеты в контролирующие органы, получить консультацию экспертов и вести учет товаров и материалов. Те, у кого есть расчетный счет в Ак Барс Банке могут 3 месяца бесплатно пользоваться сервисом облачной бухгалтерии от СКБ Контур.

Сервисы постановки задач. Чтобы не путаться и не множить цепочки писем в электронной почте, вы можете воспользоваться онлайн-сервисами для совместной работы удаленных сотрудников. Ставить задачи и отслеживать их выполнение можно через Trello, «Планировщик» от Microsoft, Todoist, Asana.

Например, в Trello вы создаете доску и подключаете к ней нужных сотрудников. Под каждую задачу создаете отдельную карточку с описанием задачи, устанавливаете срок и добавляете сотрудников, которые в ней задействованы. К карточке можно прикреплять ссылки, загружать файлы и оставлять комментарии. Таким образом, вся история задачи, переписка и файлы будут в одном месте.

Читайте также:
Предмет гражданского иска в уголовном деле

Карточки раскладывают по спискам, например, можно сделать списки «В планах», «В работе», и «Готово». Четких правил на этот счет нет, главное, чтобы вам было удобно.

Такой способ организации работы не подойдет для многочисленной команды и большого количества задач. Он удобен для небольшого отдела из нескольких человек.

CRM-системы. Для более масштабных проектов больше подойдут CRM-системы, например, Мегаплан, amoCRM, «Битрикс24». В них вы можете не только ставить задачи исполнителям, но и, например, вести базу клиентов, контролировать качество работы отдела продаж, получать аналитику по работе с лидами.

Если вы не используете постоянно CRM-систему, то на время карантина это не вариант — для внедрения требуются время и деньги.

Системы управления проектами и временем. Сервисы Wrike, TokBox, Gotomeeting, позволяют организовать совместную работу в режиме реального времени. В них вы можете ставить и обсуждать задачи, устраивать совещания, писать и звонить коллегам, обмениваться документами и совместно работать над ними. То есть это своего рода виртуальный офис, который объединяет в себе CRM и мессенджеры.

Сервисы для контроля времени. Нужно ли контролировать, сколько времени сотрудник провел непосредственно за работой, решать вам. Если важен только результат, перечисленных выше сервисов вполне достаточно.

Если вы считаете, что без тотального контроля никак, используйте программы Kickidler, «Стахановец», AeroAdmin. Они позволяют в любой момент подключиться к компьютеру сотрудника и проследить, чем он занят. Программы делают периодические скриншоты рабочих столов, а некоторые записывают действия пользователя на видео. Для установки такой программы требуется согласие сотрудника.

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
  • место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
  • порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
  • порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
  • размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
  • порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Также в дополнительном соглашении к трудовому договору можно указать причины, по которым в него вносятся изменения и сотрудник переводится на дистанционную работу (в настоящей ситуации это будет профилактика и предупреждение коронавирусной инфекции).

Читайте также:
Что делать, если вы купили машину с перебитыми номерами

Далее соглашение подписывается работником и работодателем, и сотрудник переводится на дистанционную работу с момента, указанного в соглашении.

Дистанционная работа на постоянной основе

Сотрудник может начать трудиться дистанционно разными способами:

  • работодатель может изначально принять его на удаленную работу;
  • сотрудник может быть переведен на удаленку по своей инициативе;
  • сотрудник может быть переведен по инициативе работодателя.

Разберем каждый вариант подробно.

Прием сотрудника на дистанционную работу

Дистанционная работа имеет для работодателя и сотрудника ряд преимуществ.

Во-первых, работодателю не нужно организовывать рабочие места, что позволяет сэкономить на аренде помещения, стоимости офисной мебели и так далее.

Во-вторых, удаленный сотрудник зачастую более эффективен, чем тот, что трудится в офисе, так как не обязан высиживать необходимое время, тратя его в том числе на бесполезные дела.

В-третьих, снимается транспортная проблема. Работодатель не должен заботиться о доставке персонала, а сотрудники, в свою очередь, не тратят время на дорогу.

Для приема на удаленку работодателю необходимо:

1) получить от будущего сотрудника обязательные документы, в частности: паспорт, трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, документ (в том числе электронный), подтверждающий его регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (СНИЛС) и так далее (ст. 65 ТК РФ).

Работник, впервые заключающий трудовой договор, имеет право выбора самостоятельно получить СНИЛС или сделать это через работодателя (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ, письмо ПРФ от 28.06.2019 № 09-19/13246). Будущий сотрудник может направить необходимые документы в электронной форме. Работодатель имеет право затребовать их нотариально заверенные копии (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

2) ознакомить поступающего на дистанционку с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Это можно сделать, обменявшись электронными документами;

3) оформить трудовой договор (ч. 1 ст. 56, ст. 67, ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это можно также электронно (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В договор должно быть обязательно включено условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). В нем нельзя прописывать условие о посещении работодателем сотрудника в течение рабочего дня для контроля рабочего процесса (письмо Роструда от 17.04.2022 № ПГ/08368-6-1).

4) издать приказ о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ);

5) по желанию сотрудника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, сотрудник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ (ч. 5 ст. 65, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ, письмо Роструда от 31.03.2022 № ПГ/06237-6-1);

6) представить сведения о приеме на работу в ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Читайте также:
Как поделить однокомнатную квартиру при разводе?

Перевод работника на дистанционную работу по его инициативе

Сотрудник может выразить желание перевестись на дистанционку, например, по состоянию здоровья, в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи и так далее. Для перевода ему необходимо написать заявление и указать в нем желаемый порядок удаленной работы (постоянно или временно). Если работодатель согласен на такой перевод, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. В документе необходимо отразить способ выполнения дистанционной работы (непрерывное или периодическое выполнение), срок перевода (при наличии) (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Допсоглашение может быть оформлено путем обмена между работником и работодателем электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника (ч. 1 ст. 312.2, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

По письменному заявлению дистанционного сотрудника работодатель не позднее трех рабочих дней со дня получения такого заявления обязан направить ему оформленный надлежащим образом экземпляр допсоглашения на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

На основании допсоглашения работодатель должен издать приказ о переводе работника на удаленку. А также зафиксировать сведения о переводе в личной карточке работника.

Перевод сотрудника на удаленку не является кадровым мероприятием, поэтому не требует:

  • внесения записи в трудовую книжку работника (при ее ведении) и в сведения о трудовой деятельности работника;
  • представления сведений по форме СЗВ-ТД в органы ПФР (ст. 66, 66.1 ТК РФ, п. 2.4 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 1.4, пп. 2.5.3 порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя

По общему правилу, сотрудник может быть переведен на дистанционную работу по инициативе работодателя только при наличии согласия самого сотрудника (ст. 72 ТК РФ). Применяются те же правила, что и при переводе на удаленку по инициативе сотрудника, о которых мы рассказали выше.

Исключением из этого правила может служить случай, когда перевод происходит в связи с изменением организационных или технологических условий труда. Работодатель обязан уведомить об этом сотрудника, а также о причинах, вызвавших необходимость такого перевода, в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).

Если сотрудник не согласен на перевод, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Работодатель должен предложить все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях он обязан, если это предусмотрено коллективным или трудовым договором (ч. 3 ст. 74 ТК РФ, п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации ТК РФ» от 17.03.2004 № 2).

При отсутствии вакансий или отказе работника от предложенных трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Если работник согласен перевестись на дистанционную работу, то стороны заключают допсоглашение к трудовому договору. На его основании работодатель издает приказ о переводе. Согласие работника на перевод может быть оформлено в самом приказе.

Читайте также:
Как проверить мотоцикл по номеру рамы в базе ГИБДД

Что вы узнаете

Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.

Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).

Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.

Наш эксперт рассказывает об инструментах СБИС, которые позволяют принимать звонки, распределять задачи, контролировать дисциплину, проводить совещания, оформлять сделки дисанционно.

Как контролировать работу удаленных сотрудников

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе. В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype , Zoom , Telegram , даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype , Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Почему работать из дома нужно официально

Если у вас маленький стартап, в котором все доверяют друг другу, переход на удалёнку можно не оформлять. Никто не будет проверять, что написано в договорах у сотрудников. Просто работайте из дома, за это не накажут.

Проблемы у предпринимателя могут начаться, если сотрудник попадёт в беду. Например, получит травму в рабочее время. Это печальный сценарий, но такое случается.

Из-за быстрого перехода на удалёнку можно что-то упустить: документы, которые нужно передать, могут остаться в офисе, потому что непонятно, чья это ответственность. Чтобы себя обезопасить, регламентируйте удалённую работу сотрудников и оформляйте это официально.

Читайте также:
Учет расходов на НИОКР в налоговом учете

Нельзя отправить сотрудников работать из дома, если они против. Для изменения условий работы в законе есть особая процедура, которая длится два месяца (ст. 74 ТК РФ)

В случае с коронавирусом переход на удалёнку происходит слишком быстро, поэтому важно подписать документы — так вы сможете подтвердить согласие работников.

Если сотрудники не хотят работать из дома, а офис закрывается, придётся платить за простой — ⅔ оклада или ставки (ст. 157 ТК РФ).

Преимущества договора о дистанционной работе

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:

  • такого сотрудника, как и любого другого, нужно страховать от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
  • дистанционного работника нужно ознакомить с требованиями охраны труда. Но не в любом случае, а только если он работает с оборудованием и средствами, которые ему рекомендовал или предоставил работодатель;
  • если удаленный сотрудник получает травму во время работы или у него развивается профзаболевание, работодатель обязан эти случаи расследовать, как и несчастные случаи на производстве или профзаболевания обычных сотрудников.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

Читайте также:
Возражения на акт ПФР

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
  • «1С:ERP Управление предприятием 2» с версии 2.4.13.46;
  • «1С:Комплексная автоматизация 2» с версии 2.4.13.46.

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС.

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2022 года

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

О сервисе «1С:Кабинет сотрудника» эксперты 1С также рассказывали в 1С:Лектории 02.09.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Ссылка на основную публикацию